Passo a Passo do Fluxo de Solicitação de Acesso a Dados Pessoais do Microsoft Copilot

Quando um indivíduo solicita à sua organização uma cópia dos dados pessoais processados pelo Microsoft Copilot, você precisa responder de forma legal e rápida. O portal de conformidade do Microsoft 365 Purview oferece uma ferramenta dedicada de Solicitação de Titular de Dados para essa tarefa. Este artigo detalha as etapas exatas para localizar, revisar e exportar dados pessoais relacionados ao Copilot para um usuário específico. Você aprenderá a configurar a pesquisa, entender quais dados o Copilot armazena e entregar a exportação ao solicitante dentro do prazo exigido.

Quais Dados Pessoais do Copilot Estão Sujeitos a uma DSAR

O Microsoft Copilot processa dados pessoais por meio de prompts do usuário, respostas geradas e logs de interação. Quando um usuário envia uma consulta no Copilot para Microsoft 365, o sistema armazena o texto do prompt, o texto da resposta e metadados como carimbo de data/hora e identificador do usuário. Esses dados são retidos em caixas de correio do Exchange Online, sites do SharePoint Online e logs de auditoria do Microsoft 365, dependendo do serviço do Copilot utilizado.

O fluxo de Solicitação de Acesso a Dados Pessoais no Microsoft Purview pesquisa nessas fontes de dados. Ele não pesquisa arquivos locais do dispositivo ou serviços de terceiros. O escopo da pesquisa abrange interações do Copilot nos aplicativos do Microsoft 365, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Teams e Outlook. Quaisquer dados pessoais armazenados nessas interações do Copilot devem ser incluídos na resposta da DSAR.

Antes de iniciar o fluxo, você precisa dos seguintes pré-requisitos:

• Função de Administrador Global ou Gerente de Descoberta Eletrônica atribuída no Microsoft 365
• Assinatura licenciada do Microsoft 365 E5 ou Microsoft 365 E5 Conformidade
• Nome de usuário principal do titular dos dados para direcionar a pesquisa
• Um intervalo de datas definido para a pesquisa, a fim de limitar o escopo

Etapas para Criar e Executar uma DSAR do Copilot no Microsoft Purview

O fluxo utiliza a solução de Descoberta Eletrônica (Premium) no Purview. Siga estas etapas para criar um caso, executar uma pesquisa, revisar os resultados e exportar os dados para o solicitante.

1. Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com sua conta de administrador. Selecione Descoberta Eletrônica > Descoberta Eletrônica (Premium) no menu de navegação à esquerda.
2. Crie um novo caso de DSAR
   Clique na guia Casos e depois em Criar um caso. Insira um nome para o caso, como “DSAR – João Silva – Dados do Copilot”, e adicione uma descrição. Defina as permissões de acesso para incluir apenas os gerentes de descoberta eletrônica que processarão esta solicitação.
3. Adicione o titular dos dados como custodiante
   Dentro do caso, vá para Fontes > Custodiantes. Clique em Adicionar custodiante e pesquise o titular dos dados pelo nome ou nome de usuário principal. Selecione o usuário e clique em Avançar. Na página de configurações, certifique-se de que a caixa de correio e o OneDrive for Business estejam incluídos como fontes de dados.
4. Crie uma consulta de pesquisa para dados do Copilot
   Vá para Pesquisas e clique em Nova pesquisa. Nomeie a pesquisa como “Pesquisa de Interações do Copilot”. No campo de consulta, insira:
   ComplianceTag:"CopilotInteraction" AND From:"usuario@dominio.com"
   Substitua o e-mail pelo nome de usuário principal do titular dos dados. Defina o intervalo de datas para corresponder à janela de tempo da DSAR. Clique em Pesquisar.
5. Revise os resultados da pesquisa
   Após a conclusão da pesquisa, clique no nome da pesquisa para abrir o painel de resultados. Revise o resumo mostrando o número de itens encontrados. Clique em Revisar amostra para inspecionar um subconjunto dos dados. Verifique se os resultados contêm prompts e respostas do Copilot para o titular dos dados.
6. Exporte os resultados da pesquisa
   Clique em Ações > Exportar resultados. Escolha CSV para dados estruturados ou PST para conteúdo de caixa de correio. Selecione as opções de exportação, como desduplicação e nomenclatura de arquivos. Clique em Exportar e aguarde a conclusão do trabalho de exportação. Baixe os arquivos exportados para um local seguro.
7. Revise e faça a redação, se necessário
   Abra o arquivo CSV ou PST exportado. Revise cada interação do Copilot em busca de dados pessoais de terceiros que precisam ser redigidos antes da entrega. Use o Excel ou um visualizador de PST para remover ou mascarar dados que não pertencem ao solicitante.
8. Entregue os dados ao solicitante
   Empacote o arquivo revisado em um arquivo protegido por senha. Envie o arquivo para o titular dos dados usando um método de entrega seguro, como e-mail criptografado ou um link de transferência segura de arquivos. Inclua uma carta de apresentação explicando o formato dos dados e o período de retenção da solicitação.

