Ao usar o Copilot no Outlook para redigir respostas ou compor novas mensagens, o texto gerado pode não corresponder ao seu tom ou estilo pessoal. Você pode ver uma linguagem formal quando prefere uma abordagem concisa ou direta. Isso acontece porque o Copilot usa um modelo base genérico que não aprende automaticamente seus padrões de escrita. Este artigo explica como fornecer amostras de escrita pessoais para treinar o Copilot no Outlook, para que seus rascunhos soem mais como você.
Fornecer amostras de escrita dá ao Copilot um texto de referência que reflete seu vocabulário, estrutura de frases e nível de formalidade preferido. O processo envolve selecionar e-mails existentes ou compor mensagens de exemplo e armazená-las em um local que o Copilot possa acessar. Depois que as amostras estiverem disponíveis, o Copilot as usa como dados de base para ajustar sua saída. Este guia aborda as licenças necessárias do Microsoft 365, a configuração de armazenamento e as etapas exatas para fornecer suas amostras de escrita pessoais.
Ao final deste artigo, você saberá como selecionar e-mails de amostra adequados, onde armazená-los e como referenciá-los em seus prompts do Copilot. Você também aprenderá quais tipos de amostras de escrita funcionam melhor e quais limitações esperar.
Principais Conclusões: Treinando o Copilot no Outlook com Sua Própria Escrita
- Armazenamento no OneDrive ou SharePoint: Armazene suas amostras de escrita pessoais em uma pasta que o Copilot possa indexar, como a pasta Documentos do seu OneDrive ou uma biblioteca de documentos do SharePoint.
- Licença do Copilot para Microsoft 365: Necessária para que o Copilot acesse seus arquivos pessoais e os use como dados de base ao redigir no Outlook.
- Sintaxe de referência no prompt: Inclua uma frase como “Com base nas minhas amostras de escrita na pasta chamada MeuEstilo” no prompt do Copilot no Outlook para ativar a personalização.
Como o Copilot no Outlook Usa Amostras de Escrita Pessoais
O Copilot no Outlook gera rascunhos de respostas e novas mensagens usando modelos de linguagem grandes que não são pré-treinados no seu estilo de escrita individual. Por padrão, a saída reflete um tom neutro e profissional. Para fazer o texto gerado corresponder à sua voz pessoal, você deve fornecer exemplos da sua própria escrita. O Copilot pode então analisar esses exemplos e aplicar padrões semelhantes a novos rascunhos.
O recurso que permite isso é chamado de recuperação de dados de base (grounded data retrieval). O Copilot acessa arquivos armazenados no seu Microsoft Graph, que inclui e-mails em sua caixa de correio e documentos no seu OneDrive ou SharePoint. Quando você inclui uma referência a um arquivo ou pasta específico em seu prompt, o Copilot lê esse conteúdo e o usa como contexto para a resposta gerada. Isso não é um processo de treinamento que atualiza o modelo base. Em vez disso, o Copilot trata suas amostras de escrita como contexto temporário para a sessão atual.
Pré-requisitos para Usar Amostras de Escrita Pessoais
Antes de começar, confirme que você atende a estes requisitos:
- Uma licença do Copilot para Microsoft 365 atribuída à sua conta. O Copilot Pro não inclui acesso aos dados do seu Microsoft Graph para base.
- Outlook para Windows, Outlook na web ou Outlook para Mac com o painel lateral do Copilot ativado.
- Uma coleção de pelo menos três a cinco mensagens de e-mail ou documentos que você escreveu. Eles devem ser recentes e refletir seu tom típico.
- As amostras de escrita devem estar armazenadas em um local que o Copilot possa indexar, como a pasta Documentos do seu OneDrive ou uma biblioteca de documentos do SharePoint onde você tenha permissões de edição.
Etapas para Fornecer Amostras de Escrita Pessoais ao Copilot no Outlook
Siga estas etapas para preparar suas amostras de escrita e instruir o Copilot a usá-las ao redigir mensagens.
- Selecione suas melhores amostras de escrita
Abra sua pasta Itens Enviados no Outlook. Escolha de três a cinco mensagens de e-mail que você compôs e que representam seu estilo natural de escrita. Procure mensagens onde o tom, o comprimento das frases e o vocabulário correspondam a como você deseja que o Copilot escreva. Evite mensagens que contenham dados confidenciais ou informações pessoais que você não queira que o Copilot leia. Copie o texto de cada amostra em um documento separado do Word ou arquivo de texto simples. - Salve as amostras no OneDrive ou SharePoint
Crie uma nova pasta chamada MeuEstilo ou algo semelhante na pasta Documentos do seu OneDrive. Salve cada arquivo de amostra de escrita nessa pasta. Use nomes de arquivo descritivos, como ExemploRespostaVendas.docx ou AcompanhamentoCliente.txt. Se você trabalha em equipe, pode armazenar a pasta em uma biblioteca de documentos do SharePoint que você possui. O Copilot pode acessar arquivos em ambos os locais, desde que você tenha a licença correta. - Abra o Outlook e inicie um novo rascunho
No Outlook, selecione Novo E-mail ou responda a uma mensagem existente. Clique no ícone do Copilot na faixa de opções ou no painel lateral do Copilot para abrir o painel de redação. Digite seu prompt como faria normalmente, por exemplo “Redija uma resposta agradecendo ao cliente pelo feedback.” - Adicione uma referência às suas amostras de escrita no prompt
Estenda seu prompt com uma frase que informe ao Copilot onde encontrar suas amostras. Escreva: “Com base nas minhas amostras de escrita na pasta chamada MeuEstilo no meu OneDrive.” Você também pode referenciar um arquivo específico: “Use o tom e o estilo do arquivo ExemploRespostaVendas.docx no meu OneDrive.” O Copilot lê o conteúdo desses arquivos e ajusta o rascunho gerado de acordo. - Revise e refine o rascunho gerado
O Copilot produz um rascunho que tenta corresponder às suas amostras. Leia o rascunho com atenção. Se o tom ainda não estiver correto, ajuste seu prompt. Você pode adicionar instruções mais específicas, como “Mantenha frases com menos de 20 palavras” ou “Use um tom casual com contrações.” Você também pode substituir o arquivo de amostra por um exemplo melhor e repetir o prompt.
