Você precisa de uma forma de encaminhar documentos para aprovação sem trocar e-mails. Bibliotecas de documentos do SharePoint podem ser integradas ao Microsoft Power Automate para criar fluxos de aprovação automatizados. Este artigo explica como criar um fluxo de aprovação básico que é acionado quando um documento é adicionado ou modificado. Você aprenderá as etapas exatas para configurar o fluxo, definir os aprovadores e lidar com resultados como aprovação e rejeição.
Principais conclusões: como criar um fluxo de aprovação de documentos no SharePoint
- Modelo do Power Automate “Aprovação para SharePoint”: Fluxo pré-criado que é iniciado quando um documento é adicionado ou modificado em uma biblioteca.
- Ação do conector SharePoint “Obter metadados do arquivo”: Recupera o nome, URL e tipo de conteúdo do arquivo necessários para a solicitação de aprovação.
- Ação do conector de aprovação “Iniciar e aguardar uma aprovação”: Envia a solicitação de aprovação e pausa o fluxo até que uma decisão seja tomada.
Como funciona o fluxo de aprovação do SharePoint
Um fluxo de aprovação automatiza o processo de revisão de documentos armazenados em uma biblioteca do SharePoint. Quando um usuário carrega ou edita um documento, o Power Automate aciona um fluxo que envia uma solicitação de aprovação para um ou mais aprovadores designados. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou solicitar alterações diretamente do e-mail ou do centro de aprovação do Power Automate. Após a decisão, o fluxo atualiza o documento com um campo de status, move-o para uma pasta diferente ou envia uma notificação. Não é necessário encaminhamento manual.
Antes de começar, você precisa dos seguintes pré-requisitos:
- Um site do SharePoint Online com uma biblioteca de documentos que contenha os documentos que você deseja aprovar.
- Acesso ao Power Automate (incluído na maioria das assinaturas do Microsoft 365 que incluem SharePoint).
- Permissão para criar fluxos no site do SharePoint (pelo menos nível Editar ou Contribuir).
- Uma lista de aprovadores — podem ser usuários individuais, um grupo ou um valor dinâmico dos metadados do documento.
Etapas para criar o fluxo de aprovação
Siga estas etapas para criar um fluxo de aprovação a partir de uma biblioteca de documentos do SharePoint. O fluxo é iniciado automaticamente quando um documento é adicionado à biblioteca.
- Abra a biblioteca de documentos do SharePoint
Acesse seu site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos onde deseja que o fluxo de aprovação seja executado. Na barra de ferramentas, selecione Automatizar e depois Power Automate. Escolha Criar um fluxo no menu. - Selecione o modelo de aprovação
No painel do Power Automate, clique em Ver mais modelos de fluxo. Pesquise por “aprovação” e selecione o modelo chamado Aprovação para SharePoint. Este modelo é acionado quando um arquivo é criado ou modificado na biblioteca. - Conecte seu site do SharePoint
O Power Automate solicitará que você faça login no SharePoint, se ainda não estiver conectado. Selecione o site e a biblioteca nas listas suspensas. O modelo preenche automaticamente esses campos com a biblioteca de onde você partiu. - Configure a solicitação de aprovação
No editor de fluxo, localize a ação Iniciar e aguardar uma aprovação. Defina Tipo de aprovação como Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder ou Aprovar/Rejeitar – Todos devem aprovar. Em Atribuído a, insira os endereços de e-mail ou nomes dos aprovadores. Você também pode usar um valor dinâmico dos metadados do documento, como um campo de gerente. - Personalize o conteúdo do e-mail
Role até a seção Detalhes da ação de aprovação. Substitua o título padrão por algo como “Solicitação de aprovação de documento” e adicione uma mensagem que inclua o nome do documento e um link. Use o seletor de conteúdo dinâmico para inserir Nome do arquivo e Link do arquivo do acionador do SharePoint. - Adicione uma condição para os resultados da aprovação
Após a ação de aprovação, adicione um controle Condição. Defina a condição para verificar o valor dinâmico Resultado da ação de aprovação. Se o resultado for igual a Aprovar, adicione uma ação para atualizar o status do documento. Use a ação Atualizar propriedades do arquivo para definir uma coluna personalizada, por exemplo, uma coluna chamada “Status de aprovação” como “Aprovado”. Se o resultado for igual a Rejeitar, defina o status como “Rejeitado” e, opcionalmente, envie uma notificação por e-mail ao autor do documento. - Salve e teste o fluxo
Clique em Salvar na parte superior do editor do Power Automate. Para testar, carregue um novo documento na biblioteca do SharePoint. Em alguns minutos, o aprovador deve receber um e-mail de solicitação de aprovação. Aprove ou rejeite a solicitação e verifique se o status do documento é atualizado corretamente no SharePoint.
Erros comuns e o que evitar
Os aprovadores não recebem o e-mail de aprovação
Isso geralmente acontece se o endereço de e-mail do aprovador estiver incorreto ou se a ação de aprovação não estiver conectada ao acionador. Verifique o campo Atribuído a na ação de aprovação. Certifique-se de que contém endereços de e-mail válidos ou um valor dinâmico que resolva para um usuário. Verifique também se o fluxo está ativado e se o acionador está definido como Quando um arquivo é criado ou modificado.
O status do documento não é atualizado após a aprovação
A ação de condição pode não estar configurada corretamente. Abra o fluxo e verifique a condição. O valor Resultado deve ser comparado exatamente ao texto “Aprovar”. Se você usou um tipo de aprovação diferente, o texto do resultado pode ser “Aprovado” ou “Aceito”. Execute o fluxo com um documento de teste e examine o histórico de execução para ver o valor exato do resultado.
O fluxo é executado em toda edição de documento, em vez de apenas em novos documentos
O acionador padrão é executado tanto para arquivos novos quanto modificados. Para limitar o fluxo apenas a novos documentos, altere a condição do acionador. Nas configurações do acionador, adicione uma condição que verifique se o Horário de modificação é igual ao Horário de criação. Como alternativa, use o acionador Quando um arquivo é criado (somente propriedades) do conector do SharePoint.
Fluxo de aprovação do Power Automate vs. processo de aprovação manual
| Item | Fluxo de aprovação do Power Automate | Processo de aprovação manual |
|---|---|---|
| Tempo de configuração | 15–30 minutos uma vez configurado | Nenhuma configuração necessária |
| Consistência | Mesmo processo todas as vezes | Varia de pessoa para pessoa e de documento para documento |
| Rastreamento | Histórico de execução e status automáticos | Threads de e-mail ou registros manuais |
| Notificação | E-mail automático com link do documento | E-mail manual ou mensagem de chat |
| Escalabilidade | Funciona para centenas de documentos | Torna-se ingerenciável em escala |
Agora você pode criar um fluxo de aprovação que encaminha automaticamente os documentos para as pessoas certas e atualiza o status deles. Comece selecionando a biblioteca de documentos do SharePoint que você mais usa e siga as etapas acima. Para fluxos de trabalho mais complexos, considere adicionar ramificações paralelas para vários aprovadores ou usar uma lista do SharePoint para armazenar o histórico de aprovações. O aplicativo móvel do Power Automate também permite que os aprovadores revisem solicitações pelo celular.