Ao usar o Copilot no Outlook para pesquisar, resumir ou redigir respostas, você pode esperar que ele encontre todos os e-mails que já enviou ou recebeu. Se o Arquivamento Automático estiver ativado, o Copilot não vê os itens arquivados por padrão. Esse comportamento ocorre porque o Copilot consulta o índice da caixa de correio ativa, e as mensagens arquivadas são movidas para um arquivo PST separado ou para uma pasta de arquivo online que não é indexada da mesma forma. Este artigo explica exatamente quais itens o Copilot pode ver, por que os itens arquivados ficam ocultos e como ajustar as configurações de arquivamento para que o Copilot acesse as mensagens necessárias.
Principais Conclusões: Visibilidade do Copilot e Arquivamento Automático
- Outlook > Arquivo > Opções > Arquivamento Automático: Controla como itens antigos são movidos para pastas de arquivo. O Copilot pesquisa apenas a caixa de correio ativa por padrão.
- Arquivo Online vs Arquivo PST: O Copilot pode ver itens em um Arquivo Online (Exchange Online), mas não em um arquivo PST local.
- Painel do Copilot > Fontes > Mostrar todas as pastas: Permite que o Copilot pesquise em todas as pastas, incluindo pastas de arquivo na mesma caixa de correio.
Por que o Copilot Não Consegue Ver Itens Arquivados Automaticamente
O Copilot no Outlook usa a API Microsoft Graph para recuperar o conteúdo do e-mail. Por padrão, a API Graph indexa apenas as pastas principais da caixa de correio, como Caixa de Entrada, Itens Enviados, Rascunhos e pastas criadas pelo usuário que fazem parte da mesma caixa de correio. Quando o Arquivamento Automático é executado, o Outlook move itens com base em regras de idade para um local de arquivo separado. Existem dois tipos de arquivos:
Arquivo PST Local
O Arquivamento Automático pode mover mensagens para um arquivo .pst armazenado no disco local. A API Microsoft Graph não indexa arquivos PST locais. O Copilot não pode pesquisar, resumir ou referenciar nenhum e-mail armazenado em um arquivo PST local. Esta é a razão mais comum para o Copilot parecer não encontrar e-mails antigos.
Arquivo Online (Exchange Online)
Se sua organização usa Exchange Online com um Arquivo Online, os itens arquivados permanecem na nuvem, mas em uma hierarquia de pastas separada. Por padrão, o Copilot pesquisa apenas as pastas principais da caixa de correio. No entanto, você pode expandir o escopo da pesquisa para incluir a pasta do Arquivo Online. O Arquivo Online é indexado pelo Microsoft Graph, então os dados ficam acessíveis depois que você configura o escopo da pesquisa.
Passos para Verificar e Alterar o Acesso do Copilot ao Arquivo
Siga estas etapas para verificar suas configurações atuais de Arquivamento Automático e ajustar o Copilot para ver itens arquivados.
Verificar Configurações de Arquivamento Automático no Outlook
- Abrir Opções do Outlook
Vá para Arquivo > Opções > Avançado. Na seção Arquivamento Automático, clique em Configurações de Arquivamento Automático. - Visualizar o Destino do Arquivo
Na caixa de diálogo, observe o valor em Mover itens antigos para. Se mostrar um caminho de arquivo .pst, suas mensagens arquivadas estão armazenadas localmente. Se mostrar Arquivo Online ou estiver esmaecido, sua organização usa Arquivo Online.
Habilitar o Copilot para Pesquisar no Arquivo Online
- Abrir o Painel do Copilot
No Outlook, clique no ícone do Copilot na faixa de opções superior ou pressione Alt+I para abrir o painel do Copilot. - Acessar Configurações de Fontes
No painel do Copilot, clique no menu de três pontos (Mais opções) e selecione Fontes. Uma lista de pastas aparece. - Habilitar Todas as Pastas
Marque a caixa Mostrar todas as pastas. Isso instrui o Copilot a incluir a pasta do Arquivo Online em seu escopo de pesquisa. Clique em Aplicar. - Testar a Pesquisa
Digite uma consulta para um e-mail arquivado, por exemplo Encontre o relatório de orçamento do ano passado. Agora o Copilot retorna resultados do Arquivo Online.
