Criar uma Exibição Filtrada para Meu Departamento: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

Como proprietário de um site do SharePoint, você precisa mostrar ao seu departamento apenas os itens que importam. Uma exibição filtrada permite exibir um subconjunto de dados de lista ou biblioteca com base em critérios como nome do departamento, status do projeto ou data. Este artigo explica como criar e configurar uma exibição filtrada usando a interface padrão do SharePoint. Você receberá um checklist passo a passo que cobre todas as configurações, desde o nome da exibição até os filtros de coluna.

O que uma exibição filtrada faz e o que você precisa antes de começar

Uma exibição filtrada no SharePoint é um conjunto salvo de configurações de exibição para uma lista ou biblioteca de documentos. Ela oculta linhas que não atendem às condições de filtro definidas. Por exemplo, você pode criar uma exibição chamada “Somente Engenharia” que mostra apenas itens onde a coluna Departamento contém “Engenharia”. A exibição não exclui nem move dados; ela apenas altera o que os usuários veem ao selecionar essa exibição na faixa de opções ou no menu suspenso de seleção de exibição.

Antes de criar uma exibição filtrada, confirme se você tem o seguinte:

• Permissões de proprietário ou membro. Você precisa de pelo menos acesso de Edição ou Contribuição à lista ou biblioteca. O controle total é melhor, pois você pode definir a exibição como padrão.
• Coluna com dados filtráveis. A coluna que contém o nome do seu departamento deve existir e conter valores consistentes. Uma coluna de Escolha ou uma coluna de Pesquisa funciona melhor. Uma coluna de texto de linha única também funciona, mas pode exigir ortografia exata.
• Dados preenchidos. A coluna deve ter valores preenchidos para os itens que você deseja mostrar. Células vazias não corresponderão ao filtro.

Checklist para criar uma exibição filtrada para seu departamento

Siga estas etapas em ordem. Cada etapa se baseia na anterior.

Etapa 1 – Abra a lista ou biblioteca e inicie o construtor de exibições

1. Navegue até o site do SharePoint e abra a lista ou biblioteca.
   Vá para o site que contém a lista do departamento. Clique no nome da lista na navegação esquerda ou use o ícone de engrenagem > Conteúdo do site para encontrá-la.
2. Clique na guia Lista ou Biblioteca na faixa de opções.
   Se você estiver em uma lista, a guia se chama Lista. Para uma biblioteca de documentos, chama-se Biblioteca. Esta guia abre as ferramentas de gerenciamento de exibição.
3. Clique em Criar Exibição.
   Na faixa de opções, localize o grupo Gerenciar Exibições. Clique em Criar Exibição. Uma caixa de diálogo aparece perguntando o tipo de exibição.
4. Escolha Exibição Padrão e clique em OK.
   A Exibição Padrão é o layout de grade padrão. Não escolha Exibição de Planilha ou Exibição de Calendário, a menos que precise de um layout diferente. Clique em OK para abrir a página de configurações da exibição.

Etapa 2 – Nomeie a exibição e defina o público-alvo

1. Insira um nome descritivo para a exibição.
   Use um nome que os usuários reconheçam, como “Departamento de Engenharia” ou “Minha Equipe – Vendas”. Evite nomes genéricos como “Nova Exibição”.
2. Selecione o público-alvo para esta exibição.
   Escolha “Criar uma exibição pública” se todos com acesso à lista devem ver esta exibição. Escolha “Criar uma exibição pessoal” se apenas você deve vê-la. Para uma exibição de departamento, geralmente a opção pública é a correta.
3. Defina esta exibição como padrão (opcional).
   Se você quiser que todos os usuários vejam esta exibição filtrada primeiro, marque a caixa “Tornar esta a exibição padrão”. Cuidado: definir uma exibição filtrada como padrão oculta outros itens de todos.

Etapa 3 – Configure o filtro

1. Role até a seção Filtro.
   Na página de configurações da exibição, role para baixo até ver o título “Filtro”.
2. Selecione “Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira”.
   Este botão de opção ativa o construtor de filtros. A outra opção, “Mostrar todos os itens nesta exibição”, é o padrão e não filtra nada.
3. Adicione a primeira condição de filtro.
   Na primeira linha, clique no menu suspenso de coluna e selecione sua coluna de departamento (por exemplo, “Departamento”). No segundo menu suspenso, escolha “é igual a”. Na terceira caixa, digite o nome exato do departamento, como “Engenharia”.
4. Adicione mais condições, se necessário (opcional).
   Clique em “Adicionar condição lógica” para adicionar cláusulas AND ou OR. Por exemplo, você pode filtrar por “Departamento é igual a Engenharia E Status é igual a Ativo”. Use AND para restringir os resultados. Use OR para ampliar os resultados.
5. Teste o filtro com dados existentes.
   Role até o final e clique em OK para salvar a exibição. O SharePoint exibe a exibição imediatamente. Verifique se apenas os itens esperados aparecem. Se o filtro retornar zero itens, verifique a ortografia do nome do departamento. Os valores das colunas não diferenciam maiúsculas de minúsculas, mas devem corresponder exatamente.

