Como Adicionar um Índice a um Documento do Word

Um índice no Word ajuda os leitores a localizar rapidamente termos, tópicos e nomes específicos em um documento longo. Em vez de rolar dezenas de páginas, o leitor pode procurar uma palavra-chave e encontrar o número exato da página onde ela aparece. O Word constrói o índice automaticamente depois que você marca cada entrada que deseja incluir. Este artigo explica como marcar entradas de índice, gerar o índice e atualizá-lo quando o documento mudar.

O que o recurso de índice faz e o que você precisa antes de começar

O recurso de índice no Word examina seu documento em busca de texto marcado especialmente e compila uma lista desses termos com seus números de página. Você controla exatamente quais palavras aparecem no índice. O Word não adivinha nem detecta termos automaticamente. Você deve marcar cada entrada manualmente ou usar um arquivo de concordância para marcação em lote.

Antes de começar, certifique-se de que seu documento tenha quebras de página e quebras de seção finalizadas. Adicionar ou remover conteúdo após gerar o índice deslocará os números de página. Você precisará atualizar o índice para corresponder ao novo layout de página. Nenhuma ferramenta externa ou complemento é necessário. O recurso está integrado ao Word para Windows e Word para Mac.

Entendendo entradas principais e subentradas

Uma entrada principal é o termo primário que um leitor procura, como “Formatação”. Uma subentrada é um termo mais específico agrupado sob a entrada principal, como “Parágrafo” sob “Formatação”. O Word recua as subentradas abaixo da entrada principal no índice gerado. Você também pode criar uma entrada de referência cruzada que aponta para outro termo, por exemplo “Consulte Formatação”.

Pré-requisito: Finalize a estrutura do documento

Termine de escrever e editar o documento antes de marcar as entradas de índice. Se você mover grandes blocos de texto depois, os números de página no índice ficarão incorretos. Use os estilos de título do Word (Título 1, Título 2, etc.) para organizar o conteúdo. O índice não depende dos títulos, mas um documento bem estruturado torna a marcação de entradas mais previsível.

Passos para marcar entradas de índice e gerar o índice

1. Selecione o termo que deseja indexar
   Destaque a palavra ou frase no documento. Por exemplo, selecione “marca d’água” se quiser que os leitores encontrem todas as páginas que mencionam marcas d’água.
2. Abra a caixa de diálogo Marcar Entrada de Índice
   Vá para a guia Referências e clique em Marcar Entrada no grupo Índice. Como alternativa, pressione Alt+Shift+X. A caixa de diálogo abre com o texto selecionado já preenchido no campo Entrada principal.
3. Configure as opções da entrada
   Na caixa de diálogo, você pode editar o texto da Entrada principal. Para adicionar uma subentrada, digite-a no campo Subentrada. Para criar uma referência cruzada, selecione Referência cruzada e digite o termo de destino. Mantenha a opção Página atual selecionada para mostrar o número da página. Clique em Marcar para marcar apenas esta ocorrência. Clique em Marcar Todas para marcar todas as ocorrências desse texto exato no documento.
4. Feche a caixa de diálogo e continue marcando
   Após marcar, a caixa de diálogo permanece aberta para que você possa selecionar o próximo termo no documento e repetir o processo. O Word insere um código de campo XE (Entrada de Índice) oculto ao lado de cada termo marcado. Esses campos não são impressos e não aparecem no documento final, a menos que você mostre marcas de formatação.
5. Posicione o cursor onde deseja o índice
   Vá para o final do documento ou para uma página de índice dedicada. Insira uma quebra de página, se necessário. Vá para a guia Referências e clique em Inserir Índice no grupo Índice.
6. Escolha as opções de formatação do índice
   Na caixa de diálogo Índice, selecione o número de colunas (geralmente 2), o estilo de caractere de tabulação e o formato (Do modelo, Clássico, Sofisticado, Moderno, etc.). Marque a caixa Alinhar números de página à direita se quiser que os números de página fiquem alinhados à margem direita. Clique em OK. O Word gera a tabela de índice na posição do cursor.

Usando um arquivo de concordância para marcação em lote

Se o documento contiver muitos termos repetidos, crie um documento separado do Word que liste cada termo em uma tabela de duas colunas. A primeira coluna contém a palavra a ser marcada. A segunda coluna contém o texto da entrada de índice. Salve o arquivo. Em seguida, no documento principal, vá em Referências > Inserir Índice > Marcação Automática. Selecione o arquivo de concordância. O Word marca automaticamente todas as ocorrências de cada termo na tabela. Esse método economiza tempo em documentos grandes.

Erros comuns e limitações ao trabalhar com índices

Os números de página no índice não correspondem às páginas reais

Isso acontece quando você adiciona ou remove conteúdo após gerar o índice. Para corrigir, clique com o botão direito em qualquer lugar dentro da tabela de índice e selecione Atualizar Campo. Ou clique no índice e pressione F9. O Word recalcula todos os números de página com base no layout atual do documento.

Marcar Todas cria entradas duplicadas para pequenas variações

Se o mesmo termo aparecer com capitalização ou pontuação diferente, Marcar Todas trata cada variação como uma entrada separada. Por exemplo, “Word” e “word” produzem duas entradas de índice. Para evitar isso, selecione todas as ocorrências manualmente ou use um arquivo de concordância com o texto exato como aparece.

Entradas de índice desaparecem após salvar e reabrir

Os campos XE ocultos permanecem no documento mesmo que você não os veja. Se a tabela de índice estiver faltando, você pode tê-la excluído acidentalmente. Reinsira o índice seguindo as etapas 5 e 6 acima. Os campos XE ainda estão presentes, então o índice será regenerado corretamente.

Subentradas não são recuadas no índice gerado

Isso ocorre quando você digita a subentrada no campo Entrada principal em vez do campo Subentrada. Abra a caixa de diálogo Marcar Entrada de Índice para essa ocorrência e mova o texto para o campo correto. Em seguida, atualize o índice com F9.

Item	Marcar Entrada (Manual)	Marcação Automática (Arquivo de Concordância)
Tempo de configuração	Lento para muitas entradas; rápido para poucas	Rápido para muitas entradas após a criação do arquivo
Controle sobre subentradas	Controle total por ocorrência	Limitado ao que está na tabela de concordância
Risco de duplicatas	Baixo se você marcar manualmente	Maior se os termos tiverem várias formas
Melhor para	Documentos curtos com 10 a 50 termos de índice	Documentos longos com centenas de termos repetidos

Depois de gerar o índice, pressione Ctrl+A e depois F9 para atualizar todos os campos no documento, incluindo o índice. Isso garante que os números de página estejam precisos antes de imprimir ou compartilhar. Para uma aparência profissional, aplique os estilos de parágrafo internos Índice 1 e Índice 2 para ajustar o tamanho da fonte, o recuo e o espaçamento das entradas de índice.