Como Imprimir com Controle de Alterações Visível

Você precisa imprimir um documento do Word que mostre todas as edições, inserções, exclusões e comentários feitos durante o processo de revisão. Por padrão, o Word imprime o documento em seu estado final aceito, o que oculta todas as alterações controladas. Este artigo explica como configurar as opções de impressão do Word para que a cópia impressa exiba cada alteração exatamente como aparece na tela.

O Controle de Alterações é um recurso de edição colaborativa que marca cada modificação com um sublinhado colorido, tachado ou balão. Ao imprimir, o Word usa a configuração “Imprimir” para decidir se deve gerar o documento com ou sem essas marcas. Alterar essa configuração é um processo de duas etapas que leva menos de 30 segundos.

Você aprenderá a definir o intervalo de impressão, selecionar “Lista de marcações” ou “Documento mostrando marcações” e verificar a visualização antes de imprimir. O artigo também aborda problemas comuns, como balões de marcação ausentes, comentários que não são impressos e como restaurar a impressão normal depois.

Entendendo a Configuração Imprimir para Controle de Alterações

O mecanismo de impressão do Word usa um menu suspenso oculto chamado “Imprimir” para determinar o conteúdo enviado para a impressora. Esse menu não fica visível até que você abra a caixa de diálogo Imprimir completa ou expanda a seção “Configurações” na visualização de Impressão do backstage. A configuração padrão é “Documento”, que imprime o documento como se todas as alterações tivessem sido aceitas — nenhuma marcação aparece.

Para imprimir com o Controle de Alterações visível, você deve alterar essa configuração para “Documento mostrando marcações”. Essa opção instrui o Word a renderizar o documento com todas as inserções controladas sublinhadas e coloridas, exclusões mostradas com tachado e alterações de formatação destacadas. Os comentários aparecem em balões na margem direita, exatamente como na tela no modo Mostrar Todas as Marcações.

Uma segunda opção, “Lista de marcações”, imprime apenas uma lista tabular de cada alteração — autor, data, hora, tipo de alteração e o texto exato afetado. Essa lista não contém o corpo do documento. Use-a quando precisar de uma trilha de auditoria em vez de uma cópia legível do conteúdo.

A configuração “Imprimir” é por sessão. Após imprimir, o Word retorna à configuração padrão “Documento” na próxima vez que você abrir a caixa de diálogo Imprimir. Esse comportamento evita a impressão acidental de marcações em documentos posteriores.

Etapas para Imprimir um Documento com Controle de Alterações Visível

Siga estas etapas para imprimir qualquer documento do Word com todas as alterações controladas, comentários e marcas de formatação incluídos na saída.

1. Abra a caixa de diálogo Imprimir
   Pressione Ctrl+P no teclado. O Word abre a visualização de Impressão do backstage. O painel direito mostra uma prévia do documento. O painel esquerdo contém a seleção da impressora e as configurações.
2. Expanda a seção Configurações
   Abaixo do nome da impressora, localize o grupo “Configurações”. Clique na primeira caixa suspensa — geralmente diz “Imprimir Todas as Páginas” por padrão. Um menu com várias opções aparece.
3. Selecione Imprimir
   Passe o cursor sobre o último item do menu suspenso chamado “Imprimir”. Um submenu é aberto com três opções: Documento, Documento mostrando marcações e Lista de marcações.
4. Escolha Documento mostrando marcações
   Clique em Documento mostrando marcações. O painel de prévia é atualizado para exibir inserções como texto sublinhado colorido, exclusões como texto tachado e comentários em balões à direita. Se a prévia permanecer inalterada, verifique se o Controle de Alterações está ativado (Revisão > Controle de Alterações) e se o documento contém pelo menos uma alteração controlada.
5. Defina a impressora e as cópias
   Selecione sua impressora no menu suspenso Impressora. Insira o número de cópias na caixa Cópias. Verifique outras configurações adicionais, como agrupamento ou orientação da página.
6. Imprima o documento
   Clique no grande botão Imprimir na parte superior do painel esquerdo. O Word envia o documento com todas as marcações para a impressora selecionada.

Método Alternativo: Imprimir Apenas uma Lista de Marcações

Se você precisar de um registro impresso de cada alteração sem o corpo do documento, use a opção Lista de marcações.

