Arquivar um Site Antigo do SharePoint com Segurança: Fluxo de Trabalho Prático para Usuários Corporativos

Você tem um site do SharePoint que ninguém mais usa. Ele contém arquivos de projetos antigos, políticas desatualizadas ou dados de um ex-membro da equipe. Deixá-lo ativo desperdiça armazenamento e polui sua lista de sites. Excluí-lo permanentemente arrisca perder dados que podem ser necessários depois. Este artigo explica um fluxo de trabalho de arquivamento seguro que preserva seus dados enquanto remove o site do uso diário.

A abordagem segura usa a política de site do SharePoint para bloquear o site e depois alterar suas permissões para somente leitura. Isso impede edições acidentais enquanto mantém o conteúdo acessível para consulta. Você também aprenderá a exportar uma cópia do site antes de arquivar, para ter um backup fora do SharePoint. Seguindo estas etapas, você arquiva o site sem perder o acesso ao seu conteúdo.

Por que um Fluxo de Trabalho de Arquivamento Seguro é Importante

Os sites do SharePoint acumulam conteúdo ao longo dos anos. Quando um projeto termina ou uma equipe é desfeita, o site se torna inativo. Simplesmente excluir o site remove todos os dados permanentemente da lixeira após 93 dias. Se alguém precisar de um documento antigo depois, ele se foi. Arquivar mantém os dados disponíveis, mas ocultos dos usuários diários.

O fluxo de trabalho descrito aqui usa dois recursos do SharePoint: políticas de site e alterações de permissão. Uma política de site pode fechar um site após um número definido de dias de inatividade. Quando você aplica uma política manualmente, também pode bloquear o site imediatamente. As alterações de permissão removem os direitos de edição de todos os membros, deixando apenas acesso de leitura. Essa combinação torna o site efetivamente arquivado sem excluí-lo.

Antes de começar, verifique se você tem permissões de administrador do SharePoint. Você precisa da função de administrador do SharePoint ou da função de proprietário da coleção de sites. Se você não for o proprietário do site, peça ao proprietário para executar estas etapas ou conceda a você permissões de proprietário.

Etapas para Arquivar um Site Antigo do SharePoint

Siga estas etapas em ordem. Cada etapa se baseia na anterior. Não pule etapas.

1. Exportar o conteúdo do site como backup
   Vá para o site que deseja arquivar. Navegue até Conteúdo do Site. Para cada biblioteca de documentos, clique no nome da biblioteca e selecione Exportar para Excel na faixa de opções ou na barra de comandos. Salve o arquivo .iqy exportado. Este arquivo contém links para todos os documentos dessa biblioteca. Para listas, abra a lista, clique em Configurações da lista e selecione Exportar para Excel. Armazene esses arquivos em um local seguro fora do SharePoint, como uma unidade de rede ou seu computador local. Este backup fornece um registro de cada item e sua localização no site.
2. Aplicar uma política de fechamento de site
   Na central de administração do SharePoint, vá para Sites ativos. Encontre o site que deseja arquivar. Selecione o site marcando a caixa de seleção ao lado do nome. Clique em Políticas na barra de comandos. Em Políticas de site, selecione uma política que feche o site. Se não houver política personalizada, escolha a política de fechamento padrão. Defina a data de fechamento para hoje ou uma data futura. Clique em Salvar. Esta ação bloqueia o site e o marca como fechado. Os usuários veem uma mensagem informando que o site está somente leitura.
3. Definir permissões do site como somente leitura
   No site, vá para Configurações do site. Em Usuários e Permissões, clique em Permissões do site. Clique em Configurações avançadas de permissões. Na guia Permissões, localize o grupo Visitantes. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do grupo Visitantes. Selecione Editar Permissões do Usuário na faixa de opções. Na janela Nível de Permissão, selecione Leitura e desmarque todas as outras caixas de seleção. Clique em OK. Repita esta etapa para o grupo Membros se quiser impedir que todos os usuários editem. Essa alteração garante que ninguém possa adicionar, editar ou excluir conteúdo no site arquivado.
4. Remover o site dos resultados de pesquisa
   Na central de administração do SharePoint, vá para Pesquisa > Esquema de pesquisa. Em Fontes de resultados, selecione Resultados Locais do SharePoint. Clique em Editar. Na caixa de texto Consulta, adicione a seguinte linha no final: -SPSiteUrl:”https://sualocacao.sharepoint.com/sites/seudosite”. Substitua a URL pela URL do seu site. Clique em Salvar. Esta etapa oculta o site dos resultados de pesquisa do SharePoint. Os usuários não conseguem encontrar o site pesquisando, mas ainda podem acessá-lo se tiverem o link direto.
5. Notificar os usuários sobre o arquivamento
   Envie um e-mail para todos os membros do site. Informe que o site agora está arquivado e somente leitura. Explique onde eles podem encontrar os arquivos de backup se precisarem recuperar conteúdo. Forneça a URL direta do site para referência. Essa comunicação evita confusão e chamados de suporte.

