Ao executar uma mala direta padrão no Word, cada registro da fonte de dados começa em uma nova página. Isso desperdiça papel e torna ineficiente a impressão de etiquetas, diretórios ou listas de preços. A causa é a quebra de página padrão que o Word insere após cada registro mesclado. Este artigo explica como remover essas quebras de página e empilhar vários registros em uma única página usando o recurso de mala direta e um truque específico de código de campo.
Principais conclusões: Como imprimir vários registros de mala direta por página
- Correspondências > Concluir e mesclar > Editar documentos individuais: Mescle em um novo documento onde você pode remover manualmente as quebras de página entre os registros.
- Alt+F9 para alternar códigos de campo; insira o código de campo { NEXT }: Força o Word a continuar imprimindo o próximo registro na mesma página sem uma quebra de página.
- Documento principal de mala direta do tipo Diretório: Definir o tipo de documento principal como Diretório remove as quebras de página automáticas e imprime os registros consecutivamente.
Por que a mala direta coloca cada registro em uma página separada
Por padrão, o Word trata um documento principal de mala direta como uma carta, etiqueta ou envelope. Esses tipos de documento inserem uma quebra de página após cada registro mesclado. Ao mesclar 50 registros em uma carta, você obtém 50 páginas. Esse comportamento é incorporado ao mecanismo de mala direta para garantir que cada carta comece em uma página nova.
Para colocar vários registros em uma página, você deve alterar a forma como o Word lida com a transição entre registros. Existem três métodos confiáveis: alterar o documento principal para o tipo Diretório, usar o campo { NEXT } para suprimir quebras de página ou editar o documento mesclado manualmente e remover as quebras. Cada método funciona para cenários diferentes, como catálogos, listas de preços, diretórios de contatos ou planilhas de inventário.
Método 1: Alterar o tipo de documento principal para Diretório
O tipo Diretório foi projetado para imprimir registros um após o outro sem quebras de página. Este é o método mais rápido para layouts simples, como uma lista de nomes e endereços.
- Abra o documento principal da mala direta
Abra o documento do Word que contém seus campos de mala direta e a conexão com a fonte de dados. - Vá para Correspondências > Iniciar mala direta > Diretório
Clique na guia Correspondências. No grupo Iniciar mala direta, clique em Iniciar mala direta e selecione Diretório na lista suspensa. O Word altera o tipo de documento imediatamente. - Visualize os resultados
Clique em Visualizar resultados na guia Correspondências. Você deve ver vários registros empilhados verticalmente na mesma página. - Conclua a mesclagem
Clique em Concluir e mesclar > Editar documentos individuais. Escolha Todos e clique em OK. O Word gera um novo documento com todos os registros em páginas consecutivas.
Quando o tipo Diretório não funciona
Se seu layout usar tabelas, caixas de texto ou formatação complexa, o tipo Diretório pode deslocar o conteúdo ou quebrar o alinhamento. Nesse caso, use o Método 2 com o código de campo { NEXT }.
Método 2: Usar o código de campo { NEXT } para suprimir quebras de página
O campo { NEXT } instrui o Word a buscar o próximo registro da fonte de dados sem iniciar uma nova página. Este método oferece controle total sobre o posicionamento e funciona com qualquer tipo de documento.
- Projete o layout do primeiro registro
Insira todos os campos de mesclagem para o primeiro registro. Organize texto, imagens e formatação exatamente como deseja que cada bloco apareça. - Posicione o cursor onde o próximo registro deve começar
Clique no final do bloco do primeiro registro, logo após o último campo de mesclagem ou marca de parágrafo. - Insira o campo { NEXT }
Pressione Ctrl+F9 para inserir um par de chaves de campo { }. Dentro das chaves, digite NEXT e pressione F9 para atualizar o campo. O campo mostrará a palavra NEXT, mas com sombreamento cinza. - Copie o bloco do primeiro registro
Selecione todos os campos de mesclagem e texto estático do primeiro registro. Pressione Ctrl+C para copiar. - Cole o bloco após o campo { NEXT }
Posicione o cursor após o campo { NEXT }. Pressione Ctrl+V para colar o bloco copiado. Repita esta etapa para quantos registros você quiser por página. Por exemplo, se quiser três registros por página, cole o bloco duas vezes. - Visualize a mesclagem
Clique em Visualizar resultados na guia Correspondências. O Word agora mostra vários registros na mesma página. - Conclua a mesclagem
Clique em Concluir e mesclar > Editar documentos individuais. Selecione Todos e clique em OK. Verifique se os registros fluem corretamente entre as páginas.
