Ao enviar um e-mail para um grupo grande ou para alguém fora da sua organização, o Outlook pode avisá-lo antes que a mensagem saia da sua caixa de saída. Esse recurso evita vazamentos acidentais de dados e respostas constrangedoras para todos. Na versão clássica do Outlook, esses avisos são chamados de Mail Tips e são integrados ao servidor Exchange. No novo Outlook para Windows, os mesmos avisos existem, mas funcionam de forma diferente porque o novo aplicativo é baseado na web. Este artigo explica como os avisos de destinatário externo e público grande se comportam em ambas as versões e como configurá-los.
Principais conclusões: Mail Tips para avisos de destinatário externo e público grande
- Arquivo > Opções > Correio > Mail Tips: No Classic Outlook, você pode ajustar as regras de Mail Tip para destinatários externos e listas de distribuição grandes.
- Configurações > Correio > Redigir e responder: No novo Outlook, os avisos são gerenciados pelo servidor Exchange e não podem ser personalizados por usuário.
- Central de Administração do Exchange > Fluxo de emails > Mail Tips: Os administradores configuram Mail Tips personalizadas para limites de público grande e avisos de destinatário externo.
Como as Mail Tips funcionam no Classic Outlook vs Novo Outlook
As Mail Tips são notificações do lado do servidor que aparecem na área do cabeçalho da mensagem ao compor um e-mail. Elas alertam sobre possíveis problemas antes de clicar em Enviar. O cliente Classic Outlook exibe as Mail Tips fornecidas pelo servidor Exchange e também permite configurações por usuário através da caixa de diálogo Opções. O novo Outlook para Windows é um cliente baseado na web que depende inteiramente do Exchange Online ou do servidor Exchange local para os dados das Mail Tips. No novo Outlook, você não pode desativar Mail Tips individuais pela interface do cliente. Todo o comportamento das Mail Tips é controlado pela configuração do servidor Exchange.
As duas Mail Tips mais comuns são o aviso de destinatário externo e o aviso de público grande. O aviso de destinatário externo aparece quando você adiciona um destinatário cujo domínio de e-mail não está na sua organização. O aviso de público grande aparece quando o número total de destinatários nas linhas Para, Cc e Cco excede um limite definido pelo administrador do Exchange. O limite padrão é 25 destinatários, mas sua organização pode definir um número diferente.
Detalhes do aviso de destinatário externo
Ao digitar um endereço de e-mail de um domínio não reconhecido como interno, o Outlook exibe uma barra amarela com um ícone de aviso e a mensagem: Este destinatário está fora da sua organização. No Classic Outlook, você pode desabilitar este aviso por destinatário ou globalmente. No novo Outlook, o aviso aparece sempre e não pode ser dispensado permanentemente pelo cliente. Você ainda pode enviar a mensagem após reconhecer o aviso.
Detalhes do aviso de público grande
Ao adicionar mais destinatários do que o limite configurado, o Outlook exibe uma barra amarela dizendo: Você está prestes a enviar esta mensagem para um grande número de destinatários. No Classic Outlook, você pode ajustar o limite nas configurações de Mail Tips. No novo Outlook, o limite é definido pelo servidor Exchange e não pode ser alterado pelo usuário.
Passos para configurar Mail Tips no Classic Outlook
Estes passos se aplicam ao Classic Outlook 2016, 2019, 2021 e ao Classic Outlook para Microsoft 365.
- Abra a caixa de diálogo Opções de Correio
No Classic Outlook, clique em Arquivo no menu da faixa de opções. Em seguida, clique em Opções. Na janela Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda. - Localize as configurações de Mail Tips
Role para baixo até a seção Mail Tips. Clique no botão Opções de Mail Tips. Isso abre a caixa de diálogo Mail Tips. - Ajuste o limite de público grande
Na caixa de diálogo Mail Tips, marque a caixa Público grande. No campo de texto ao lado, digite o número de destinatários que deve acionar o aviso. O número deve estar entre 1 e 9999. Clique em OK para salvar. - Desabilite o aviso de destinatário externo
Na mesma caixa de diálogo Mail Tips, desmarque a caixa Destinatários externos. Isso remove o aviso para todos os destinatários externos. Clique em OK duas vezes para fechar todas as caixas de diálogo.
