Prepare uma Biblioteca Antes de Ativar a Sincronização: Erros a Evitar

Você quer usar a sincronização do OneDrive com uma biblioteca de documentos do SharePoint para que sua equipe possa trabalhar em arquivos offline. Mas se você ativar a sincronização sem preparar a biblioteca primeiro, verá erros constantes de sincronização, arquivos ausentes e lentidão. A causa raiz é que as bibliotecas do SharePoint têm limites estruturais e regras de nomenclatura que o mecanismo de sincronização do OneDrive não consegue lidar. Este artigo explica os cinco erros mais comuns que as pessoas cometem antes de ativar a sincronização e como corrigir cada um.

Por que a Preparação da Biblioteca do SharePoint é Importante para a Sincronização

A sincronização do OneDrive para bibliotecas do SharePoint usa o mesmo mecanismo de sincronização que lida com seus arquivos pessoais do OneDrive. Esse mecanismo espera uma estrutura de pastas limpa, com nomes de arquivo curtos, sem caracteres especiais e um número limitado de itens. Se sua biblioteca contiver pastas profundamente aninhadas, arquivos com nomes maiores que 400 caracteres ou mais de 300.000 itens, o mecanismo de sincronização irá parar de funcionar ou produzir erros.

As bibliotecas do SharePoint em si não têm os mesmos limites rígidos. Você pode fazer upload de arquivos com nomes de até 400 caracteres e criar pastas com até 14 níveis de profundidade. Mas o mecanismo de sincronização impõe restrições mais rigorosas. Quando você ativa a sincronização em uma biblioteca não preparada, os usuários veem mensagens de erro como “Não é possível sincronizar esta biblioteca porque os nomes dos arquivos são muito longos” ou “Sincronização pausada devido a muitos itens.”

A solução é auditar sua biblioteca antes de ativar a sincronização. Verifique a contagem de itens, o comprimento dos nomes de arquivo, a profundidade das pastas, os tipos de arquivo e a estrutura de permissões. Corrigir esses problemas depois que a sincronização estiver em execução é muito mais difícil, pois o mecanismo de sincronização continuará tentando novamente os itens com falha.

Erros a Evitar Antes de Ativar a Sincronização

Cada erro abaixo tem uma etapa de preparação específica que você deve realizar antes de pedir aos usuários que cliquem no botão Sincronizar.

Erro 1: Ignorar o Limite de 300.000 Itens

1. Verifique a contagem total de itens na biblioteca
   Vá para a página de configurações da biblioteca. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Métricas de Armazenamento. A página mostra o número total de arquivos e pastas. Se a contagem estiver acima de 300.000, a sincronização falhará.
2. Reduza a contagem de itens para abaixo de 300.000
   Mova arquivos mais antigos para uma biblioteca de arquivo separada. Use uma política de retenção para excluir rascunhos desatualizados. Se você precisar manter todos os arquivos, divida o conteúdo em várias bibliotecas e sincronize cada uma separadamente.
3. Defina uma exibição com estrutura de pastas
   Mesmo que a biblioteca total esteja abaixo do limite, uma exibição plana com mais de 100.000 itens tornará a sincronização lenta. Use pastas para agrupar arquivos, de modo que cada pasta contenha menos de 100.000 itens.

Erro 2: Usar Nomes de Arquivo com Mais de 128 Caracteres

1. Identifique arquivos com nomes longos
   Use uma exibição de lista do SharePoint ou um script PowerShell para encontrar arquivos onde o nome mais o caminho da pasta exceda 400 caracteres. O mecanismo de sincronização não consegue lidar com caminhos com mais de 400 caracteres.
2. Encurte nomes de arquivos e pastas
   Renomeie os arquivos para que cada nome tenha menos de 128 caracteres. Reduza a profundidade das pastas para no máximo 8 níveis. Um bom alvo é um comprimento total de caminho inferior a 260 caracteres.
3. Remova caracteres especiais dos nomes
   O mecanismo de sincronização não permite arquivos com nomes contendo os caracteres \ / : ? ” < > |. Renomeie qualquer arquivo que use esses caracteres.

Erro 3: Incluir Tipos de Arquivo Não Suportados

1. Verifique a biblioteca quanto a tipos de arquivo bloqueados
   A sincronização do OneDrive bloqueia tipos de arquivo que são executáveis ou arquivos de sistema. Tipos bloqueados comuns incluem .exe, .msi, .bat, .cmd, .vbs, .ps1, .tmp e .lnk. Vá para o centro de administração do SharePoint > Políticas > Tipos de arquivo para ver a lista completa.
2. Mova ou exclua arquivos bloqueados
   Remova esses arquivos da biblioteca antes de ativar a sincronização. Se você precisar distribuir arquivos executáveis, armazene-os em uma biblioteca separada que não seja sincronizada.
3. Adicione uma nota de aviso na descrição da biblioteca
   Diga aos usuários para não fazer upload de tipos de arquivo bloqueados. Isso evita futuros erros de sincronização.

