Criar um plano de boas-vindas estruturado para novos funcionários exige tempo e coordenação entre várias equipes. Você precisa redigir uma mensagem de boas-vindas personalizada, agendar treinamentos, designar um mentor e configurar acessos de TI, tudo antes da data de início. O Copilot no Microsoft 365 pode gerar esses materiais a partir de um único prompt, extraindo dados do sistema de RH, SharePoint e Teams da sua empresa. Este artigo mostra como escrever prompts eficazes e construir um fluxo de integração completo usando o Copilot.
Principais Conclusões: Prompts do Copilot para Integração de Novos Funcionários
- Copilot no Teams > Caixa de composição > Comando “/” > “Gerar plano de integração”: Inicia uma cadeia de prompts que cria um cronograma da primeira semana, e-mail de boas-vindas e lista de tarefas a partir de uma única solicitação.
- Copilot no Word > Prompt “Criar uma mensagem de boas-vindas para [Nome]”: Gera um modelo de e-mail personalizado incluindo variáveis de cargo, gestor e data de início.
- Copilot no SharePoint > Prompt “Resumir checklist de integração para [Departamento]”: Extrai documentos existentes do site de RH e compila uma lista de verificação passo a passo para o gestor de contratação.
Visão Geral dos Prompts do Copilot para Integração
Os prompts do Copilot são comandos em linguagem natural que instruem a IA a recuperar, resumir ou gerar conteúdo a partir dos dados do Microsoft 365. Para integração, esses prompts acessam os sites do SharePoint, canais do Teams e o Microsoft Graph da sua organização para produzir um plano de boas-vindas personalizado e em conformidade com as políticas da empresa.
Antes de começar, confirme que seu locatário do Microsoft 365 possui licenças do Copilot atribuídas aos usuários que criarão os prompts. A equipe de RH, gestores de contratação e administradores de TI precisam de uma licença do Copilot para Microsoft 365. Além disso, garanta que os documentos relevantes de integração, como o manual do funcionário, checklist de configuração de TI e visão geral de benefícios, estejam armazenados em um site do SharePoint que o Copilot possa acessar.
Os prompts funcionam melhor quando você inclui contexto específico: nome do novo funcionário, cargo, departamento, data de início e gestor. Você também pode referenciar arquivos existentes pelo nome, por exemplo “o checklist de integração de TI no site de RH do SharePoint”.
Passos para Criar um Plano de Boas-Vindas Completo com o Copilot
Os passos a seguir guiam você na geração de um e-mail de boas-vindas, um cronograma da primeira semana e uma lista de tarefas. Execute cada passo no aplicativo correspondente do Microsoft 365.
Passo 1: Gerar um E-mail de Boas-Vindas Personalizado no Word
- Abra o Copilot no Word
Inicie o Microsoft Word e clique no ícone do Copilot na faixa de opções Início ou selecione o painel do Copilot na guia Exibir. O painel abre no lado direito do documento. - Redija o prompt do e-mail de boas-vindas
Digite o seguinte prompt na caixa de composição do Copilot: “Crie um e-mail de boas-vindas para Sarah Chen, que começa em 17 de março como Analista de Dados Sênior no departamento Financeiro. O gestor dela é David Park. Inclua uma breve introdução da empresa, um link para o manual do funcionário e uma lista dos compromissos da primeira semana.” Pressione Enter. - Revise e insira o resultado
O Copilot gera um rascunho do e-mail. Verifique se os nomes, datas e links estão corretos. Clique em “Inserir” para colocar o texto no documento. Edite qualquer texto de espaço reservado, como a URL real do manual do funcionário.
Passo 2: Construir um Cronograma da Primeira Semana no Teams
- Abra o Copilot no Teams
Vá para o Microsoft Teams e abra qualquer chat ou canal. Na caixa de composição, digite uma barra “/” e selecione “Copilot” no menu. Como alternativa, clique no ícone do Copilot no canto superior direito da barra de aplicativos. - Prompt para um cronograma
Insira este prompt: “Gere um cronograma de integração da primeira semana para um novo Analista de Dados Sênior. Inclua uma reunião de 30 minutos com o gestor direto na segunda-feira, um almoço em equipe na quarta-feira, uma sessão de configuração de TI de 1 hora na terça-feira e um treinamento de 2 horas nas ferramentas de análise da empresa na quinta-feira. Exclua a tarde de sexta-feira para leitura autônoma. Use blocos de 9h às 17h.” Pressione Enter. - Exporte o cronograma
O Copilot retorna uma tabela com colunas de dia, horário, atividade e responsável. Clique no botão “Copiar” na resposta do Copilot e cole a tabela em um novo evento de calendário do Teams ou em uma lista do SharePoint. Ajuste os horários para coincidir com o horário comercial local.
