Você precisa de uma maneira rápida de ver todos os e-mails não lidos ou sinalizados em várias caixas postais. Verificar manualmente cada pasta é lento e ineficiente. O Outlook inclui um recurso chamado Pastas de Pesquisa que fornece uma visão virtual dinâmica das mensagens com base nos critérios definidos. Este artigo mostrará como configurar Pastas de Pesquisa para coletar automaticamente itens não lidos ou sinalizados.
Principais Conclusões: Criando e Gerenciando Pastas de Pesquisa no Outlook
- Pasta > Nova Pasta de Pesquisa: Abre a caixa de diálogo principal para criar uma nova pasta virtual com base em critérios predefinidos ou personalizados.
- Filtro de e-mails não lidos ou para acompanhamento: Critérios pré-construídos que reúnem instantaneamente todos os e-mails não lidos ou sinalizados das pastas selecionadas.
- Pasta de Pesquisa > Personalizar esta Pasta de Pesquisa: Permite modificar os critérios e o escopo de uma Pasta de Pesquisa existente após a criação.
Entendendo as Pastas de Pesquisa do Outlook
Uma Pasta de Pesquisa não é uma pasta física que armazena cópias dos seus e-mails. É uma pesquisa salva que exibe itens correspondentes às suas regras em uma única visão virtual. As mensagens permanecem em suas pastas originais, como Caixa de Entrada ou Itens Enviados. As Pastas de Pesquisa são atualizadas em tempo real à medida que novas mensagens chegam ou as existentes são marcadas como lidas ou sem sinalização.
Você precisa de uma assinatura do Microsoft 365, Outlook 2021, 2019 ou 2016 para as etapas deste artigo. Sua conta deve estar configurada no Outlook, não em um navegador da web. As Pastas de Pesquisa funcionam com contas Exchange, Microsoft 365, IMAP e POP3, mas alguns critérios avançados são limitados com POP3.
Usos Comuns para Pastas de Pesquisa
Além de rastrear e-mails não lidos ou sinalizados, as Pastas de Pesquisa podem monitorar e-mails de pessoas específicas, itens com anexos ou mensagens enviadas apenas para você. Elas são poderosas para gerenciamento de projetos ou filtragem de comunicação de alta prioridade sem classificação manual.
Passos para Criar uma Pasta de Pesquisa para E-mails Não Lidos
Siga estas etapas para criar uma Pasta de Pesquisa que mostre todos os e-mails não lidos de suas caixas postais.
- Navegue até a guia Pasta
Abra o Outlook e clique na guia Pasta na faixa de opções na parte superior da janela. - Clique em Nova Pasta de Pesquisa
No grupo Novo na guia Pasta, selecione o botão Nova Pasta de Pesquisa. Isso abre uma caixa de diálogo com categorias de modelos. - Selecione o modelo de e-mails não lidos
Na caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa, role para baixo no painel Selecionar uma Pasta de Pesquisa. Clique em Ler E-mails para expandi-lo e escolha E-mails não lidos. - Escolha o escopo da pesquisa
Na seção Personalizar Pasta de Pesquisa na parte inferior, clique no botão Procurar. Você pode selecionar pastas específicas para pesquisar, como apenas a Caixa de Entrada, ou marcar a caixa da sua caixa postal principal para incluir todas as pastas. Clique em OK após fazer sua seleção. - Crie e nomeie a pasta
Clique em OK na caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa. O Outlook criará a Pasta de Pesquisa e a listará no Painel de Pastas sob Pastas de Pesquisa. Clique com o botão direito na nova pasta e selecione Renomear para dar um nome descritivo, como Todos os Itens Não Lidos.
Passos para Criar uma Pasta de Pesquisa para E-mails Sinalizados
Este processo cria uma pasta mostrando todos os e-mails que você sinalizou para acompanhamento.