Erro 4: Ativar a Sincronização em uma Biblioteca com Permissões Quebradas

1. Revise permissões exclusivas em pastas e arquivos
   Abra a biblioteca no SharePoint. Para cada pasta ou arquivo, vá ao menu de reticências > Gerenciar acesso. Se você vir “Este item tem permissões exclusivas” em vez de “Herdado do pai”, esse item causará problemas de sincronização.
2. Restaure a herança quando possível
   Clique em Excluir permissões exclusivas em cada item para retornar às permissões herdadas. Mantenha permissões exclusivas apenas em itens que realmente precisam delas. A sincronização funciona melhor quando todos os itens herdam da biblioteca.
3. Teste a sincronização com um grupo pequeno primeiro
   Se você precisar manter permissões exclusivas, ative a sincronização para um grupo de teste de cinco usuários. Monitore erros de sincronização relacionados a permissões por uma semana antes de implementar para todos.

Erro 5: Não Comunicar o Plano de Implementação da Sincronização

1. Crie um guia do usuário para o comportamento da sincronização
   Escreva um documento de uma página explicando que os arquivos sincronizados são armazenados na pasta OneDrive do usuário sob o nome da empresa. Diga aos usuários para não mover ou excluir a pasta do SharePoint no Explorador de Arquivos.
2. Agende uma implementação em fases
   Ative a sincronização para um departamento de cada vez. Monitore o status da sincronização no cliente de sincronização do OneDrive durante a primeira semana. Se aparecerem erros, pause a implementação e corrija a biblioteca.
3. Defina um plano de reversão
   Se a sincronização causar perda de dados ou problemas de desempenho, você pode parar a sincronização da biblioteca no centro de administração do SharePoint. Os usuários manterão uma cópia dos arquivos em sua pasta local do OneDrive, mas as alterações não serão sincronizadas de volta para o SharePoint.

O que Acontece se Você Pular a Preparação

A Sincronização Mostra “Não é possível sincronizar esta biblioteca”

Este erro aparece quando a biblioteca excede o limite de 300.000 itens ou contém arquivos com caminhos com mais de 400 caracteres. Os usuários não conseguem sincronizar nenhum arquivo até que você reduza a contagem de itens ou encurte os nomes dos arquivos. O cliente de sincronização não fornece um motivo detalhado, então você deve verificar a biblioteca manualmente.

Arquivos Estão Ausentes Após a Sincronização Concluir

Se um nome de arquivo contiver um caractere bloqueado, como dois pontos ou asterisco, o mecanismo de sincronização pula esse arquivo completamente. O arquivo permanece no SharePoint, mas não aparece na pasta local do usuário. Os usuários pensam que o arquivo foi excluído. Você deve renomear o arquivo no SharePoint e forçar uma ressincronização.

A Sincronização Fica Pausando e Reiniciando

Isso acontece quando vários usuários sincronizam a mesma biblioteca e um usuário tem permissões exclusivas em uma subpasta. O mecanismo de sincronização tenta a pasta repetidamente, fazendo com que todos os usuários vejam pausas intermitentes. Remova a permissão exclusiva ou mova a pasta para uma biblioteca separada.

Biblioteca Preparada vs Biblioteca Não Preparada: Desempenho da Sincronização

Fator	Biblioteca Preparada	Biblioteca Não Preparada
Contagem de itens	Abaixo de 300.000	Acima de 300.000
Comprimento máximo do nome do arquivo	128 caracteres ou menos	Mais de 128 caracteres
Profundidade da pasta	8 níveis ou menos	Mais de 8 níveis
Tipos de arquivo bloqueados	Nenhum presente	Contém .exe, .bat, .tmp
Herança de permissões	Todos os itens herdam da biblioteca	Vários itens têm permissões exclusivas
Taxa de erro de sincronização	Menos de 1% dos usuários	Mais de 20% dos usuários

Agora você pode preparar sua biblioteca do SharePoint para sincronização verificando a contagem de itens, nomes de arquivos, tipos de arquivo, permissões e comunicação com o usuário. Comece com uma única biblioteca que tenha menos de 100.000 itens e nenhuma permissão exclusiva. Ative a sincronização para um grupo de teste de cinco usuários e monitore o cliente de sincronização do OneDrive em busca de erros por uma semana. Use o centro de administração do SharePoint > Relatórios de Sincronização para ver quais arquivos falharam na sincronização e corrija-os antes de expandir a implementação.