Como Usar o Copilot no Outlook para Sugerir Intervalos Entre Reuniões

Você quer adicionar um intervalo entre reuniões consecutivas no Outlook para não precisar correr de um evento para o outro. O Copilot pode analisar sua agenda e sugerir buffers automáticos antes ou depois das reuniões. Este recurso usa os dados do seu calendário e a duração das reuniões para propor pausas. Este artigo explica como ativar e usar o Copilot para sugerir intervalos entre reuniões no Outlook.

O Que os Intervalos do Copilot Fazem e o Que Você Precisa

O Copilot no Outlook pode sugerir a adição de um intervalo antes ou depois de uma reunião ao criar um novo evento. O buffer é uma pausa de minutos que impede que as reuniões sejam agendadas consecutivamente. Esse recurso faz parte do Copilot para Microsoft 365 e requer uma assinatura ativa. Ele funciona com seu calendário do Exchange Online e usa seus eventos existentes para calcular a melhor duração do intervalo. Você precisa ter o painel do Copilot ativado no Outlook. O recurso aparece quando você abre uma nova solicitação de reunião ou edita um evento existente. O Copilot não adiciona buffers automaticamente; ele os propõe com base em suas configurações e dados do calendário.

Passos para Ativar e Usar o Copilot para Sugerir Intervalos

1. Abra o Outlook e crie uma nova reunião
   Vá para o Calendário do Outlook. Clique no botão Novo Evento no canto superior esquerdo. Um formulário de reunião será aberto com campos para título, participantes, data, hora e local.
2. Abra o painel do Copilot
   Na faixa de opções do formulário de reunião, clique no ícone do Copilot. Ele parece uma faísca ou uma pequena estrela. O painel do Copilot abre no lado direito da janela. Se você não vir o ícone, verifique se sua licença do Copilot para Microsoft 365 está ativa e se o suplemento não está desabilitado.
3. Selecione a opção de sugestão de intervalo
   No painel do Copilot, procure a opção Sugerir intervalos. Pode aparecer como um cartão ou um botão rotulado Adicionar buffer ou Sugerir buffer. Clique nele. O Copilot analisa seu calendário para o dia e horário selecionados.
4. Revise o intervalo sugerido
   O Copilot exibe uma duração de buffer proposta, como 10 minutos antes ou 15 minutos depois da reunião. Ele considera seus eventos existentes e qualquer tempo de deslocamento se você definiu um local. O buffer aparece como um bloco sombreado na linha do tempo do calendário.
5. Aplique o buffer à reunião
   Clique em Aplicar ou Adicionar ao evento no painel do Copilot. O intervalo é inserido na duração da reunião. O evento agora mostra o horário original da reunião mais o buffer. Por exemplo, uma reunião de 30 minutos com um buffer de 10 minutos se torna um evento de 40 minutos. O buffer fica visível para todos os participantes como parte do horário da reunião.
6. Ajuste a duração do buffer manualmente, se necessário
   Se o buffer sugerido não se encaixar na sua agenda, você pode alterá-lo. No formulário da reunião, clique no campo de horário de início ou término. Arraste o horário para aumentar ou diminuir o buffer. Ou digite um novo horário diretamente. O Copilot não substituirá alterações manuais.
7. Defina preferências padrão de buffer
   Para controlar como o Copilot sugere buffers por padrão, vá em Arquivo > Opções > Calendário. Role até a seção Copilot. Em Buffer de reunião, escolha uma duração padrão no menu suspenso: 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos ou Nenhum. Clique em OK. Essa configuração se aplica a todas as novas reuniões em que você usar o recurso de sugestão do Copilot.

Se o Copilot Não Sugerir Intervalos ou o Recurso Estiver Ausente

O painel do Copilot não mostra a opção de sugestão de buffer

A opção de sugestão de buffer pode não aparecer se sua licença do Copilot não estiver totalmente provisionada. Verifique sua assinatura no centro de administração do Microsoft 365 em Cobrança > Licenças. Verifique também se o suplemento do Copilot está ativado no Outlook: vá em Arquivo > Opções > Suplementos. Em Suplementos de Aplicativo Ativos, confirme se Copilot para Microsoft 365 está listado. Se estiver inativo, clique em Ir ao lado de Suplementos COM e marque a caixa do Copilot.

A sugestão de buffer se aplica a reuniões ou horários errados

O Copilot baseia sua sugestão nos dados do calendário disponíveis no momento em que você cria a reunião. Se você tiver vários eventos sobrepostos ou horários de trabalho não padrão, o buffer pode aparecer em um horário inesperado. Para corrigir isso, defina seu horário de trabalho no Outlook: vá em Arquivo > Opções > Calendário. Em Horário de trabalho, defina os horários de início e término. O Copilot usa esses dados para decidir onde os buffers se encaixam melhor. Você também pode ajustar manualmente o buffer após a sugestão do Copilot.

O buffer aparece no calendário, mas não bloqueia a disponibilidade

O buffer faz parte da duração da reunião e aparece como ocupado no seu calendário. Se os participantes relatarem que o buffer não aparece como ocupado, verifique suas permissões de calendário. O buffer só fica visível para outras pessoas se você configurou seu calendário para mostrar detalhes. Vá em Calendário > Permissões e certifique-se de que Livre/Ocupado ou Detalhes Completos esteja selecionado para os usuários relevantes. O Copilot não pode substituir suas configurações de compartilhamento de calendário.

Agora você pode usar o Copilot no Outlook para sugerir intervalos entre reuniões e evitar agendamentos consecutivos. Para obter os melhores resultados, defina sua preferência de buffer padrão nas Opções do Outlook e mantenha seu calendário atualizado com seu horário de trabalho. Para reuniões recorrentes, o Copilot sugere buffers cada vez que você cria uma nova instância, permitindo revisar e aplicar por evento. Uma dica avançada: se você usar o Assistente de Agendamento antes de criar a reunião, o Copilot também pode considerar a disponibilidade de todos os participantes ao propor o buffer.