Etapa 4 – Escolha quais colunas exibir

1. Volte para a página de configurações da exibição.
   Se você já salvou a exibição, abra-a novamente clicando no menu suspenso do nome da exibição e selecionando “Editar exibição atual”.
2. Na seção Colunas, selecione as colunas a serem exibidas.
   Na coluna “Exibir”, marque a caixa ao lado de cada coluna que você deseja que os usuários vejam. Desmarque colunas que não são relevantes para a exibição do departamento. Por exemplo, oculte notas internas ou colunas do sistema.
3. Reordene as colunas.
   Use o menu suspenso “Posição a partir da esquerda” para mover as colunas para cima ou para baixo. Coloque a coluna mais importante primeiro, como “Título” ou “Nome do Documento”.

Etapa 5 – Aplique a classificação

1. Role até a seção Classificar.
   Abaixo da seção Filtro está a seção Classificar.
2. Selecione a coluna de classificação primária.
   Escolha uma coluna para classificar, como “Data de Criação” ou “Prioridade”. Selecione “Mostrar em ordem crescente” ou “Mostrar em ordem decrescente”.
3. Adicione uma classificação secundária, se necessário.
   Clique em “Adicionar nível de classificação” para classificar por uma segunda coluna. Por exemplo, classifique primeiro por Departamento e depois por Data de Vencimento.

Etapa 6 – Salve e defina como padrão (recomendado)

1. Clique em OK na parte inferior da página de configurações.
   O SharePoint salva a exibição e a exibe.
2. Defina a exibição como padrão para a lista ou biblioteca.
   Clique no menu suspenso de seleção de exibição (o nome da exibição atual), selecione “Editar exibição atual”, marque “Tornar esta a exibição padrão” e clique em OK.
3. Teste a exibição como um usuário comum.
   Faça login com uma conta que não seja de proprietário ou use a navegação InPrivate. Confirme se a exibição carrega automaticamente e mostra apenas os itens do departamento.

Erros comuns ao criar uma exibição filtrada

O filtro retorna zero itens

A causa mais frequente é uma diferença de ortografia. Se sua coluna contém “Depto. de Engenharia” mas você digitou “Engenharia”, o filtro não encontra nada. Abra a lista em uma exibição padrão, anote o valor exato na coluna e atualize a condição do filtro para corresponder. Verifique também se há espaços à esquerda ou à direita nos dados.

O filtro funciona para mim, mas não para outros

Isso geralmente acontece quando a exibição está definida como pessoal. Volte para as configurações da exibição e altere o público-alvo para “Criar uma exibição pública”. Se a exibição já for pública, verifique se outros usuários têm pelo menos acesso de Leitura à lista. Usuários com permissões limitadas podem não ver a exibição.

Os usuários não encontram a exibição filtrada

Se você não definiu a exibição como padrão, os usuários precisam clicar no menu suspenso de seleção de exibição no canto superior direito da lista ou biblioteca e escolhê-la manualmente. Treine sua equipe para procurar o nome da exibição lá. Como alternativa, defina a exibição filtrada como padrão para que ela carregue automaticamente.

O filtro para de funcionar depois que alguém edita uma coluna

Se a coluna do departamento for renomeada ou excluída, o filtro quebra porque faz referência ao nome antigo da coluna. Sempre verifique as exibições existentes após modificar as colunas da lista. Você pode corrigir isso editando a exibição e selecionando o nome correto da coluna na seção Filtro.

Exibição Filtrada vs Exibição Padrão: Principais Diferenças

Item	Exibição Filtrada	Exibição Padrão
Descrição	Mostra apenas itens que atendem às condições do filtro	Mostra todos os itens, a menos que um filtro seja aplicado
Caso de uso	Dados específicos do departamento, marcos do projeto, tarefas atrasadas	Navegação geral, visão geral completa da lista
Definir como padrão	Sim, mas oculta outros itens de todos os usuários	Sim, sempre a primeira exibição que os usuários veem
Desempenho	Mais rápido para listas grandes porque menos linhas carregam	Mais lento para listas grandes porque todas as linhas carregam

Agora você pode criar uma exibição filtrada que mostra apenas os dados do seu departamento. Comece abrindo a lista ou biblioteca de destino, use o comando Criar Exibição e aplique um filtro na coluna do departamento. Para uma experiência refinada, defina a exibição como padrão e classifique por uma coluna relevante, como Data de Vencimento. Como etapa avançada, adicione várias condições AND para filtrar por departamento e status para restringir ainda mais os resultados.