Criar uma Lista no SharePoint para Rastreamento de Ativos: Checklist Prático para Proprietários do SharePoint

O rastreamento de ativos no SharePoint ajuda a gerenciar hardware, software e equipamentos em um único local. Muitos proprietários do SharePoint começam com uma lista em branco e têm dificuldade em estruturar campos que correspondam ao inventário real. Este artigo aborda as colunas, visualizações e configurações essenciais para criar uma lista prática de rastreamento de ativos. Você aprenderá como configurar campos personalizados, aplicar formatação condicional e criar visualizações que exibam as informações mais importantes.

Entendendo o Recurso de Lista de Rastreamento de Ativos

Uma lista do SharePoint é um contêiner estruturado que armazena linhas de dados, semelhante a uma tabela do Excel, mas com permissões internas, histórico de versões e integração com o Power Automate. Para rastreamento de ativos, a lista substitui um livro de registro físico ou uma planilha que várias pessoas editam ao mesmo tempo. A principal vantagem é que cada ativo recebe um registro permanente com um ID único, e você pode controlar quem edita quais campos.

Antes de começar, confirme que você tem pelo menos permissões de Editar ou Controle Total no site onde a lista será criada. Você precisa do grupo de proprietários do site do SharePoint ou superior para criar uma nova lista. Se sua organização usa um modelo de site que restringe a criação de listas, entre em contato com o administrador do locatário para ajustar as permissões do site.

Passos para Criar e Configurar a Lista de Rastreamento de Ativos

Este processo usa a experiência moderna de lista do SharePoint disponível em todos os planos do SharePoint Online e no SharePoint Server Subscription Edition.

1. Criar uma lista em branco
   Navegue até o site do SharePoint onde deseja a lista de ativos. Selecione Novo > Lista > Lista em branco. Nomeie como Rastreamento de Ativos e defina a descrição como Rastrear hardware, software e inventário de equipamentos. Escolha se deseja mostrar esta lista na navegação do site. Selecione Criar.
2. Adicionar a descrição da coluna Título
   Por padrão, toda lista tem uma coluna Título. Renomeie para Nome do Ativo selecionando o cabeçalho da coluna > Configurações da coluna > Renomear. Digite Nome do Ativo e pressione Enter. Esta coluna contém o nome amigável de cada item, como Dell Latitude 5420 ou Licença Office 365.
3. Adicionar uma coluna de texto de linha única para Etiqueta do Ativo
   Selecione + Adicionar coluna > Texto de linha única. Nomeie como Etiqueta do Ativo. Defina o número máximo de caracteres para 50. Ative Exigir que esta coluna contenha informações para torná-la obrigatória. Esta coluna armazena um identificador único como IT-2025-001.
4. Adicionar uma coluna de texto de linha única para Número de Série
   Adicione outra coluna de texto de linha única chamada Número de Série. Defina como obrigatória. Use validação de coluna para garantir que não esteja em branco: selecione Configurações da coluna > Validação da coluna. Na caixa de fórmula, insira =NOT(ISBLANK([Número de Série])) e defina a mensagem do usuário como O número de série não pode estar em branco. Para unicidade real, use o Power Automate para verificar duplicatas na criação do item.
5. Adicionar uma coluna de Escolha para Categoria
   Selecione + Adicionar coluna > Escolha. Nomeie como Categoria. Insira estas opções: Notebook, Desktop, Monitor, Periférico, Licença de Software, Móvel, Equipamento de Rede, Outro. Defina o valor padrão como Outro. Ative Exibir escolhas usando > Menu suspenso.
6. Adicionar uma coluna de Localização
   Adicione uma coluna de texto de linha única chamada Localização. Ela armazena a localização física ou virtual, como Prédio A, Sala 204 ou Nuvem – Azure. Torne-a obrigatória.
7. Adicionar uma coluna de Status
   Adicione uma coluna de Escolha chamada Status. Opções: Em Serviço, Emprestado, Em Reparo, Aposentado, Perdido. Defina o padrão como Em Serviço. Esta coluna direciona a formatação condicional posteriormente.
8. Adicionar uma coluna de Pessoa ou Grupo para Usuário Designado
   Adicione uma coluna de Pessoa ou Grupo chamada Atribuído a. Defina para permitir várias seleções: Não. Esta coluna vincula o ativo a um funcionário específico. Você pode filtrar visualizações por esta coluna para ver quem tem o quê.
9. Adicionar uma coluna de Moeda para Custo de Aquisição
   Adicione uma coluna de Moeda chamada Custo de Aquisição. Defina o símbolo da moeda para sua moeda local. Esta coluna ajuda na elaboração de relatórios orçamentários. Você pode totalizar esta coluna em uma visualização.
10. Adicionar uma coluna de Data e Hora para Data de Aquisição
    Adicione uma coluna de Data e Hora chamada Data de Aquisição. Defina o formato como Data apenas. Esta coluna rastreia garantia e cronogramas de depreciação.