Se o Site Ainda Aparecer na Página Inicial do SharePoint dos Usuários

Após o arquivamento, os usuários podem ainda ver o site na página inicial do SharePoint em Sites recentes ou Seguidos. Isso é normal. Os usuários podem deixar de seguir o site manualmente. Para removê-lo da página inicial, cada usuário deve clicar no bloco do site e depois no ícone de estrela para deixar de segui-lo. Não há configuração de administrador para forçar essa remoção.

Usuários Não Conseguem Acessar o Site Arquivado

Se os usuários relatarem erro 404 ou permissão negada, verifique as permissões do site. Na central de administração do SharePoint, vá para Sites ativos e selecione o site. Clique em Permissões. Verifique se o site não está definido como Privado sem acesso para ninguém, exceto proprietários. O grupo Visitantes deve conter pelo menos o grupo Visitantes padrão do SharePoint com permissão de Leitura. Se o site estiver completamente bloqueado, modifique a política do site para permitir acesso de leitura para visitantes.

Arquivos de Backup Não Podem Ser Abertos

Os arquivos .iqy exportados na etapa 1 exigem o Excel para abrir. Se você clicar duas vezes no arquivo e o Excel não abrir, abra o Excel primeiro. Vá para Dados > De Texto/CSV e selecione o arquivo .iqy. O Excel solicitará que você se conecte ao site do SharePoint. Insira suas credenciais. Os dados serão carregados. Se o site estiver arquivado e somente leitura, os links ainda funcionam porque os arquivos permanecem na biblioteca.

Site Ativo vs Site Arquivado: Principais Diferenças

Item	Site Ativo	Site Arquivado
Nível de permissão para membros	Editar ou Contribuir	Somente leitura
Visibilidade na pesquisa	Visível nos resultados de pesquisa	Oculto dos resultados de pesquisa
Consumo de armazenamento	Conta no armazenamento do locatário	Conta no armazenamento do locatário
Capacidade de adicionar novo conteúdo	Sim	Não
Status da política do site	Nenhuma política de fechamento aplicada	Política de fechamento aplicada com data de bloqueio

Este fluxo de trabalho não exclui o site. O site permanece em seu locatário e consome armazenamento. Se você precisar liberar armazenamento, considere baixar todos os arquivos para uma unidade local e depois excluir o site. Use a Ferramenta de Migração do SharePoint para baixar toda a estrutura do site. Após a exclusão, o site vai para a lixeira. Você tem 93 dias para restaurá-lo, se necessário.

Agora você pode arquivar qualquer site antigo do SharePoint com confiança. Comece exportando o conteúdo como backup, depois aplique a política de fechamento e defina as permissões como somente leitura. Para uma camada extra de segurança, agende uma revisão trimestral dos sites arquivados. Use os relatórios da central de administração do SharePoint para ver quais sites estão inativos há mais de seis meses. Aplique o mesmo fluxo de trabalho a esses sites antes que se tornem um risco de conformidade.