- Abra a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa
Vá para a guia Pasta e clique em Nova Pasta de Pesquisa, como antes. - Selecione o modelo Para acompanhamento
Na caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa, encontre a seção Organizar E-mails na lista. Selecione a opção chamada Para acompanhamento. - Personalize os critérios de sinalização
Abaixo da lista principal, você verá um menu suspenso rotulado Mostrar itens sinalizados como. Clique nele para escolher um tipo de sinalização específico, como Hoje, Amanhã, Esta Semana ou Sem Data. O padrão é Qualquer sinalização. - Defina o escopo da pasta
Clique no botão Procurar para escolher quais pastas de e-mail incluir na pesquisa. Para uma visão completa, selecione sua conta de caixa postal principal. Clique em OK. - Finalize e renomeie
Clique em OK para criar a Pasta de Pesquisa. Encontre-a em Pastas de Pesquisa no painel de navegação. Renomeie-a para algo como Todos os Itens Sinalizados clicando com o botão direito e escolhendo Renomear.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
A Pasta de Pesquisa Não Mostra E-mails
Se sua nova Pasta de Pesquisa estiver vazia, primeiro verifique os critérios. Clique com o botão direito na Pasta de Pesquisa, escolha Personalizar esta Pasta de Pesquisa e verifique as configurações. Certifique-se de ter selecionado as pastas de e-mail corretas no menu Procurar. Para e-mails sinalizados, confirme se as mensagens realmente têm uma sinalização de acompanhamento aplicada.
Problemas de Desempenho com Caixas Postais Grandes
Pastas de Pesquisa que escaneiam todas as pastas em uma caixa postal muito grande podem tornar o Outlook lento. Para melhorar o desempenho, limite o escopo. Em vez de pesquisar Todas as Caixas Postais, use o botão Procurar para selecionar apenas as pastas específicas que você precisa monitorar, como Caixa de Entrada e algumas pastas de projeto.
Não é Possível Mover Itens de uma Pasta de Pesquisa
Você não pode arrastar um e-mail de uma Pasta de Pesquisa para outra pasta para movê-lo. A Pasta de Pesquisa é apenas uma visão. Para mover uma mensagem, abra a pasta original onde o e-mail está armazenado, como sua Caixa de Entrada, e mova-o de lá. O item desaparecerá da Pasta de Pesquisa se não corresponder mais aos critérios.
Pastas de Pesquisa Não Sincronizam Entre Dispositivos
As Pastas de Pesquisa criadas no aplicativo de desktop do Outlook são locais para aquele computador e perfil de usuário do Windows. Elas não sincronizam com o Outlook na web ou com os aplicativos móveis do Outlook. Você deve recriar a Pasta de Pesquisa em cada dispositivo onde precisar dela.
Tipos de Pasta de Pesquisa e Seus Melhores Usos
| Item | Pasta de Pesquisa de E-mails Não Lidos | Pasta de Pesquisa de E-mails Sinalizados |
|---|---|---|
| Uso Principal | Caixa de entrada centralizada para todas as mensagens não lidas em várias pastas | Sistema de rastreamento para e-mails marcados para acompanhamento ou ação |
| Melhor Para | Triagem diária e garantir que nenhuma mensagem passe despercebida | Gerenciamento de projetos e listas de tarefas pessoais |
| Flexibilidade de Critérios | Limitado ao status lido/não lido | Pode filtrar por data de sinalização específica, como Hoje ou Esta Semana |
| Impacto no Desempenho | Baixo a moderado, dependendo do número total de pastas | Baixo, pois itens sinalizados são tipicamente menos numerosos |
| Compatibilidade de Conta | Funciona com todos os tipos de conta (Exchange, IMAP, POP3) | Funciona melhor com Exchange e IMAP; o status de sinalização pode não sincronizar com POP3 |
Agora você pode criar Pastas de Pesquisa para visualizar instantaneamente todos os e-mails não lidos ou sinalizados sem sair da sua visualização da caixa de entrada. Tente criar uma Pasta de Pesquisa personalizada usando o modelo E-mails de pessoas específicas para monitorar contatos importantes. Para controle avançado, use a opção Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada e defina regras com várias condições.