Problemas Comuns ao Processar Solicitações DSAR do Copilot

A pesquisa não retorna resultados para interações do Copilot

Isso geralmente significa que o filtro ComplianceTag está incorreto ou os dados do Copilot ainda não foram indexados. Verifique se o usuário possui licenças ativas do Copilot e se usou o Copilot dentro do intervalo de datas. Confirme se o local da pesquisa inclui a caixa de correio do Exchange Online do usuário. Se o usuário usar o Copilot no Teams, certifique-se de que os dados de chat do Teams também estejam incluídos no escopo da pesquisa, adicionando o local do Teams na consulta de pesquisa.

O arquivo de exportação é muito grande para baixar

O Purview limita arquivos de exportação únicos a 10 GB. Se a pesquisa retornar mais dados, divida a pesquisa por intervalo de datas. Crie pesquisas separadas para cada mês ou trimestre. Exporte cada lote individualmente. Combine os arquivos menores após o download usando um utilitário de compactação.

O titular dos dados solicita exclusão em vez de exportação

Uma DSAR pode incluir uma solicitação de apagamento sob o Artigo 17 do GDPR. No Purview, você não pode excluir dados do Copilot diretamente dos resultados da pesquisa. Em vez disso, use o centro de administração do Microsoft 365 para excluir o conteúdo da caixa de correio do usuário ou use a ação de exclusão de pesquisa de conteúdo do Purview. Observe que os logs de interação do Copilot nos logs de auditoria não podem ser excluídos; eles são retidos para fins de conformidade.

Item	Descoberta Eletrônica (Premium) DSAR	Pesquisa Manual no Centro de Administração do Exchange
Escopo da pesquisa	Caixa de correio, OneDrive, SharePoint, Teams, logs do Copilot	Apenas caixa de correio
Filtro para dados do Copilot	Sim, usando o filtro ComplianceTag	Nenhum filtro integrado
Formato de exportação	CSV, PST ou arquivos nativos	Apenas PST
Ferramentas de redação	Conjunto de revisão com redação	Não disponível
Tempo para conclusão	30 minutos a 2 horas	1 a 4 horas, dependendo do tamanho da caixa de correio

A abordagem de Descoberta Eletrônica (Premium) é o método recomendado para DSARs do Copilot, pois fornece o filtro ComplianceTag e as ferramentas de conjunto de revisão. A pesquisa manual não oferece esses recursos.

Agora você tem um fluxo completo para processar uma Solicitação de Acesso a Dados Pessoais para dados pessoais do Microsoft Copilot. Comece criando um caso no Purview Descoberta Eletrônica (Premium) e adicionando o titular dos dados como custodiante. Use o filtro ComplianceTag para isolar as interações do Copilot de outros conteúdos. Após a exportação, revise e faça a redação dos dados antes de entregá-los ao solicitante. Como dica avançada, agende uma pesquisa mensal recorrente para todos os usuários ativos do Copilot, para que você possa responder às DSARs mais rapidamente quando elas chegarem.