Solução de problemas de links de compartilhamento externo do OneDrive for Business para revisões jurídicas: envie usuários para solicitar acesso

Quando revisores jurídicos recebem um link de compartilhamento externo para um arquivo do OneDrive for Business, muitas vezes veem uma mensagem de erro ou um prompt de solicitação de acesso em vez do documento. Isso acontece porque as configurações padrão de compartilhamento bloqueiam o acesso anônimo ou exigem autenticação. As equipes jurídicas precisam de uma maneira confiável de conceder acesso a revisores externos, mantendo a conformidade. Este artigo explica por que esses bloqueios ocorrem e como configurar o OneDrive para que usuários externos possam solicitar acesso e revisores jurídicos possam aprová-lo.

Por que os links de compartilhamento externo falham durante a revisão jurídica

Quando você envia um link de compartilhamento do OneDrive para um revisor jurídico externo, o destinatário precisa passar por duas verificações. Primeiro, a política de compartilhamento do locatário deve permitir o compartilhamento externo. Segundo, o site específico do OneDrive deve permitir o tipo de link que você enviou. Por padrão, os locatários do Microsoft 365 definem o compartilhamento externo como “Apenas pessoas da sua organização” ou “Convidados existentes”. Ambas as configurações bloqueiam usuários anônimos e forçam a autenticação. Se o destinatário ainda não for um convidado no seu locatário do Azure AD, ele verá uma página de acesso negado ou um botão de solicitação de acesso. O botão de solicitação de acesso aparece apenas quando o site está configurado para permitir que usuários externos solicitem acesso. Revisores jurídicos frequentemente encontram esse problema porque não são convidados prévios e o tipo de link não corresponde à configuração do site.

Tipos de link e seu comportamento padrão

O OneDrive suporta três tipos de link: links de Qualquer pessoa (anônimos), links de Pessoas da sua organização e links de Pessoas específicas. Links de Qualquer pessoa ignoram a autenticação completamente. Links de Pessoas da sua organização exigem que o destinatário faça login com uma conta do Microsoft 365 do seu locatário. Links de Pessoas específicas exigem que o destinatário autentique com uma conta Microsoft ou seja adicionado como convidado. Para revisões jurídicas, o tipo de link mais comum é Pessoas específicas. Se o destinatário ainda não for um convidado, ele verá uma página de solicitação de acesso. Se o locatário bloquear totalmente o compartilhamento externo, ele verá uma página de erro sem opção de solicitação.

Etapas para habilitar a solicitação de acesso para revisores jurídicos externos

Para permitir que usuários externos solicitem acesso ao abrir um link de compartilhamento, você deve ajustar três níveis de configurações. Execute estas etapas em ordem.

1. Verifique a política de compartilhamento externo do locatário
   Faça login no centro de administração do Microsoft 365. Vá para Configurações > Configurações da organização > SharePoint > Compartilhamento. Em Compartilhamento externo, selecione “Qualquer pessoa” ou “Convidados novos e existentes”. “Qualquer pessoa” permite links anônimos. “Convidados novos e existentes” exige autenticação, mas permite solicitações de acesso. Clique em Salvar.
2. Configure o compartilhamento no nível do site do OneDrive
   Abra o centro de administração do OneDrive em admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/sharepoint. Selecione Sites > Sites ativos. Encontre o site do OneDrive do usuário que compartilhará os arquivos. Clique no nome do site, depois selecione Políticas > Editar. Em Compartilhamento externo, escolha “Convidados novos e existentes” ou “Qualquer pessoa”. Para habilitar a solicitação de acesso, role até Solicitações de acesso e selecione “Permitir solicitações de acesso”. Clique em Salvar.
3. Verifique o tipo de link na caixa de diálogo de compartilhamento
   O usuário que compartilha o arquivo deve criar o tipo de link correto. Abra o OneDrive em um navegador. Selecione o arquivo ou pasta. Clique em Compartilhar. Na caixa de diálogo de compartilhamento, escolha “Pessoas específicas” ou “Pessoas da sua organização”. Se você selecionou “Qualquer pessoa” no nível do locatário, também pode escolher “Qualquer pessoa”. Copie o link e envie para o revisor jurídico.
4. Teste o link como usuário externo
   Abra uma janela de navegador privada ou um navegador não conectado ao seu locatário. Cole o link. Se o tipo de link for Pessoas específicas e o locatário permitir solicitações de acesso, o revisor verá uma página com um botão “Solicitar acesso”. Clicar nele envia um e-mail para o proprietário do site do OneDrive.
5. Aprove a solicitação de acesso
   O proprietário do site recebe um e-mail do Microsoft SharePoint com o assunto “Solicitação de acesso”. Abra o e-mail e clique em Revisar solicitação. Na página Solicitações de acesso, selecione Aprovar ou Negar. Usuários aprovados tornam-se convidados no Azure AD e ganham acesso ao arquivo.

