Talvez você precise monitorar e-mails específicos, como os de um cliente ou com uma determinada palavra-chave, sem pesquisar manualmente toda vez. As Pastas de Pesquisa do Outlook oferecem uma visão dinâmica e sempre atualizada das mensagens que correspondem aos seus critérios. Este artigo explica como criar e usar essas pastas para automatizar o rastreamento de e-mails.
Principais conclusões: Criar Pastas de Pesquisa Persistente
- Comando Nova Pasta de Pesquisa: Abre a caixa de diálogo para definir critérios personalizados para mensagens que você deseja rastrear automaticamente.
- Personalizar Pasta de Pesquisa > botão Escolher: Permite criar uma consulta detalhada usando campos como remetente, destinatário, assunto e intervalos de datas.
- Seleção do local da Pasta de Pesquisa: Determina qual caixa de correio ou arquivo de dados a Pasta de Pesquisa examinará, como sua Caixa de Entrada ou todas as caixas de correio.
Entendendo as Pastas de Pesquisa do Outlook
Uma Pasta de Pesquisa é uma pasta virtual que exibe todos os itens de e-mail que correspondem a um conjunto de condições de pesquisa. Ela não armazena cópias das mensagens, mas fornece uma visualização ao vivo dos itens localizados em suas pastas de correio reais. A pasta é atualizada automaticamente à medida que novos e-mails chegam ou itens existentes são movidos, excluídos ou alterados.
Este recurso requer uma conta POP, IMAP ou Microsoft Exchange. As Pastas de Pesquisa são salvas no seu arquivo de dados do Outlook e persistem entre as sessões. Você pode criar várias Pastas de Pesquisa para diferentes projetos, clientes ou status, como todos os e-mails não lidos ou itens sinalizados.
Etapas para Criar uma Nova Pasta de Pesquisa
- Abra a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa
No painel de pastas do Outlook, clique com o botão direito em Pastas de Pesquisa e selecione Nova Pasta de Pesquisa. Como alternativa, vá para a guia Pasta na faixa de opções e clique em Nova Pasta de Pesquisa. - Selecione um modelo ou crie uma pasta personalizada
A caixa de diálogo mostra modelos predefinidos, como E-mail não lido ou E-mail de pessoas específicas. Para uma consulta personalizada, role até o final da lista e selecione Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada. - Clique no botão Escolher para definir critérios
Após selecionar Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada, clique no botão Escolher. Isso abre a janela Critérios da Pasta de Pesquisa, onde você cria sua consulta. - Monte sua consulta de pesquisa
Use as guias na janela Critérios. Na guia Mensagens, insira termos no campo Pesquisar pela(s) palavra(s). Use os campos De ou Enviado para para pessoas específicas. As guias Mais Opções e Avançado oferecem filtros para categorias, importância, anexos e intervalos de datas. - Selecione o escopo da pesquisa e nomeie a pasta
De volta à caixa de diálogo principal Nova Pasta de Pesquisa, use o menu suspenso Pesquisar e-mail em para escolher um local como sua Caixa de Entrada ou Todas as Caixas de Correio. Digite um nome descritivo para sua Pasta de Pesquisa no campo na parte superior da caixa de diálogo. - Crie a pasta
Clique em OK. O Outlook criará a nova Pasta de Pesquisa e a listará em Pastas de Pesquisa no painel de navegação. Ela será preenchida imediatamente com as mensagens correspondentes.
Erros Comuns e Limitações
A Pasta de Pesquisa não mostra resultados ou está vazia
Isso geralmente acontece se os critérios de pesquisa forem muito específicos ou contiverem um erro de digitação. Verifique novamente os nomes no campo De e a ortografia das palavras-chave. Além disso, verifique se o escopo Pesquisar e-mail em inclui as pastas onde suas mensagens estão armazenadas. Por exemplo, se você selecionar uma caixa de correio específica, mas os e-mails alvo estiverem em um arquivo PST, eles não aparecerão.
Não é possível editar ou modificar uma Pasta de Pesquisa existente
Clique com o botão direito na Pasta de Pesquisa e selecione Personalizar esta Pasta de Pesquisa. Clique no botão Escolher para reabrir a janela de critérios e ajustar seus filtros. Observe que você não pode alterar o escopo da pesquisa subjacente após a criação. Para um escopo diferente, você deve criar uma nova Pasta de Pesquisa.
O desempenho da Pasta de Pesquisa está lento
Consultas complexas que examinam grandes caixas de correio ou vários arquivos de dados podem causar lentidão. Simplifique os critérios evitando termos amplos, como pesquisar uma única palavra comum em todos os itens de e-mail. Considere problemas de indexação; certifique-se de que a Pesquisa do Windows esteja ativada e tenha terminado de indexar seus arquivos de dados do Outlook.
Tipos de Pasta de Pesquisa e Seus Usos
| Item | Pasta de Pesquisa Predefinida | Pasta de Pesquisa Personalizada |
|---|---|---|
| Uso Principal | Acesso rápido a visualizações filtradas comuns, como e-mail não lido | Rastreamento de critérios de e-mail específicos de projetos ou complexos |
| Complexidade de Configuração | Criação com um clique a partir de um modelo | Requer configuração manual de vários critérios |
| Flexibilidade de Critérios | Fixa, limitada aos parâmetros do modelo | Altamente flexível usando todos os campos disponíveis do Outlook |
| Exemplo | E-mail sinalizado para acompanhamento hoje | Todos os e-mails de dominio.com com a palavra fatura recebidos nos últimos 30 dias |
Agora você pode rastrear automaticamente e-mails importantes criando Pastas de Pesquisa persistentes. Tente configurar uma pasta para e-mails do seu gerente marcados como alta importância. Para gerenciamento avançado, use a guia Avançado dos critérios da Pasta de Pesquisa para filtrar por categorias de mensagens específicas ou campos personalizados que você definiu.