Importante: Não use a regra Próximo registro
O Word inclui uma regra interna chamada Próximo registro (encontrada em Correspondências > Regras > Próximo registro). Não use esta regra para vários registros em uma página. A regra Próximo registro insere uma quebra de página automaticamente. Sempre use o código de campo manual { NEXT }.
Método 3: Editar o documento mesclado manualmente
Se você já mesclou em um novo documento e cada registro está em uma página separada, pode remover as quebras de página manualmente. Este método é melhor para mesclagens únicas com um pequeno número de registros.
- Conclua uma mala direta padrão
Execute a mesclagem normalmente. Clique em Concluir e mesclar > Editar documentos individuais e gere o documento completo. - Mostre marcas de parágrafo e quebras de página
Pressione Ctrl+Shift+8 para exibir caracteres não imprimíveis. Você verá uma linha pontilhada rotulada como Quebra de página entre cada registro. - Exclua as quebras de página
Clique na linha pontilhada da quebra de página e pressione Delete. Repita para cada quebra de página entre os registros. Esse processo é tedioso para grandes conjuntos de dados. - Use Localizar e substituir para remover todas as quebras de página
Pressione Ctrl+H para abrir Localizar e substituir. Em Localizar, digite ^m (o código para uma quebra de página manual). Deixe Substituir por em branco. Clique em Substituir tudo. Isso remove todas as quebras de página de uma vez. - Ajuste o espaçamento entre os registros
Após remover as quebras, os registros podem ficar juntos. Insira uma marca de parágrafo ou uma linha em branco entre cada bloco de registro usando novamente Localizar e substituir com ^p^p (duas marcas de parágrafo) substituído por ^p.
Problemas comuns ao mesclar vários registros por página
Registros se sobrepõem ou o texto é cortado
Se o bloco de registro for mais alto que o espaço disponível na página, os registros se sobreporão. Meça a altura de um bloco de registro e divida a altura da página por esse número para encontrar o máximo de registros por página. Para uma página de carta padrão com margens de 1 polegada, a área imprimível tem cerca de 9 polegadas. Se cada registro tiver 3 polegadas de altura, você pode colocar três registros por página. Reduza o tamanho da fonte, remova espaçamento extra ou use um bloco menor para caber mais registros.
O último registro se repete em todas as páginas
Isso acontece quando o campo { NEXT } é colocado incorretamente. O campo { NEXT } deve estar dentro do bloco do primeiro registro, não depois dele. Se você colocar { NEXT } após o bloco, o Word avança para o próximo registro, mas repete o primeiro registro porque o campo está fora do bloco repetido. Mova o campo { NEXT } para o final do primeiro bloco, logo antes de colar a próxima cópia.
O Word insere páginas em branco extras
Páginas em branco aparecem quando há marcas de parágrafo vazias no final do documento principal. Após o último bloco de registro, exclua quaisquer marcas de parágrafo extras. Vá para o final do documento e pressione Backspace até que o cursor esteja diretamente após o último caractere do registro final.
Mesclagem de diretório vs. campo { NEXT }: principais diferenças
| Item | Tipo de documento Diretório | Método do código de campo { NEXT } |
|---|---|---|
| Tempo de configuração | Um clique para alterar o tipo de documento | Requer inserção manual de campo e cópia de bloco |
| Controle sobre o layout | Limitado; funciona melhor para listas simples | Controle total; funciona com tabelas, imagens e formatação complexa |
| Tratamento de quebra de página | Sem quebras de página entre registros | Sem quebras de página entre registros |
| Registros por página | Determinado pela altura da página e tamanho do bloco | Determinado por quantas vezes você cola o bloco |
| Melhor caso de uso | Diretórios de contatos, listas de preços, etiquetas | Catálogos, faturas, formulários com seções repetidas |
Após aplicar qualquer um desses métodos, você pode imprimir ou salvar o documento mesclado com vários registros por página. Para mesclagens recorrentes, salve o documento principal com os campos { NEXT } no lugar para que você só precise atualizar a fonte de dados na próxima vez. Use o tipo Diretório para listas rápidas e simples e o campo { NEXT } para layouts complexos que exigem posicionamento preciso.