Se os revisores externos ainda não conseguirem acessar o link

Mesmo após habilitar a solicitação de acesso, alguns cenários bloqueiam revisores externos. Verifique estes problemas comuns.

Erro “Você não tem acesso” sem botão de solicitação

Esse erro ocorre quando a política do locatário está definida como “Apenas pessoas da sua organização” ou quando o site do OneDrive tem “Convidados existentes” selecionado sem solicitações de acesso habilitadas. Vá para o centro de administração do OneDrive e verifique se a configuração do site inclui “Permitir solicitações de acesso”. Confirme também se a política do locatário não é “Apenas pessoas da sua organização”.

O e-mail de solicitação de acesso nunca chega

O e-mail de solicitação de acesso vai para o proprietário do site do SharePoint, não para o proprietário do arquivo. Se o proprietário do site não tiver uma caixa de correio, o e-mail é perdido. Atribua um proprietário de site com um endereço de e-mail válido. No centro de administração do OneDrive, selecione o site e clique em Proprietários. Adicione um usuário com uma licença do Exchange Online.

Revisor jurídico vê “Este link expirou ou é inválido”

Os links de compartilhamento do OneDrive têm uma data de expiração. Se o link foi criado com uma expiração, o revisor vê esse erro. O proprietário do arquivo deve criar um novo link com uma expiração mais longa ou sem expiração. Na caixa de diálogo de compartilhamento, clique em Configurações do link e defina Expiração para uma data futura ou desmarque a caixa de seleção.

Tipos de link de compartilhamento externo para revisão jurídica: Comparação

Item	Link Qualquer pessoa	Link Pessoas específicas
Autenticação necessária	Não	Sim, conta Microsoft ou conta de convidado
Solicitação de acesso disponível	Não aplicável	Sim, se o site permitir solicitações de acesso
Melhor para revisão jurídica	Documentos de baixa sensibilidade	Documentos confidenciais que exigem trilha de auditoria
Configuração do locatário necessária	Qualquer pessoa	Convidados novos e existentes ou Qualquer pessoa
Expiração do link	Configurável	Configurável

As equipes jurídicas devem usar links de Pessoas específicas para documentos confidenciais e links de Qualquer pessoa apenas para rascunhos não sensíveis. Links de Pessoas específicas fornecem um fluxo de trabalho de solicitação de acesso que registra a identidade do revisor e a aprovação nos logs de auditoria do Azure AD.

Com as configurações corretas de locatário e site, revisores jurídicos externos podem solicitar acesso a arquivos do OneDrive sem convites manuais de convidados. O recurso de solicitação de acesso cria uma conta de convidado automaticamente após a aprovação, o que reduz a sobrecarga administrativa. Para conformidade avançada, habilite o registro de auditoria no centro de conformidade do Microsoft 365 para rastrear cada aprovação de solicitação de acesso e download de arquivo. Combine isso com rótulos de sensibilidade para restringir download ou impressão para usuários externos.