Você tem um documento cheio de alterações controladas e precisa imprimir uma cópia física que mostre cada inserção, exclusão e comentário. Por padrão, o Word imprime o documento como se todas as alterações tivessem sido aceitas, o que anula o propósito de uma sessão de revisão. Este artigo explica como configurar o Word para imprimir a camada de marcação para que os revisores possam ver exatamente o que foi editado. Você aprenderá as configurações corretas na caixa de diálogo Imprimir e como evitar armadilhas comuns que ocultam as alterações controladas no papel.
Principais Conclusões: Imprimir Alterações Controladas com Marcação
- Arquivo > Imprimir > Configurações > Imprimir Todas as Páginas > Marcação de Impressão: Garante que inserções, exclusões e comentários apareçam na página impressa.
- Revisão > Mostrar Marcação > Tipos de marcação específicos: Permite escolher quais tipos de alterações controladas serão impressos, como apenas inserções e exclusões ou apenas comentários.
- Arquivo > Opções > Exibição > Opções de impressão > Imprimir texto oculto: Imprime texto formatado como oculto pelo Controle de Alterações, que está desativado por padrão.
Como o Word Lida com Alterações Controladas Durante a Impressão
Ao imprimir um documento que contém alterações controladas, o Word aplica uma visualização de layout final à página. Por padrão, o Word imprime o documento no modo Layout de Impressão com todas as alterações controladas aceitas visualmente. Isso significa que a página impressa mostra o texto como se todas as inserções estivessem incluídas e todas as exclusões removidas. Os balões de marcação no lado direito da tela não aparecem no papel, a menos que você os habilite especificamente.
A configuração principal é a caixa de seleção Marcação de Impressão dentro da caixa de diálogo Imprimir. Essa caixa de seleção instrui o Word a renderizar a marcação das alterações controladas exatamente como você a vê na tela no modo Mostrar Todas as Marcações. Sem essa caixa selecionada, o Word imprime o documento no modo Sem Marcação, que mostra a versão final sem marcas de revisão.
Antes de imprimir, você também deve garantir que o documento esteja em uma exibição que mostre a marcação. A exibição recomendada é Layout de Impressão com Mostrar Todas as Marcações selecionado na guia Revisão. Se você usar Marcação Simples, a saída impressa pode mostrar apenas uma linha vertical vermelha na margem, em vez do texto completo da alteração.
Passos para Imprimir um Documento com Todas as Alterações Controladas Visíveis
Siga estes passos para configurar o Word e imprimir alterações controladas, comentários e outras marcações em cada página.
- Alterne para a exibição Mostrar Todas as Marcações
Vá para a guia Revisão na faixa de opções. No grupo Controle, clique no menu suspenso Exibir para Revisão e selecione Mostrar Todas as Marcações. Isso garante que cada inserção, exclusão e comentário esteja visível na tela. Se você selecionar Marcação Simples, apenas a linha vermelha na margem será impressa. - Abra a caixa de diálogo Imprimir
Pressione Ctrl + P ou vá para Arquivo > Imprimir. O painel Imprimir é aberto no lado esquerdo da janela. - Marque a opção Marcação de Impressão
Em Configurações, clique no primeiro menu suspenso que diz Imprimir Todas as Páginas por padrão. Na parte inferior da lista suspensa, localize a caixa de seleção Marcação de Impressão. Clique na caixa para selecioná-la. Uma marca de seleção indica que as alterações controladas e os comentários serão impressos. - Verifique a visualização
No lado direito do painel Imprimir, revise a visualização de impressão. Você deve ver texto tachado em vermelho para exclusões, texto sublinhado em azul para inserções e balões de comentários na margem. Se a visualização mostrar texto limpo sem marcação, a caixa Marcação de Impressão não está selecionada. - Escolha tipos específicos de marcação para imprimir (opcional)
Se você quiser imprimir apenas certos tipos de alterações, vá para a guia Revisão e clique em Mostrar Marcação. Desmarque os tipos que deseja ocultar, como Formatação ou Comentários. Apenas os tipos de marcação marcados aparecerão na saída impressa. - Defina a impressora e imprima
Selecione sua impressora, ajuste cópias e intervalo de páginas conforme necessário e clique no botão Imprimir na parte superior do painel Imprimir.
