Como Imprimir Sem Comentários e Controle de Alterações no Word

Ao imprimir um documento com controle de alterações ou comentários, o Word inclui essas marcações por padrão, resultando em impressões confusas com texto inserido sublinhado em vermelho, texto excluído tachado e balões de comentários nas margens. A causa é a configuração padrão de impressão do Word, que imprime o documento com as marcações exibidas. Este artigo explica como alterar as configurações de impressão para que o Word imprima o documento como se todas as alterações fossem aceitas e todos os comentários removidos, sem modificar permanentemente o documento.

Como o Word Lida com Alterações Controladas e Comentários Durante a Impressão

O Word armazena alterações controladas e comentários como camadas de metadados separadas sobre o conteúdo do documento. Ao imprimir com marcações visíveis, o Word renderiza o documento mostrando inserções, exclusões, alterações de formatação e balões de comentários. Isso é controlado por uma única opção na caixa de diálogo Imprimir chamada Print Markup. Por padrão, essa opção está ativada, o que significa que toda impressão inclui todas as marcações.

A configuração Print Markup não modifica o documento. Ela apenas instrui o Word a ignorar a camada de marcação durante o trabalho de impressão. O documento mantém todas as alterações controladas e comentários. Você pode reativar o Print Markup mais tarde para imprimir novamente com marcações.

Existem dois métodos adicionais que alcançam o mesmo resultado, mas funcionam de forma diferente. O primeiro é ocultar todas as marcações na tela antes de imprimir. O segundo é aceitar todas as alterações e excluir todos os comentários permanentemente. O primeiro método é temporário e reversível. O segundo método altera permanentemente o documento, portanto deve ser usado apenas em uma cópia do arquivo.

Imprimir Sem Marcações Usando a Caixa de Diálogo Imprimir

Este é o método mais rápido e seguro. Funciona no Word 2016, Word 2019, Word 2021 e Word para Microsoft 365 no Windows. Também funciona no Word para Mac com pequenas diferenças no layout da caixa de diálogo.

1. Abra o documento no Word
   Certifique-se de que o documento contém alterações controladas ou comentários. Se o documento não tiver marcações, essa configuração não terá efeito.
2. Pressione Ctrl+P para abrir a caixa de diálogo Imprimir
   Você também pode ir em Arquivo > Imprimir. A caixa de diálogo Imprimir mostra uma visualização do documento e uma lista de configurações à esquerda.
3. Clique no botão Imprimir Todas as Páginas em Configurações
   Este botão mostra o intervalo de páginas atual. Um menu suspenso aparece com opções de impressão.
4. Desmarque Print Markup na parte inferior da lista suspensa
   Print Markup é o último item da lista. Quando desmarcado, a visualização de impressão é atualizada imediatamente. A visualização agora mostra o documento sem alterações controladas ou balões de comentários.
5. Clique em Imprimir na parte superior da caixa de diálogo
   O Word imprime o documento como uma cópia limpa. Todas as alterações controladas e comentários são suprimidos apenas durante a impressão.

Imprimir Sem Marcações Ocultando as Marcações na Tela

Se você preferir ver o documento sem marcações antes de imprimir, pode ocultar todas as marcações na tela. Este método também impede que as marcações apareçam na impressão, pois o Word imprime o que você vê na tela.

1. Vá para a guia Revisão
   A guia Revisão está na faixa de opções na parte superior da janela do Word.
2. No grupo Controle, clique no botão Mostrar Marcação
   Uma lista suspensa aparece com opções: Comentários, Inserções e Exclusões, Formatação, Realce da Área de Marcação, Balões e Pessoas Específicas.
3. Desmarque todos os itens na lista Mostrar Marcação
   Quando todos os itens estão desmarcados, o Word oculta todas as alterações controladas e comentários na tela. O documento parece uma versão final limpa.
4. Pressione Ctrl+P para abrir a caixa de diálogo Imprimir
   Verifique se a visualização de impressão mostra o documento sem marcações. Se ainda mostrar marcações, verifique se Print Markup também está desmarcado na caixa de diálogo Imprimir.
5. Clique em Imprimir
   O Word imprime a versão limpa. Após a impressão, você pode reativar os itens de Mostrar Marcação para ver as alterações controladas novamente.