Método Alternativo: Usar um Modelo de Prompt Salvo
Se você usa frequentemente as mesmas amostras de escrita, pode salvar um modelo de prompt em um documento do Word ou no Copilot Lab. Escreva o prompt completo incluindo a referência ao arquivo, depois copie e cole cada vez que precisar usar o Copilot no Outlook. Isso economiza tempo e garante consistência.
Erros Comuns e Limitações ao Treinar o Copilot com Amostras de Escrita
Mesmo quando você fornece amostras de escrita, o Copilot pode não replicar perfeitamente seu estilo na primeira tentativa. Entender as armadilhas comuns ajuda a obter melhores resultados mais rapidamente.
O Copilot Ignora as Amostras de Escrita
Se o Copilot produzir um rascunho que não reflita suas amostras, a causa mais provável é que a referência ao arquivo em seu prompt seja ambígua. Certifique-se de que o nome da pasta ou do arquivo esteja exato. Use o caminho completo quando possível, por exemplo “pasta MeuEstilo em Documentos do OneDrive.” Confirme também que o arquivo está salvo em um local que o Copilot possa acessar. Arquivos armazenados no disco rígido local ou em uma pasta não indexada não são acessíveis.
Amostras de Escrita Contêm Estilos Misturados
Se suas amostras incluírem mensagens formais e casuais, o Copilot pode produzir uma saída inconsistente. Selecione amostras que compartilhem um tom consistente. Por exemplo, se você deseja respostas casuais, use apenas e-mails casuais. Se precisar de comunicação formal com clientes, use apenas amostras formais. Manter as amostras uniformes ajuda o Copilot a identificar o padrão correto.
O Copilot Retorna Saída Genérica em Vez de Dados Específicos do Locatário
Quando o Copilot não encontra seu arquivo, ele recai para seu modelo padrão e produz texto genérico. Verifique se sua licença do Copilot para Microsoft 365 está ativa e se você está conectado com a conta correta. Abra seu OneDrive em um navegador e confirme que o arquivo existe na pasta que você referenciou. Se o arquivo estiver no SharePoint, certifique-se de ter pelo menos acesso de leitura à biblioteca de documentos.
Amostras de Escrita São Muito Curtas
Uma única frase ou um e-mail muito curto não dá contexto suficiente ao Copilot. Cada amostra deve ter pelo menos três a cinco frases. Amostras mais longas que incluam saudações, corpo do texto e encerramentos produzem melhores resultados porque o Copilot pode aprender a estrutura completa de suas mensagens.
Copilot no Outlook: Redação Padrão vs. Personalizada
| Item | Redação Padrão do Copilot | Personalizada com Amostras de Escrita |
|---|---|---|
| Tom da saída | Neutro e formal | Corresponde ao tom da amostra |
| Comprimento da frase | Média de 20-25 palavras | Baseado no seu comprimento típico |
| Vocabulário | Termos comerciais genéricos | Palavras e frases que você usa |
| Configuração necessária | Nenhuma | Selecionar e armazenar 3-5 amostras |
| Licença necessária | Copilot para Microsoft 365 | Copilot para Microsoft 365 |
| Modificação do prompt | Nenhum texto extra necessário | Adicionar referência ao arquivo no prompt |
| Consistência entre sessões | Mesma saída a cada vez | Depende das amostras usadas |
A tabela mostra que a personalização exige trabalho adicional inicial, mas produz rascunhos que soam mais como você. O método padrão é mais rápido, mas gera texto genérico. Escolha a abordagem com base em quanto controle você precisa sobre tom e estilo.
Agora você sabe como treinar o Copilot no Outlook fornecendo amostras de escrita pessoais armazenadas no OneDrive ou SharePoint. Comece selecionando de três a cinco de seus melhores e-mails e salvando-os como arquivos de texto. Use a sintaxe de referência no prompt para direcionar o Copilot a esses arquivos cada vez que redigir uma mensagem. Se a saída não corresponder ao seu estilo, refine suas amostras ou adicione instruções de tom mais específicas ao seu prompt. Para controle avançado, experimente o recurso “Compor com Copilot” no Outlook, que permite ajustar tom e comprimento antes de gerar o rascunho.