1. Abra a caixa de diálogo Imprimir
   Pressione Ctrl+P.
2. Vá para Configurações > Imprimir Todas as Páginas > Imprimir > Lista de marcações
   Clique no menu suspenso Imprimir Todas as Páginas, passe o cursor sobre Imprimir e selecione Lista de marcações. A prévia muda para mostrar uma tabela com colunas para Autor, Data, Hora, Tipo e Texto.
3. Imprimir
   Clique em Imprimir. A saída é uma tabela de várias páginas listando cada alteração controlada na ordem em que aparecem no documento.

Problemas Comuns ao Imprimir Controle de Alterações

Comentários ou Balões Estão Ausentes na Impressão

Se comentários ou balões de revisão não aparecerem na página impressa, o documento pode estar configurado para mostrar marcações em linha em vez de em balões. Vá para Revisão > Mostrar Marcações > Balões e selecione Mostrar apenas comentários e formatação em balões ou Mostrar todas as revisões em linha. Para saída impressa com comentários visíveis, use “Mostrar apenas comentários e formatação em balões”. Em seguida, repita as etapas de impressão acima.

A Página Impressa Parece Diferente da Visualização na Tela

A exibição na tela do Word usa o modo “Mostrar Todas as Marcações” por padrão, mas a configuração Imprimir substitui essa visualização. Se a impressão ainda parecer errada, verifique se você selecionou “Documento mostrando marcações” e não “Documento”. Verifique também se o documento não está no modo Mostrar Marcação Simples, que oculta todas as alterações na tela, mas não afeta a impressão — apenas a configuração Imprimir controla a saída.

As Alterações Controladas São Impressas em Todas as Páginas Mesmo Quando Quero uma Cópia Limpa

Após imprimir com marcações, o Word redefine a configuração Imprimir para “Documento” na próxima vez que você abrir a caixa de diálogo Imprimir. Se as marcações continuarem aparecendo, feche e reabra o documento, ou defina manualmente Imprimir de volta para “Documento” antes de imprimir. Essa configuração não é persistente entre sessões.

A Prévia de Impressão Mostra uma Página em Branco ou Conteúdo Ausente

Isso geralmente acontece quando o documento contém alterações controladas que afetam quebras de página, como parágrafos excluídos ou quebras de seção inseridas. Mude para o Modo Rascunho (Exibição > Rascunho) para ver o conteúdo completo e imprima a partir daí. Alternativamente, aceite todas as alterações temporariamente antes de imprimir e depois desfaça as aceitações.

Configurações de Impressão: Documento com Marcações vs Lista de Marcações vs Documento Limpo

Item	Documento Mostrando Marcações	Lista de Marcações	Documento (Limpo)
O que aparece na impressão	Corpo completo do documento com inserções sublinhadas, exclusões tachadas e comentários em balões	Uma tabela de cada alteração com autor, data, hora, tipo e texto afetado — sem o corpo do documento	Versão final do documento com todas as alterações aceitas — nenhuma marcação visível
Melhor caso de uso	Revisão, revisão jurídica ou envio de cópia física mostrando todas as edições	Trilha de auditoria, registro de alterações ou registro de conformidade	Distribuição final, envio ao cliente ou impressão de cópia limpa
Impacto na contagem de páginas	Maior — balões e texto tachado aumentam a contagem de linhas	Moderado — uma linha por alteração, independentemente do tamanho do documento	Normal — igual à versão aceita
Atalho de teclado para selecionar	Ctrl+P depois Alt+S depois Alt+W depois Alt+M	Ctrl+P depois Alt+S depois Alt+W depois Alt+L	Ctrl+P depois Alt+S depois Alt+W depois Alt+D

Agora você pode imprimir qualquer documento do Word com todas as alterações controladas e comentários visíveis na saída. Para alternar rapidamente entre as visualizações de marcação, use os atalhos de teclado listados na tabela. Para impressão rotineira de documentos revisados, considere criar um botão na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para a caixa de diálogo Imprimir, economizando dois cliques. Se você precisar com frequência de uma cópia com marcações e uma cópia limpa, imprima a versão com marcações primeiro, depois altere Imprimir de volta para Documento e imprima novamente — o Word não lembra a configuração anterior automaticamente.