Você precisa manter uma cópia offline permanente de e-mails importantes da sua caixa de correio do Outlook. Salvar um e-mail como arquivo MSG cria uma cópia independente que contém todos os dados originais da mensagem. Este artigo fornece as etapas para salvar e-mails individuais e pastas inteiras no computador para arquivamento ou transferência.
Principais conclusões: Salvando e-mails como arquivos MSG
- Arquivo > Salvar como: Use este caminho de menu para salvar um único e-mail selecionado como arquivo MSG em qualquer local do seu PC.
- Arrastar e soltar no Explorador de Arquivos: Arraste um e-mail da sua lista do Outlook diretamente para uma pasta do Windows para criar um arquivo MSG instantaneamente.
- Exportar para um arquivo PST: Use Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar para arquivar pastas inteiras, que podem ser abertas posteriormente no Outlook.
O que é um arquivo MSG e por que você precisa dele
Um arquivo MSG é um contêiner de arquivo único para um item do Outlook, como um e-mail, contato ou compromisso de calendário. Ele preserva o conteúdo completo, incluindo remetente, destinatários, assunto, corpo, anexos e carimbos de data/hora. Esse formato é nativo do Outlook e pode ser aberto com um duplo clique para exibir o e-mail em uma nova janela, mesmo em outro computador sem a conexão original com a caixa de correio.
Salvar e-mails como arquivos MSG é ideal para criar registros legais, transferir mensagens específicas para colegas ou manter um backup local separado da sua caixa de correio no servidor. É diferente de imprimir um e-mail em PDF ou encaminhá-lo, pois o arquivo MSG permanece um item funcional do Outlook. Você precisa de permissão de gravação em uma pasta do computador ou em uma unidade de rede para salvar os arquivos.
Passos para salvar e-mails como arquivos MSG individuais
Você pode salvar um ou vários e-mails de cada vez usando o comando Salvar como. Esse método dá a você controle sobre o nome do arquivo e o local de salvamento de cada mensagem.
- Selecione o e-mail na sua caixa de correio
Na sua pasta de e-mail do Outlook, clique uma vez no e-mail que deseja salvar. Para salvar vários e-mails, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique em cada um. - Abra a caixa de diálogo Salvar como
Vá para a guia Arquivo na faixa de opções. No menu que aparece, clique em Salvar como. O atalho de teclado Alt, F, A também abre essa caixa de diálogo. - Escolha o local de salvamento e o tipo de arquivo
Na janela Salvar como, navegue até a pasta do computador onde deseja o backup. O campo Salvar como tipo já estará definido como Formato de Mensagem do Outlook (*.msg). Não altere isso. - Nomeie e salve o arquivo
Digite um nome descritivo para o arquivo no campo Nome do arquivo. Clique em Salvar. O Outlook criará um arquivo MSG para cada e-mail selecionado na pasta escolhida.
Usando arrastar e soltar para um salvamento rápido
Para um método mais rápido, você pode arrastar e-mails diretamente do Outlook para uma pasta do Windows.
- Abra o Explorador de Arquivos
Abra o Explorador de Arquivos do Windows e navegue até a área de trabalho ou a pasta onde deseja os arquivos MSG. - Selecione e arraste o e-mail
No Outlook, clique no e-mail que deseja salvar. Arraste-o da lista de mensagens e solte-o na janela aberta do Explorador de Arquivos. - Verifique o arquivo criado
Um novo arquivo MSG aparecerá na pasta. O nome dele será o assunto do e-mail. Você pode renomeá-lo como qualquer outro arquivo.
Erros comuns e limitações a evitar
Salvar um arquivo MSG não o remove da sua caixa de correio
Salvar um e-mail como arquivo MSG cria apenas uma cópia. O e-mail original permanece na sua caixa de correio do Outlook. Se quiser excluir a cópia do servidor após salvar, você deve excluí-la manualmente da pasta. Os dois arquivos não estão vinculados.
Arquivos MSG de resultados de pesquisa podem não ser salvos corretamente
Se você realizar uma pesquisa no Outlook e tentar salvar um e-mail do painel de resultados da pesquisa, a operação pode falhar. Sempre navegue até a pasta real que contém o e-mail, como sua Caixa de Entrada ou Itens Enviados, antes de usar Salvar como. Isso garante que o Outlook possa acessar todas as propriedades do item.
E-mails muito grandes com anexos grandes
Um arquivo MSG inclui todos os anexos. Um e-mail com um arquivo de vídeo de 100 MB criará um arquivo MSG de 100 MB. Esteja atento ao espaço de armazenamento ao salvar muitos e-mails grandes. Você não pode salvar um e-mail sem seus anexos usando o método padrão Salvar como.
Métodos de backup: MSG vs exportação de arquivo PST
| Item | Arquivo MSG Individual | Exportação de Arquivo PST |
|---|---|---|
| Melhor para | Fazer backup de alguns e-mails específicos | Arquivar pastas inteiras ou anos de e-mails |
| Gerenciamento de arquivos | Muitos arquivos separados para gerenciar | Um único arquivo contêiner grande |
| Abrir o backup | Clique duas vezes em cada arquivo MSG | Abra o PST no Outlook via Arquivo > Abrir e Exportar |
| Funcionalidade de pesquisa | Deve pesquisar usando o Windows | Pode pesquisar no Outlook após abrir o PST |
| Estrutura de pastas | Perdida; todos os e-mails são arquivos planos | Preserva a hierarquia original de pastas |
Agora você tem uma cópia local confiável dos seus e-mails importantes. Use o método Salvar como para mensagens individuais críticas e considere o recurso de exportação PST em Arquivo > Abrir e Exportar para backups completos de pastas. Para arquivamento avançado, você pode usar macros VBA para automatizar o salvamento de lotes de e-mails como arquivos MSG com base em regras como data ou remetente.