Passos para verificar Mail Tips no Novo Outlook
No novo Outlook, você não pode alterar as configurações de Mail Tips pela interface do usuário. Você só pode verificar se a configuração do lado do servidor está funcionando.
- Abra o novo Outlook e inicie um novo e-mail
Inicie o novo Outlook para Windows. Clique em Novo e-mail ou pressione Ctrl+N para abrir uma nova janela de mensagem. - Adicione um destinatário externo
No campo Para, digite um endereço de e-mail de um domínio fora da sua organização. Após alguns segundos, uma barra de aviso amarela aparece abaixo da faixa de opções. O texto diz: Este destinatário está fora da sua organização. - Adicione vários destinatários para testar o aviso de público grande
Adicione destinatários internos ou externos suficientes para exceder o limite da sua organização. A barra de aviso amarela muda para: Você está prestes a enviar esta mensagem para um grande número de destinatários. - Envie a mensagem apesar do aviso
Você pode clicar em Enviar enquanto o aviso estiver visível. O aviso não bloqueia o envio. É apenas um aviso.
Se as Mail Tips não aparecerem no Novo Outlook
Se você não vir nenhuma Mail Tip no novo Outlook, o servidor Exchange pode não ter as Mail Tips habilitadas. Entre em contato com o administrador do Exchange para verificar se as Mail Tips estão ativadas para sua organização. O administrador pode verificar isso na Central de Administração do Exchange em Fluxo de emails > Mail Tips.
Mail Tips ausentes para um destinatário específico
Se o aviso de destinatário externo não aparecer para um domínio específico, o administrador pode ter adicionado esse domínio à lista de domínios internos. Você não pode substituir essa configuração pelo cliente. Peça ao administrador para revisar a lista de domínios aceitos na Central de Administração do Exchange.
Mail Tips não atualizam após alteração de configuração
No Classic Outlook, as configurações de Mail Tip entram em vigor imediatamente após clicar em OK. No novo Outlook, as alterações no servidor podem levar até 30 minutos para serem propagadas. Reiniciar o Outlook não acelera esse processo.
Classic Outlook vs Novo Outlook: Comparação de configuração de Mail Tips
| Item | Classic Outlook | Novo Outlook |
|---|---|---|
| Aviso de destinatário externo ativar/desativar | Usuário pode desabilitar em Arquivo > Opções > Correio > Opções de Mail Tips | Não pode ser desabilitado pelo usuário; controlado pelo servidor Exchange |
| Ajuste do limite de público grande | Usuário pode definir número personalizado entre 1 e 9999 | Limite definido pelo administrador do Exchange; usuário não pode alterar |
| Texto personalizado de Mail Tip | Não disponível no cliente; definido pelo administrador do Exchange | Definido apenas pelo administrador do Exchange |
| Aviso aparece na janela de composição | Barra amarela abaixo da faixa de opções | Barra amarela abaixo da faixa de opções |
| Aviso bloqueia o envio | Não; apenas aviso | Não; apenas aviso |
As Mail Tips em ambas as versões do Outlook servem ao mesmo propósito: evitar que você envie acidentalmente informações confidenciais para o público errado. A principal diferença é onde você as configura. O Classic Outlook oferece aos usuários controle direto sobre o limite de público grande e o aviso de destinatário externo. O novo Outlook depende inteiramente do servidor Exchange para essas configurações. Se você mudar do Classic para o novo Outlook, pode ser necessário pedir ao administrador do Exchange para ajustar as configurações de Mail Tip da sua organização.