Se as Alterações Controladas Ainda Não Aparecerem na Página Impressa
A caixa Marcação de Impressão é redefinida após cada trabalho de impressão
O Word não lembra a configuração Marcação de Impressão entre sessões de impressão. Cada vez que você abrir a caixa de diálogo Imprimir, deverá selecionar novamente a caixa. Isso é proposital para evitar a impressão acidental de marcação em documentos finais. Sempre verifique a visualização antes de clicar em Imprimir.
Texto oculto do Controle de Alterações não é impresso
Ao excluir texto usando o Controle de Alterações, o Word marca a exclusão como texto oculto. Por padrão, o Word não imprime texto oculto. Para imprimir o texto excluído como tachado, vá para Arquivo > Opções > Exibição. Em Opções de impressão, marque a caixa Imprimir texto oculto. Clique em OK. Agora o texto excluído aparecerá na página impressa com uma linha tachada.
Comentários são impressos no local errado ou são cortados
Os comentários aparecem em balões na margem direita. Se o documento tiver muitos comentários, eles podem transbordar a margem e ser cortados. Para corrigir isso, reduza o tamanho da fonte dos comentários indo para Revisão > Mostrar Marcação > Balões > Definir Todos os Balões para Mostrar na Margem Direita. Em seguida, ajuste o nível de zoom no Layout de Impressão para 80% ou 90% para dar mais espaço horizontal. Alternativamente, imprima em orientação paisagem para ampliar a área imprimível.
A visualização de impressão mostra marcação, mas a impressão física não
Isso geralmente acontece quando o driver da impressora não suporta a renderização de balões. Atualize o driver da impressora para a versão mais recente do site do fabricante. Se o problema persistir, salve o documento como PDF com a opção Marcação de Impressão habilitada e depois imprima o arquivo PDF. Para salvar como PDF, vá para Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS e clique em Opções. Marque Propriedades do documento e Marcas de estrutura do documento para acessibilidade e publique.
Layout de Impressão vs Mostrar Todas as Marcações: O Que Cada Exibição Imprime
| Item | Layout de Impressão (Sem Marcação) | Mostrar Todas as Marcações + Marcação de Impressão |
|---|---|---|
| Texto inserido | Incluído como texto normal | Mostrado como texto azul sublinhado |
| Texto excluído | Removido da saída | Mostrado como texto tachado em vermelho |
| Comentários | Não impressos | Impressos em balões na margem |
| Alterações de formatação | Aplicadas silenciosamente | Mostradas como marcação em balões |
| Linha vertical vermelha (barra de alteração) | Não impressa | Impressa se Marcação Simples estiver ativa |
A tabela acima mostra a diferença crítica entre imprimir com e sem a opção Marcação de Impressão. Se você precisar de uma cópia limpa do documento final, deixe Marcação de Impressão desmarcada. Se precisar de uma cópia de revisão que mostre cada edição, sempre selecione Marcação de Impressão e use a exibição Mostrar Todas as Marcações.
Agora você pode imprimir qualquer documento do Word com alterações controladas visíveis no papel. Antes de cada trabalho de impressão, lembre-se de habilitar a caixa Marcação de Impressão e verificar a visualização. Para documentos complexos com muitos comentários, mude para orientação paisagem ou reduza o nível de zoom para evitar balões cortados. Como dica avançada, crie um botão personalizado na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para a configuração Marcação de Impressão adicionando o comando Marcação de Impressão da lista Todos os Comandos nas Opções do Word, o que economiza um clique cada vez que você imprime.