Administradores do SharePoint frequentemente precisam decidir entre criar um site de equipe ou um site de comunicação para um novo projeto ou departamento. Ambos os tipos de site servem a propósitos diferentes e possuem recursos, configurações padrão e comportamentos de integração distintos. Este artigo explica as principais diferenças entre sites de equipe e sites de comunicação, incluindo seus casos de uso pretendidos, permissões padrão, serviços conectados e opções de modelo. Ao final, você saberá exatamente qual tipo de site se adequa a cada cenário de negócios e como configurá-lo no centro de administração do SharePoint.
Principais Conclusões: Diferenças entre Site de Equipe e Site de Comunicação
- Site de equipe: Projetado para colaboração com um Grupo do Microsoft 365, calendário compartilhado, planner e associação privada ou pública.
- Site de comunicação: Projetado para transmitir informações para um público amplo, sem associação a grupo, sem planner e com acesso somente leitura por padrão.
- Centro de administração do SharePoint > Sites ativos > Criar: Ambos os tipos de site podem ser criados aqui, mas o administrador deve escolher o modelo com cuidado com base no público-alvo e nas necessidades de colaboração.
O Que São Sites de Equipe e Sites de Comunicação?
Um site de equipe é o tipo de site padrão do SharePoint que é criado automaticamente ao provisionar um Grupo do Microsoft 365. Ele é destinado ao trabalho colaborativo entre um conjunto definido de membros que precisam coautorar documentos, gerenciar tarefas, compartilhar um calendário e se comunicar por meio de uma caixa postal do grupo. Cada site de equipe está conectado a um Grupo do Microsoft 365, que fornece uma identidade compartilhada, um endereço de e-mail do grupo, um calendário compartilhado, um plano do Planner e um bloco de anotações do OneNote. A associação ao grupo controla o acesso ao site, e o site pode ser privado (somente convite) ou público (qualquer pessoa na organização pode entrar).
Um site de comunicação é um site independente do SharePoint que não está conectado a um Grupo do Microsoft 365. Ele é projetado para publicar notícias, relatórios e informações para um público mais amplo, como toda a organização ou parceiros externos. Sites de comunicação não possuem caixa postal do grupo, calendário compartilhado ou integração com o Planner. Eles usam grupos do SharePoint para permissões, e o acesso padrão é somente leitura para a maioria dos usuários, com apenas os proprietários do site tendo direitos de edição. Sites de comunicação são ideais para portais de intranet, páginas iniciais de departamentos ou painéis de projetos onde o objetivo principal é a disseminação de informações, em vez da coautoria de documentos.
Pré-requisitos para Ambos os Tipos de Site
Antes de criar qualquer tipo de site, confirme que o SharePoint está habilitado para seu locatário e que você tem pelo menos permissões de administrador do SharePoint ou administrador global. Para sites de equipe, a criação do Grupo do Microsoft 365 não deve ser restrita por políticas de nomenclatura ou bloqueada por regras de acesso condicional. Para sites de comunicação, nenhum serviço adicional é necessário, mas você deve garantir que a URL do site não entre em conflito com coleções de sites existentes. Ambos os tipos de site podem ser criados a partir do centro de administração do SharePoint ou do SharePoint Online Management Shell.
Passos para Criar um Site de Equipe no Centro de Administração do SharePoint
- Abra o centro de administração do SharePoint
Faça login no centro de administração do Microsoft 365 e selecione SharePoint no menu de navegação. Como alternativa, acesse diretamente admin.microsoft.com/SharePoint. - Navegue até Sites ativos
No painel de navegação esquerdo, clique em Sites ativos. Esta página lista todas as coleções de sites existentes em seu locatário. - Clique em Criar
Na barra de ferramentas na parte superior da página Sites ativos, clique no botão Criar. O painel de criação de site é aberto. - Selecione o modelo de site de equipe
Na seção Escolher um modelo, selecione Site de equipe. Você verá duas opções: Site de equipe (conectado a um Grupo do Microsoft 365) e Site de equipe (clássico). Escolha o site de equipe moderno conectado a um Grupo do Microsoft 365. - Insira os detalhes do site
Forneça um nome para o site, uma descrição e um caminho de URL. O nome do site se torna o nome do grupo e o alias de e-mail para o Grupo do Microsoft 365. Defina a configuração de privacidade como Privado ou Público. - Atribua proprietários e membros
Nos campos Proprietários e Membros, adicione os usuários ou grupos de segurança. Os proprietários terão controle total e os membros terão acesso de edição. Você também pode adicionar convidados de fora da sua organização. - Clique em Concluir
Revise as configurações e clique em Concluir. O SharePoint provisiona o site, cria o Grupo do Microsoft 365 e envia convites para os proprietários e membros.
