Como Controlar Versões de Modelos do Word em Bibliotecas do SharePoint

Gerenciar modelos do Word em várias bibliotecas de documentos do SharePoint geralmente causa confusão quando os usuários trabalham com cópias desatualizadas. Sem um sistema central de controle de versão, as alterações feitas em um modelo em uma biblioteca não se propagam automaticamente para outras, gerando inconsistências de formatação e retrabalho. Este artigo explica como configurar uma fonte única de verdade para seus modelos do Word usando tipos de conteúdo e conjuntos de documentos do SharePoint, e como impor o controle de versão para que todas as bibliotecas usem o mesmo arquivo de modelo.

Como os Tipos de Conteúdo do SharePoint Controlam Modelos do Word

Um tipo de conteúdo do SharePoint é uma coleção reutilizável de colunas de metadados e configurações que pode ser anexada a uma biblioteca de documentos. Quando você atribui um arquivo de modelo do Word (.dotx ou .dotm) a um tipo de conteúdo, todo novo documento criado a partir desse tipo de conteúdo herda o modelo. O detalhe crítico é que o próprio arquivo de modelo reside em um local central — a galeria de tipos de conteúdo — e não em cada biblioteca. Isso significa que você atualiza o modelo em um lugar, e todas as bibliotecas que usam aquele tipo de conteúdo recebem automaticamente o modelo atualizado quando os usuários criam novos documentos.

Antes de começar, confirme que você tem permissões de administrador do conjunto de sites ou proprietário do site. Você também precisa de um arquivo de modelo do Word salvo como .dotx (sem macros) ou .dotm (com macros). Para este guia, assumimos que seu arquivo de modelo se chama RelatorioEmpresa.dotx e está armazenado em uma biblioteca de documentos dedicada chamada Biblioteca de Modelos.

Passos para Centralizar um Modelo do Word com um Tipo de Conteúdo do SharePoint

Método 1: Criar um Tipo de Conteúdo do Site e Vincular o Modelo

1. Acesse as Configurações do Site
   No SharePoint, clique no ícone de engrenagem (Configurações) e selecione Configurações do Site. Em Galérias de Designer da Web, clique em Tipos de conteúdo do site.
2. Crie um novo tipo de conteúdo
   Clique em Criar. Dê um nome como Relatório da Empresa. Para Tipo de conteúdo pai, selecione Tipos de conteúdo de documento e escolha Documento. Deixe o grupo como Tipos de conteúdo personalizados e clique em OK.
3. Anexe o modelo do Word
   Na página do tipo de conteúdo, clique em Configurações avançadas. Em Modelo de documento, selecione Carregar um novo modelo de documento e navegue até o arquivo RelatorioEmpresa.dotx armazenado na Biblioteca de Modelos. Clique em OK.
4. Adicione o tipo de conteúdo a uma biblioteca de documentos
   Vá para a biblioteca de documentos de destino. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Em Tipos de conteúdo, clique em Adicionar de tipos de conteúdo do site existentes. Selecione Relatório da Empresa na lista e clique em Adicionar. Clique em OK.
5. Defina o tipo de conteúdo como padrão
   Nas configurações da biblioteca, clique no nome do tipo de conteúdo Relatório da Empresa. Na página de Configurações, clique em Alterar ordem do botão Novo e tipo de conteúdo padrão. Mova Relatório da Empresa para o topo da lista e marque Tornar este o tipo de conteúdo padrão. Clique em OK.

Agora, quando os usuários clicarem em Novo nessa biblioteca, eles criarão um documento do Word baseado em RelatorioEmpresa.dotx. Se você atualizar o arquivo de modelo na Biblioteca de Modelos, o tipo de conteúdo apontará automaticamente para a nova versão. Documentos existentes não são afetados — apenas novos documentos usam o modelo atualizado.

Método 2: Usar Conjuntos de Documentos para Controle de Versão de Modelos

Conjuntos de documentos são um recurso do SharePoint que agrupa vários documentos em um único contêiner. Você pode atribuir um modelo a um conjunto de documentos e, quando os usuários criam um novo conjunto de documentos, os documentos do Word dentro dele herdam esse modelo. Este método é útil quando você deseja controlar a versão de uma pasta de projeto inteira, não apenas de arquivos individuais.