Mover Itens do Arquivo PST para o Arquivo Online
Se seus itens arquivados estão em um arquivo PST local, você deve movê-los para um Arquivo Online ou de volta para a caixa de correio principal para que o Copilot os acesse. Isso requer uma licença do Exchange Online com um Arquivo Online habilitado pelo administrador de TI.
- Importar PST para o Outlook
Vá para Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar. Escolha Importar de outro programa ou arquivo e selecione o arquivo PST. - Escolher Pasta de Destino
Selecione Arquivo Online como pasta de destino. Se você não vir o Arquivo Online, entre em contato com o administrador de TI para ativá-lo. - Concluir a Importação
Clique em Concluir. Os itens agora residem no Arquivo Online e são indexados pelo Microsoft Graph. O Copilot pode acessá-los depois que você ativar Mostrar todas as pastas.
Se o Copilot Ainda Não Mostrar Itens Arquivados
Copilot Não Retorna Resultados para E-mails Antigos
Isso geralmente acontece quando o arquivo é um arquivo PST local que o Copilot não pode indexar. Verifique o tipo de arquivo usando as etapas acima. Se for um PST, mova os itens para um Arquivo Online ou para uma pasta em sua caixa de correio principal. Outra causa é que o escopo da fonte do Copilot não foi salvo. Reabra o painel do Copilot, vá em Fontes e confirme se Mostrar todas as pastas está marcado.
Copilot Mostra Resultados Apenas da Caixa de Correio Principal
Mesmo com Mostrar todas as pastas ativado, o Copilot pode ignorar o Arquivo Online se o administrador de TI tiver restringido o acesso da API Graph ao arquivo. Entre em contato com o administrador para confirmar que o escopo de permissão Mail.Read inclui a caixa de correio do arquivo. Esta é uma configuração de nível de locatário no centro de administração do Microsoft 365 em Copilot > Fontes de dados > Exchange Online.
Arquivamento Automático Move Itens de Forma Muito Agressiva
Se o Arquivamento Automático move itens após apenas alguns meses, o Copilot pode perder mensagens recentes. Ajuste a idade do arquivo em Arquivo > Opções > Avançado > Configurações de Arquivamento Automático. Altere Arquivar itens mais antigos que para um período maior, como 12 meses. Em seguida, clique em Aplicar a todas as pastas para atualizar as regras existentes.
Tipo de Arquivamento Automático vs Visibilidade do Copilot
| Item | Arquivo PST Local | Arquivo Online (Exchange Online) |
|---|---|---|
| Descrição | Itens movidos para um arquivo .pst no computador | Itens movidos para uma pasta de arquivo na nuvem em sua caixa de correio |
| Visibilidade do Copilot | Não visível | Visível após ativar Mostrar todas as pastas |
| Método de indexação | Apenas índice de Pesquisa do Windows local | Índice da API Microsoft Graph |
| Configuração necessária | Deve mover itens para o Arquivo Online ou caixa de correio principal | Ativar Mostrar todas as pastas nas Fontes do Copilot |
| Envolvimento do administrador de TI | Pode ser necessário ativar licença do Arquivo Online | Pode ser necessário conceder permissão Mail.Read para o arquivo |
O Copilot no Outlook pode acessar e-mails arquivados apenas quando essas mensagens estão armazenadas em um Arquivo Online indexado pelo Microsoft Graph. Arquivos PST locais são invisíveis para o Copilot. Verificando o destino do Arquivamento Automático, ativando Mostrar todas as pastas no menu Fontes do Copilot e movendo itens PST para um Arquivo Online, você garante que o Copilot encontre todas as mensagens necessárias. Para a melhor experiência, defina o Arquivamento Automático para uma idade maior e confirme com o administrador de TI que o Arquivo Online está incluído no escopo de dados do Copilot.