Criar uma Visualização para Ativos Ativos

1. Abrir o seletor de visualização
   No topo da lista, selecione Todos os Itens (visualização atual) > Criar nova visualização. Nomeie como Ativos Ativos. Defina o tipo de visualização como Lista.
2. Aplicar um filtro
   Nas configurações da visualização, role até Filtro. Selecione Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro. Escolha a coluna Status, operador não é igual a e valor Aposentado. Adicione outra condição: E > Status não é igual a Perdido.
3. Escolher colunas a exibir
   Em Colunas, remova as colunas que não são necessárias nesta visualização: Anexos, ID, Modificado, Criado. Mantenha: Nome do Ativo, Etiqueta do Ativo, Número de Série, Categoria, Localização, Status, Atribuído a, Custo de Aquisição, Data de Aquisição.
4. Ordenar por Nome do Ativo
   Defina a classificação como Nome do Ativo crescente. Selecione OK para salvar a visualização.

Adicionar Formatação Condicional para Destacar Problemas

1. Abrir a formatação JSON para a coluna Status
   Na lista, selecione o cabeçalho da coluna Status > Configurações da coluna > Formatar esta coluna. O painel de formatação JSON é aberto.
2. Colar o código JSON
   Limpe o código padrão e cole este:
   {
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField == 'Emprestado', '#fff3cd', if(@currentField == 'Em Reparo', '#f8d7da', if(@currentField == 'Perdido', '#dc3545', '')))",
"color": "=if(@currentField == 'Perdido', 'white', 'black')",
"padding": "4px 8px",
"border-radius": "4px"
}
}
   Isso destaca Emprestado em amarelo, Em Reparo em vermelho claro e Perdido em vermelho escuro com texto branco.
3. Aplicar e testar
   Selecione Salvar. Adicione um item de teste com Status definido como Em Reparo e confirme que o fundo da célula muda para vermelho.

Erros Comuns e Limitações a Evitar

Etiquetas de Ativo Duplicadas Aparecem na Lista

A validação de coluna da lista do SharePoint não pode impor exclusividade em todas as linhas. Para evitar duplicatas, use um fluxo do Power Automate que seja acionado na criação do item e verifique a lista em busca de um valor de Etiqueta do Ativo existente. Se uma correspondência for encontrada, o fluxo pode rejeitar o item ou enviar uma notificação. Alternativamente, use a coluna Etiqueta do Ativo como o ID da lista, configurando-a para incremento automático por meio de um fluxo de trabalho, mas isso requer desenvolvimento personalizado.

Usuários Não Conseguem Encontrar Ativos por Localização

Se você armazenar a localização como texto livre, os usuários podem digitar Predio A, Prédio A ou A para o mesmo lugar. Use uma coluna de Escolha para Localização ou crie uma lista separada de Localizações e use uma coluna de Pesquisa. Isso garante filtragem e relatórios consistentes.

Status de Empréstimo Não Sincroniza com Usuário Designado

A coluna Status e a coluna Atribuído a são independentes. Se alguém marcar um item como Emprestado, mas não designar um usuário, o ativo aparece como emprestado sem proprietário. Use validação de coluna ou um fluxo do Power Automate para exigir Atribuído a quando o Status for Emprestado. Por exemplo, defina uma fórmula de validação de coluna na lista: =IF([Status]="Emprestado", NOT(ISBLANK([Atribuído a])), TRUE).

Item	Planilha	Lista do SharePoint
Entrada de dados	Qualquer um pode editar qualquer célula	Permissões controlam quem edita cada linha ou coluna
Histórico de versões	Não disponível a menos que salvo manualmente	Rastreamento automático de versões para cada edição
IDs únicos	Nenhum identificador único interno	Coluna ID da lista incrementa automaticamente e é permanente
Acesso móvel	Requer aplicativo ou sincronização de arquivo	Aplicativo móvel do SharePoint exibe visualizações da lista nativamente
Automação	Limitada a macros e VBA	Power Automate pode enviar e-mails, criar tarefas, atualizar registros

Agora você tem uma lista de rastreamento de ativos funcional com campos obrigatórios, uma visualização filtrada para itens ativos e formatação condicional que chama a atenção para ativos que precisam de ação. Em seguida, configure um fluxo do Power Automate que envie um e-mail para o usuário designado quando o status de um ativo mudar para Em Reparo. Para relatórios avançados, exporte a lista para o Power BI e crie um painel mostrando a distribuição de ativos por categoria e localização.