1. Habilite Conjuntos de Documentos no seu site
   Vá para Configurações do Site > Recursos do site. Clique em Ativar ao lado de Conjuntos de Documentos.
2. Crie um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos
   Vá para Tipos de conteúdo do site > Criar. Dê o nome Pasta de Projeto. Para Tipo de conteúdo pai, selecione Tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos > Conjunto de Documentos. Clique em OK.
3. Adicione o modelo do Word ao Conjunto de Documentos
   Abra o tipo de conteúdo Pasta de Projeto. Clique em Configurações do Conjunto de Documentos. Em Tipos de conteúdo permitidos, adicione Relatório da Empresa (o tipo de conteúdo criado no Método 1). Em Conteúdo padrão, clique em Adicionar novo documento e carregue um arquivo Word de exemplo baseado no seu modelo. Clique em OK.
4. Adicione o tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos a uma biblioteca
   Nas configurações da biblioteca, adicione Pasta de Projeto como um tipo de conteúdo. Torne-o o padrão, se desejado.
5. Crie um Conjunto de Documentos
   Na biblioteca, clique em Novo > Pasta de Projeto. Dê um nome ao conjunto. Dentro do conjunto, clique em Novo Documento — o Word abre com o modelo aplicado.

Problemas Comuns e Como Evitá-los

Usuários Ainda Veem o Modelo Antigo Após a Atualização

O SharePoint armazena em cache os arquivos de modelo. Se você substituir RelatorioEmpresa.dotx na Biblioteca de Modelos, os usuários podem ver a versão antiga por até 24 horas. Para forçar uma atualização imediata, vá para as Configurações avançadas do tipo de conteúdo, limpe o campo de modelo, clique em OK e recarregue o novo modelo. Os usuários também devem fechar e reabrir o Word.

Alterações no Modelo Quebram Documentos Existentes

Os modelos do Word afetam apenas novos documentos. Documentos existentes permanecem inalterados porque armazenam sua própria formatação. Para atualizar documentos existentes, você deve recriá-los a partir do novo modelo ou usar uma macro para reaplicar o modelo. Uma abordagem mais simples é comunicar aos usuários que eles devem criar novos documentos após uma atualização do modelo.

Substituição Acidental do Modelo Mestre

Armazene seu arquivo de modelo mestre em uma biblioteca com permissões restritas. Apenas proprietários do site devem ter acesso de edição. Habilite o controle de versão nessa biblioteca para que você possa reverter alterações. Configure um fluxo de aprovação: quando alguém carregar uma nova versão do modelo, ela vai para um estado de rascunho até que um gerente aprove.

Controle de Versão de Modelos no SharePoint: Tipo de Conteúdo vs. Conjunto de Documentos

Item	Tipo de Conteúdo	Conjunto de Documentos
Localização do modelo	Arquivo único na galeria de tipos de conteúdo	Conteúdo padrão dentro do Conjunto de Documentos
Afeta novos documentos	Sim	Sim
Afeta documentos existentes	Não	Não
Melhor para	Documentos individuais em várias bibliotecas	Pastas de projeto agrupadas com vários documentos
Propagação de atualizações	Automática após limpeza do cache	Manual — é necessário atualizar o conteúdo padrão em cada Conjunto de Documentos
Requisito de permissão	Proprietário do site para editar tipo de conteúdo	Proprietário do site para editar configurações do Conjunto de Documentos

Agora você tem dois métodos confiáveis para controlar versões de modelos do Word em bibliotecas de documentos do SharePoint. Comece criando um tipo de conteúdo do site vinculado a um único arquivo de modelo armazenado em uma biblioteca segura. Adicione esse tipo de conteúdo a todas as bibliotecas que precisam do modelo. Para trabalhos baseados em projetos, use Conjuntos de Documentos para agrupar documentos relacionados sob uma versão de modelo. Para manter o controle, habilite o histórico de versões e um fluxo de aprovação na biblioteca de modelos. Como próximo passo, explore o Serviço de Metadados Gerenciados do SharePoint para adicionar taxonomia corporativa aos seus modelos, tornando-os pesquisáveis e reutilizáveis em coleções de sites.