Passos para Criar um Site de Comunicação no Centro de Administração do SharePoint
- Abra o centro de administração do SharePoint
Acesse admin.microsoft.com/SharePoint e faça login como administrador do SharePoint ou administrador global. - Vá para Sites ativos
Clique em Sites ativos no painel de navegação esquerdo. - Clique em Criar
Na barra de ferramentas, clique no botão Criar para abrir o painel de criação de site. - Selecione o modelo de site de comunicação
Na seção Escolher um modelo, selecione Site de comunicação. Você verá três opções de design: Tópico (para notícias e artigos), Vitrine (para conteúdo visual) e Em branco (sem layout predefinido). Escolha a que melhor se adequa ao seu estilo de conteúdo. - Insira os detalhes do site
Digite um nome para o site, uma descrição e uma URL única. O nome do site não cria um Grupo do Microsoft 365, portanto não há alias de e-mail ou calendário de grupo. - Defina as permissões do site
Por padrão, o site é configurado para permitir que todos na organização leiam o conteúdo. Você pode alterar isso para usuários ou grupos de segurança específicos selecionando Editar permissões. Os proprietários terão controle total e os membros poderão editar se receberem permissão. - Clique em Concluir
Revise todas as configurações e clique em Concluir. O site de comunicação é criado imediatamente, sem provisionamento de grupo.
Erros Comuns ao Escolher entre Sites de Equipe e Sites de Comunicação
Selecionar um site de equipe quando você só precisa publicar informações
Se você criar um site de equipe para um departamento que só precisa transmitir comunicados, acabará com um Grupo do Microsoft 365 que inclui uma caixa postal, calendário e Planner que ninguém usa. Isso cria desordem na Lista de Endereços Global e pode confundir os usuários. Em vez disso, use um site de comunicação para publicação pura de informações.
Selecionar um site de comunicação quando você precisa de coautoria de documentos e gerenciamento de tarefas
Sites de comunicação não possuem os serviços conectados ao grupo que tornam a colaboração contínua. Se sua equipe precisar de um calendário compartilhado, um quadro do Planner ou uma caixa postal do grupo, um site de comunicação exigirá soluções alternativas manuais. Crie um site de equipe para obter esses recursos prontos para uso.
Esquecer de definir a privacidade de um site de equipe durante a criação
Se você deixar a configuração de privacidade como Público, qualquer pessoa em sua organização pode entrar no site de equipe e no Grupo do Microsoft 365 associado sem aprovação. Isso pode levar a acesso não intencional a documentos confidenciais. Sempre defina a privacidade como Privado para projetos que contenham dados confidenciais.
Ignorar o impacto nos limites do Grupo do Microsoft 365
Cada Grupo do Microsoft 365 tem um máximo de 1000 proprietários e membros combinados. Se você planeja ter mais de 1000 usuários colaborando em um site, um site de comunicação com grupos do SharePoint é uma escolha melhor, pois pode suportar até 100.000 usuários.
Site de Equipe vs Site de Comunicação: Principais Diferenças
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Grupo do Microsoft 365 | Conectado por padrão | Não conectado |
| Permissão padrão | Edição para membros | Leitura para todos |
| Calendário compartilhado | Incluído | Não incluído |
| Integração com Planner | Automática | Nenhuma |
| Caixa postal do grupo | Criada automaticamente | Não criada |
| Público-alvo | Membros da equipe | Público amplo |
| Máximo de usuários | 1000 por grupo | 100.000 por site |
| Opções de modelo | Site de equipe, Site de equipe clássico | Tópico, Vitrine, Em branco |
| Criação pelo centro de administração | Sim | Sim |
Agora você pode escolher com confiança entre um site de equipe e um site de comunicação com base em suas necessidades de colaboração ou publicação. Para uma equipe que precisa coautorar documentos e gerenciar tarefas, crie um site de equipe com um Grupo do Microsoft 365. Para transmitir notícias ou hospedar um portal de departamento, crie um site de comunicação. Como dica avançada, use o centro de administração do SharePoint para definir uma política de criação de sites que restrinja quais modelos os usuários podem escolher, evitando a criação acidental do tipo de site errado.