Quando um projeto termina, é necessário remover colaboradores externos ou membros internos da equipe de pastas e arquivos compartilhados no OneDrive. Manter o acesso ativo cria um risco de segurança, pois ex-integrantes do projeto ainda podem visualizar, editar ou baixar dados da empresa. Este artigo explica como revogar links de compartilhamento do OneDrive, remover pessoas específicas de itens compartilhados e limpar permissões no nível da pasta. Você também aprenderá a verificar se há acesso remanescente e aplicar uma retenção, se necessário.
Principais Conclusões: Revogar o Acesso ao OneDrive Após o Fim de um Projeto
- OneDrive web > Compartilhar > Parar compartilhamento: Remove uma pessoa específica de um arquivo ou pasta imediatamente.
- OneDrive web > Painel de informações > Gerenciar acesso: Mostra todos os links e pessoas com acesso atuais; um clique os remove.
- OneDrive web > Meus arquivos > Selecionar item > Painel de detalhes > Gerenciar acesso: Remove várias pessoas de uma pasta de uma só vez.
O que Acontece com as Permissões Compartilhadas Quando um Projeto Termina
As permissões de compartilhamento do OneDrive são armazenadas por arquivo e por pasta. Quando você compartilha uma pasta com alguém, essa pessoa pode acessar todo o conteúdo dentro dela. Removê-la da pasta pai não remove automaticamente o acesso a subpastas para as quais ela foi convidada individualmente. Cada convite de compartilhamento é independente.
O OneDrive também gera links de compartilhamento que podem ser configurados como Qualquer pessoa, Pessoas na sua organização ou Pessoas específicas. Após o término de um projeto, os links configurados como Qualquer pessoa ou Pessoas na sua organização permanecem ativos até que você os exclua. O link em si não está vinculado a uma data de término do projeto. Você precisa parar manualmente o compartilhamento de cada link ou remover cada usuário.
Se o projeto usou um Grupo do Microsoft 365 para colaboração, remover um usuário do grupo também remove o acesso dele ao site do SharePoint associado e às pastas do OneDrive sincronizadas por meio desse grupo. Mas, para pastas individuais do OneDrive compartilhadas diretamente, a associação ao grupo não afeta essas permissões.
Passos para Revogar o Acesso ao OneDrive Após o Fim de um Projeto
Os passos a seguir cobrem os cenários mais comuns: remover uma pessoa específica, excluir um link de compartilhamento e limpar uma pasta inteira.
Remover uma Pessoa Específica de um Arquivo ou Pasta
- Abra o OneDrive no seu navegador
Acesse onedrive.live.com e faça login com sua conta corporativa ou de estudante. - Navegue até o item compartilhado
Vá até o arquivo ou pasta que foi compartilhado com o membro do projeto que você deseja remover. - Clique com o botão direito no item e selecione Compartilhar
Alternativamente, clique no círculo que aparece ao lado do item quando você passa o mouse sobre ele e, em seguida, clique no botão Compartilhar no topo da página. - Clique nos três pontos ao lado do nome da pessoa
Na caixa de diálogo Compartilhar, você verá uma lista de pessoas que têm acesso atualmente. Clique nos três pontos à direita da pessoa que deseja remover. - Selecione Parar compartilhamento
Isso remove o acesso da pessoa ao item imediatamente. A pessoa não verá mais o item no OneDrive dela nem conseguirá abri-lo por meio de um link direto.
Excluir um Link de Compartilhamento
- Abra o painel Informações
Selecione o arquivo ou pasta. No lado direito da página, clique no ícone Informações (um i dentro de um círculo) para abrir o painel de detalhes. - Clique em Gerenciar acesso
Isso mostra todos os links de compartilhamento e pessoas com acesso ao item. - Encontre o link que deseja excluir
Os links são listados sob o título Links. Cada link mostra seu tipo, como Qualquer pessoa com o link ou Pessoas na sua organização. - Clique nos três pontos ao lado do link e selecione Excluir link
Isso desativa o link imediatamente. Qualquer pessoa que usava esse link anteriormente não conseguirá mais acessar o item.
