Configurações de Retenção de Conversas do Microsoft Copilot: Como Configurar

O Microsoft Copilot armazena suas conversas para melhorar as respostas e permitir que você retome bate-papos anteriores. Por padrão, o Copilot retém o histórico de conversas por um período definido, mas sua organização pode ter políticas que exijam retenção mais curta ou mais longa. Se você gerencia o Copilot para sua empresa, precisa saber onde essas configurações estão e como ajustá-las. Este artigo explica as opções de retenção disponíveis no centro de administração do Microsoft 365 e no painel de configurações do Copilot, e fornece instruções passo a passo para configurá-las.

O Que São as Configurações de Retenção de Conversas do Copilot?

As configurações de retenção de conversas do Copilot determinam por quanto tempo o sistema armazena seu histórico de bate-papo. Esse histórico inclui prompts, respostas e quaisquer dados que o Copilot referencie durante uma conversa. A retenção se aplica tanto à interface de bate-papo do Copilot quanto ao Copilot incorporado em aplicativos do Microsoft 365 como Word, Excel e Teams.

Existem duas camadas de configurações de retenção. As configurações de nível de locatário são gerenciadas por um administrador global do Microsoft 365 ou um administrador do Copilot no centro de administração do Microsoft 365. As configurações de nível de usuário aparecem no painel do Copilot em Configurações > Privacidade. A configuração do locatário substitui a configuração do usuário quando ambas estão configuradas.

Os períodos de retenção variam de 1 dia a 90 dias, ou você pode optar por nunca excluir conversas. O período de retenção padrão é de 30 dias para a maioria das assinaturas empresariais do Microsoft 365. Quando uma conversa atinge o fim de seu período de retenção, o Copilot a exclui permanentemente. Os usuários não podem recuperar conversas excluídas.

Pré-requisitos para Configurar a Retenção

Para alterar as configurações de retenção no nível do locatário, você precisa de uma das seguintes funções de administrador: Administrador Global, Administrador do Copilot ou Administrador de Conformidade. Para alterar a retenção no nível do usuário, o usuário deve ter uma licença do Copilot atribuída. As configurações de retenção estão disponíveis para o Copilot com assinaturas Microsoft 365 E3, E5, Business Standard, Business Premium e Copilot Pro.

Passos para Configurar a Retenção no Nível do Locatário no Centro de Administração

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha a função de Administrador Global ou Administrador do Copilot.
2. Abra as configurações do Copilot
   No menu de navegação à esquerda, selecione Configurações e depois Copilot. Se você não vir o Copilot no menu Configurações, expanda a lista selecionando Mostrar tudo.
3. Navegue até Fontes de dados
   Na página de configurações do Copilot, selecione a guia Fontes de dados. Esta guia mostra as opções de retenção de dados para conversas do Copilot.
4. Defina o período de retenção
   Em Retenção do histórico de conversas, selecione uma das seguintes opções:
   – 1 dia
   – 7 dias
   – 30 dias (padrão)
   – 90 dias
   – Nunca excluir
   Selecione Salvar para aplicar a alteração. O novo período de retenção se aplica a todas as novas conversas. As conversas existentes seguem o período de retenção anterior até expirarem.

Passos para Configurar a Retenção no Nível do Usuário no Painel do Copilot

1. Abra o Copilot em um aplicativo do Microsoft 365
   Abra Word, Excel, PowerPoint ou Teams. Selecione o ícone do Copilot na faixa de opções ou o botão do Copilot no canto superior direito da janela.
2. Abra o painel de configurações do Copilot
   No painel do Copilot, selecione o ícone de engrenagem Configurações localizado próximo ao canto superior direito do painel.
3. Vá para as configurações de Privacidade
   No menu Configurações, selecione Privacidade. Esta seção lista opções relacionadas ao tratamento de dados e ao histórico de conversas.
4. Ajuste a retenção do histórico de conversas
   Em Histórico de conversas, selecione seu período de retenção preferido. As opções disponíveis são as mesmas das configurações de nível de locatário. Se o administrador do locatário definiu uma política, as opções de nível de usuário podem ficar esmaecidas. Selecione Aplicar para salvar sua escolha.

Se as Configurações de Retenção Não Forem Aplicadas Corretamente

A configuração do locatário substitui a configuração do usuário, mas o usuário ainda vê conversas antigas

Quando você altera o período de retenção no nível do locatário, as conversas existentes mantêm sua data de expiração original. Apenas novas conversas usam o novo período de retenção. Para forçar todas as conversas a seguir a nova política, você deve excluir manualmente o histórico de conversas existente no centro de administração do Microsoft 365. Vá para Configurações > Copilot > Fontes de dados e selecione Excluir todo o histórico de conversas. Esta ação remove todas as conversas armazenadas de todos os usuários imediatamente.

O usuário não consegue ver a seção Privacidade nas configurações do Copilot

Isso geralmente acontece quando o usuário não possui uma licença do Copilot atribuída. Verifique a atribuição da licença no centro de administração do Microsoft 365 em Usuários > Usuários ativos. Selecione o usuário e depois selecione Licenças e aplicativos. Confirme se Microsoft Copilot está marcado. Se a licença estiver presente, mas a seção Privacidade ainda não aparecer, peça ao usuário para sair de todos os aplicativos do Microsoft 365 e entrar novamente.

As conversas do Copilot são excluídas antes do fim do período de retenção

Uma política de conformidade do Microsoft Purview pode estar excluindo dados do Copilot antes do período definido nas configurações de retenção do Copilot. Verifique o portal de conformidade do Microsoft Purview em Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção. Procure por qualquer política que inclua Grupos do Microsoft 365, Exchange Online ou SharePoint Online como destino. Se essa política tiver um período de retenção mais curto, ela substituirá a configuração específica do Copilot. Ajuste a política do Purview ou exclua os dados do Copilot dela.

Retenção de Conversas do Copilot: Configurações do Locatário vs. Usuário

Item	Configuração de Nível do Locatário	Configuração de Nível do Usuário
Onde configurar	Centro de administração do Microsoft 365 > Configurações > Copilot > Fontes de dados	Painel do Copilot > Configurações > Privacidade > Histórico de conversas
Quem pode alterar	Administrador Global, Administrador do Copilot, Administrador de Conformidade	Qualquer usuário licenciado do Copilot
Opções de retenção	1, 7, 30, 90 dias ou nunca excluir	1, 7, 30, 90 dias ou nunca excluir
Aplica-se a	Todos os usuários no locatário	Apenas o usuário conectado
Substitui a configuração do usuário	Sim, quando ambas estão configuradas	Não, a configuração do locatário tem precedência
Afeta conversas existentes	Não, apenas novas conversas	Não, apenas novas conversas

A tabela acima resume as principais diferenças entre os dois níveis de configuração. Use a configuração do locatário quando precisar de uma política de retenção uniforme em toda a organização. Use a configuração do usuário quando quiser permitir que usuários individuais escolham seu próprio período de retenção e sua organização não tiver um requisito de conformidade que exija uma duração específica.

Agora você pode configurar as configurações de retenção de conversas do Copilot no nível do locatário ou do usuário. Comece decidindo qual período de retenção atende às necessidades de governança de dados da sua organização. Se precisar impor um período de retenção específico para conformidade, defina-o no nível do locatário e informe aos usuários que suas configurações pessoais não o substituirão. Para um controle mais granular, revise suas políticas de retenção do Microsoft Purview para garantir que não entrem em conflito com suas configurações do Copilot.