Imprimir Sem Marcações Aceitando Alterações e Excluindo Comentários

Use este método apenas quando quiser remover permanentemente todas as alterações controladas e comentários do documento. Este método altera o próprio documento. Sempre trabalhe em uma cópia do arquivo original.

1. Salve uma cópia do documento
   Pressione F12 para abrir a caixa de diálogo Salvar Como. Salve uma cópia com um novo nome, como “Versão Final.docx”. Feche o documento original.
2. Vá para a guia Revisão
   A guia Revisão contém os comandos Aceitar e Excluir.
3. No grupo Alterações, clique na seta abaixo de Aceitar
   Uma lista suspensa aparece. Selecione Aceitar Todas as Alterações. O Word aplica todas as alterações controladas ao conteúdo do documento.
4. No grupo Comentários, clique na seta abaixo de Excluir
   Uma lista suspensa aparece. Selecione Excluir Todos os Comentários do Documento. O Word remove todos os balões de comentários.
5. Pressione Ctrl+P e imprima o documento
   O documento agora não contém marcações, portanto a impressão fica limpa. Você não pode recuperar as alterações controladas originais desta cópia.

Se a Impressão Ainda Mostrar Marcações

O Word Imprime com Marcações Mesmo Após Desmarcar Print Markup

Isso pode acontecer se o documento usar marcações legadas de uma versão anterior do Word. Vá em Arquivo > Opções > Exibição. Em Opções de impressão, desmarque Imprimir texto oculto. O texto oculto é usado pelo Controle de Alterações para armazenar conteúdo excluído. Desmarque também Imprimir propriedades do documento se estiver ativado. Clique em OK e tente imprimir novamente.

A Versão Final Mostra Marcações na Visualização de Impressão, Mas Não no Documento

Alguns documentos contêm alterações de vários autores que não estão visíveis na tela, mas ainda estão armazenadas no documento. Abra a guia Revisão e clique no botão Mostrar Marcação. Certifique-se de que todos os itens estão desmarcados. Em seguida, verifique se a lista suspensa Exibir para Revisão no grupo Controle está definida como Sem Marcação ou Final. Se estiver definida como Todas as Marcações ou Original, as alterações podem aparecer na impressão.

Comentários Aparecem na Impressão Mesmo com o Controle de Alterações Oculto

Os comentários são separados das inserções e exclusões controladas. Na caixa de diálogo Imprimir, você deve desmarcar Print Markup para suprimir comentários. Ocultar comentários na tela via Mostrar Marcação também funciona. Se os comentários ainda aparecerem, vá em Arquivo > Opções > Exibição e desmarque Mostrar comentários em balões ao imprimir.

Item	Print Markup Desmarcado	Mostrar Marcação Desmarcado
Escopo	Aplica-se apenas à impressão	Aplica-se à exibição na tela e à impressão
Reversibilidade	Totalmente reversível	Totalmente reversível
Efeito no documento	Nenhum	Nenhum
Etapas necessárias	Uma caixa de seleção na caixa de diálogo Imprimir	Várias caixas de seleção na guia Revisão
Melhor para	Impressão rápida e única	Revisão na tela antes de imprimir

Agora você pode imprimir qualquer documento do Word sem que alterações controladas ou comentários apareçam na página. Use a opção Print Markup para uma impressão rápida e única. Use o método Mostrar Marcação quando quiser revisar a versão limpa na tela primeiro. Para uma cópia limpa permanente, aceite todas as alterações e exclua todos os comentários em um arquivo duplicado. Como dica avançada, crie uma macro que desative Print Markup e abra a caixa de diálogo Imprimir, economizando dois cliques cada vez que você imprimir um documento revisado.