Remover Todo o Acesso Externo de uma Pasta de Uma Vez
- Selecione a pasta no OneDrive
Clique no círculo ao lado do nome da pasta para selecioná-la. - Clique no ícone do painel Detalhes
Na barra de ferramentas no topo, clique no ícone Detalhes (um retângulo com um lápis) para abrir o painel de detalhes. - Clique em Gerenciar acesso
Isso abre o painel Gerenciar acesso mostrando todas as pessoas e links para essa pasta. - Clique no X ao lado de cada usuário externo
Para cada pessoa que deseja remover, clique no ícone X ao lado do nome dela. Confirme a remoção quando solicitado. - Exclua todos os links de compartilhamento
Clique nos três pontos ao lado de cada link e selecione Excluir link. Repita para cada link na lista.
Se o OneDrive Ainda Mostrar Acesso Após Você Revogá-lo
Às vezes, uma pessoa removida ainda aparece na lista Gerenciar acesso ou ainda consegue abrir um arquivo. Isso geralmente acontece porque a pessoa foi adicionada a uma pasta pai ou a um local compartilhado diferente que também contém o arquivo.
A pessoa foi adicionada a uma pasta pai
Verifique a pasta pai que contém o arquivo ou subpasta que você acabou de limpar. Abra essa pasta pai, vá em Gerenciar acesso e remova a pessoa lá. Remover alguém de uma pasta pai não remove automaticamente o acesso dela a itens filhos para os quais ela foi convidada individualmente. Você deve removê-la de cada nível separadamente.
Um link de compartilhamento permanece ativo
Se você removeu uma pessoa, mas manteve um link de compartilhamento configurado como Qualquer pessoa ou Pessoas na sua organização, a pessoa ainda pode acessar o item por meio desse link. Exclua todos os links de compartilhamento conforme descrito nos passos acima. Para ver todos os links de um arquivo, abra o painel Informações e clique em Gerenciar acesso.
A pessoa foi adicionada por meio de um Grupo do Microsoft 365
Se o projeto usou um Grupo do Microsoft 365, remover a pessoa da pasta do OneDrive não remove a associação dela ao grupo. Vá para o centro de administração do Microsoft 365, navegue até Grupos, selecione o grupo do projeto e remova a pessoa do grupo. Isso revoga o acesso a todos os recursos do grupo, incluindo o site do SharePoint associado e quaisquer pastas do OneDrive sincronizadas por meio do grupo.
Permissões Compartilhadas do OneDrive: Acesso Direto vs. Baseado em Link
| Item | Acesso Direto | Acesso Baseado em Link |
|---|---|---|
| Como o acesso é concedido | O usuário é adicionado pelo endereço de e-mail à lista de compartilhamento | Uma URL é criada e compartilhada; qualquer pessoa com a URL pode abrir o item |
| Como revogar | Remova o usuário da lista Gerenciar acesso | Exclua o link no painel Gerenciar acesso |
| Visibilidade no OneDrive | O item aparece na seção Compartilhados do OneDrive do usuário | O item não aparece a menos que o usuário salve o link nos favoritos |
| Melhor para | Membros conhecidos do projeto que precisam de acesso contínuo | Compartilhamento temporário com parceiros externos ou grandes grupos |
Após o término de um projeto, você deve remover tanto o acesso direto quanto o acesso baseado em link. A remoção do acesso direto impede que a pessoa encontre o arquivo no OneDrive dela. A exclusão do link impede que qualquer pessoa que salvou o link reabra o arquivo.
Conclusão
Agora você pode revogar o acesso ao OneDrive para ex-integrantes do projeto removendo-os da lista Gerenciar acesso e excluindo todos os links de compartilhamento. Para pastas compartilhadas com várias pessoas, use o painel Detalhes para remover vários usuários em uma única sessão. Se precisar preservar os dados do projeto para conformidade, aplique um rótulo de retenção no centro de conformidade do Microsoft 365 antes de revogar o acesso. Como dica avançada, use o centro de administração do OneDrive para executar um relatório de revisão de acesso que mostra todos os usuários externos com acesso aos seus arquivos do OneDrive.