Passo 3: Criar uma Lista de Tarefas de TI e RH no SharePoint
- Abra o Copilot no SharePoint
Navegue até o site de RH do SharePoint. Clique no ícone do Copilot na barra de navegação superior. Se o ícone não estiver visível, clique no botão “Novo” e selecione “Copilot” no menu suspenso. - Prompt para uma lista de tarefas
Digite: “Resuma as tarefas do checklist de integração de TI e do checklist de integração de RH que devem ser concluídas antes da data de início do novo funcionário. Agrupe por responsável: TI, RH e Gestor. Exiba como uma lista numerada.” Pressione Enter. - Salve a lista de tarefas
O Copilot exibe uma lista consolidada. Clique em “Copiar” e cole a lista em um novo item de lista do SharePoint ou em um documento do Word. Compartilhe o documento com as equipes de TI e RH por meio de um link.
Passo 4: Combinar Tudo em um Único Plano de Boas-Vindas
- Use o Copilot no Word para mesclar os resultados
Abra um novo documento do Word. No painel do Copilot, digite: “Crie um documento de plano de boas-vindas que inclua o e-mail de boas-vindas do rascunho anterior, o cronograma da primeira semana e a lista de tarefas. Formate com os títulos: Mensagem de Boas-Vindas, Cronograma da Primeira Semana e Tarefas Pré-Início.” Pressione Enter. - Insira e revise
O Copilot monta as peças. Verifique se todas as seções estão presentes e se nenhum dado confidencial de outros locatários aparece. Salve o documento como “Plano de Boas-Vindas para Novo Funcionário – [Nome]” no site de RH do SharePoint.
Problemas Comuns ao Usar Prompts do Copilot para Integração
O Copilot produz texto genérico sem detalhes específicos da empresa
Isso acontece quando o prompt não faz referência a um site ou documento específico do SharePoint. Adicione o nome do site ou arquivo ao seu prompt. Por exemplo, em vez de “criar um e-mail de boas-vindas”, escreva “criar um e-mail de boas-vindas usando o modelo do site de RH do SharePoint > Modelos > Modelo de E-mail de Boas-Vindas”. O Copilot então fundamenta a saída nesse arquivo.
O cronograma gerado não corresponde ao horário comercial ou fuso horário
O Copilot usa o horário comercial padrão de 9h às 17h no fuso horário do locatário. Se sua equipe trabalha em horários diferentes, especifique-os no prompt. Adicione uma frase como “Use 8h às 18h no Horário do Pacífico” ou “Exclua o almoço das 12h às 13h”.
O Copilot não encontra o checklist de integração no SharePoint
O arquivo pode estar em um site que o Copilot não pode acessar devido a permissões. Verifique se o usuário que executou o prompt tem pelo menos acesso de leitura ao site. Além disso, confirme se o nome do arquivo está escrito corretamente no prompt. Se o arquivo estiver em um site restrito, mova uma cópia para um site onde a equipe de RH tenha permissões de edição.
Opções de Prompt do Copilot para Integração: Word vs Teams vs SharePoint
| Item | Copilot no Word | Copilot no Teams | Copilot no SharePoint |
|---|---|---|---|
| Saída principal | Texto do documento formatado | Tabela de cronograma e resumo do chat | Lista de tarefas resumida do conteúdo do site |
| Melhor para | E-mails de boas-vindas, cartas de oferta, trechos do manual | Cronogramas diários, convites de reunião, designação de mentores | Listas de tarefas, resumos de políticas, verificações de conformidade |
| Fonte de dados | Documento atual, arquivos anexados, Microsoft Graph | Histórico de chat, calendário, canais do Teams | Páginas do site do SharePoint, listas e bibliotecas de documentos |
| Limite de caracteres do prompt | Cerca de 2000 caracteres | Cerca de 1000 caracteres | Cerca de 1000 caracteres |
| Requer link do SharePoint | Não, mas recomendado para precisão | Não | Sim, para um site específico |
Cada aplicativo produz um tipo diferente de saída. Use o Word para documentos polidos, o Teams para agendamento em tempo real e o SharePoint para reunir conteúdo existente. Você pode encadear as saídas copiando de um aplicativo e colando em outro.
Depois de criar o plano de boas-vindas, teste os prompts com um perfil de novo funcionário de amostra para verificar se todas as saídas estão precisas. Armazene seus prompts mais eficazes em um bloco de anotações compartilhado do OneNote para que a equipe de RH possa reutilizá-los sem reescrever.