Você tem uma reunião agendada no Outlook e precisa convidar alguém novo. O organizador original pode estar indisponível, ou você precisa delegar a participação. Encaminhar o convite da reunião é o método padrão para essa tarefa.
Essa ação envia o item de calendário como um anexo de e-mail. O novo destinatário pode então adicionar a reunião ao próprio calendário. Este artigo explica as etapas para encaminhar uma reunião a partir da sua exibição de calendário.
Principais Conclusões: Encaminhar uma Reunião no Outlook
- Encaminhar da Exibição de Calendário: Abre a reunião como um e-mail com o item de calendário anexado para você enviar.
- Anexo iCalendar (.ics): O item encaminhado é enviado como um arquivo que o destinatário pode clicar duas vezes para adicionar ao calendário.
- Encaminhar vs. Encaminhar como iCalendar: Use o comando Encaminhar padrão; a opção iCalendar é para usuários que não usam Outlook.
Entendendo o Encaminhamento de Reuniões no Outlook
Quando você encaminha uma reunião do seu calendário do Outlook, você não está alterando a lista oficial de participantes gerenciada pelo organizador. Você está enviando uma cópia dos detalhes da reunião. O destinatário recebe um e-mail com um arquivo .ics anexado.
Clicar duas vezes nesse arquivo solicita que ele aceite a reunião, o que a adiciona ao calendário dele. Isso é útil para informar colegas sobre reuniões que eles devem participar ou para delegar seu lugar. O organizador da reunião não será notificado automaticamente sobre essa ação de encaminhamento.
Você precisa ter a reunião aberta no seu calendário para realizar essa ação. Funciona para reuniões que você organizou e para reuniões para as quais foi convidado. O processo é idêntico no Outlook para Microsoft 365 no Windows 11 e Windows 10.
Passos para Encaminhar um Convite de Reunião
Siga estas etapas para enviar uma reunião do seu calendário para uma nova pessoa. Certifique-se de estar no módulo de Calendário do Outlook.
- Abra seu Calendário do Outlook
Clique no ícone de calendário no painel de navegação inferior esquerdo ou vá para a guia Exibir e selecione Calendário. - Localize e abra a reunião
Navegue até a data da reunião. Clique duas vezes no evento da reunião na sua exibição de calendário para abri-lo em uma nova janela. - Clique no botão Encaminhar
Na janela da reunião aberta, procure o botão Encaminhar no grupo Responder na guia Reunião. Clique uma vez. - Enderece o novo e-mail
Uma nova mensagem de e-mail será aberta com a reunião anexada como um arquivo .ics. No campo Para, insira o endereço de e-mail do novo participante. - Adicione uma mensagem e envie
Você pode digitar uma nota explicativa no corpo do e-mail. Clique no botão Enviar para encaminhar o convite da reunião.
Usando o Método de Clique com o Botão Direito
Você também pode encaminhar sem abrir totalmente a janela da reunião.
- Clique com o botão direito na reunião na grade do calendário
Na sua exibição de calendário, encontre a reunião e clique com o botão direito nela. - Selecione Encaminhar
No menu de contexto que aparece, escolha Encaminhar. Isso abre a mesma janela de composição de e-mail com a reunião anexada. - Complete e envie o e-mail
Adicione o endereço de e-mail do destinatário, qualquer mensagem e clique em Enviar.
Erros Comuns e Limitações
O Destinatário Diz que Não Recebeu a Reunião
A reunião foi enviada como um anexo de e-mail. O destinatário deve verificar a pasta de Lixo Eletrônico. Ele precisa abrir o arquivo .ics anexado e clicar em Aceitar para adicioná-lo ao calendário. Apenas receber o e-mail não adiciona o evento.
Encaminhar uma Reunião Não Atualiza a Lista do Organizador
A lista de participantes do organizador original da reunião permanece inalterada. Se o novo participante precisar ser um participante oficial, você deve contatar o organizador para enviar um novo convite da série de reuniões original.
Não é Possível Encaminhar uma Reunião Marcada como Privada
Se o organizador da reunião marcou o compromisso como Privado, você não pode encaminhar seus detalhes. A opção Encaminhar ficará esmaecida. Você precisará solicitar os detalhes diretamente ao organizador.
Confusão Entre Encaminhar e Encaminhar como iCalendar
O comando Encaminhar é o correto para a maioria dos usuários. A opção Encaminhar como iCalendar no mesmo menu é projetada para enviar para alguém que usa um aplicativo de calendário que não seja o Outlook. Para encaminhamento típico de Outlook para Outlook, use o botão Encaminhar padrão.
Encaminhar vs. Adicionar Participante: Principais Diferenças
| Item | Encaminhar Reunião | Adicionar Participante (Apenas Organizador) |
|---|---|---|
| Quem pode fazer | Qualquer participante atual | Apenas o organizador da reunião |
| Efeito na lista de participantes | Nenhuma alteração; envia uma cópia | Atualiza oficialmente a reunião |
| Notificação do organizador | Não automática | N/A; organizador realiza a ação |
| Ação do destinatário | Deve abrir o anexo .ics | Recebe um convite direto do Outlook |
| Melhor para | Informar ou delegar para outros | Expandir formalmente a lista de participantes |
Agora você pode encaminhar com sucesso qualquer reunião do seu calendário do Outlook para uma nova pessoa. O destinatário receberá um e-mail que poderá usar para adicionar o evento. Para uma atualização mais formal, peça ao organizador da reunião para usar a função Adicionar Participante do convite original. Lembre-se de que usar o Assistente de Agendamento após o encaminhamento pode ajudar o novo participante a verificar o horário da reunião em relação ao próprio calendário.