O Outlook na Web inclui um recurso chamado Sweep que ajuda a gerenciar a desordem de e-mails movendo, excluindo ou bloqueando automaticamente mensagens de remetentes específicos. Muitos usuários encontram suas caixas de entrada sobrecarregadas com newsletters, notificações e e-mails recorrentes que não exigem atenção imediata. O Sweep permite criar regras que limpam essas mensagens sem a necessidade de classificação manual todos os dias. Este artigo explica como o Sweep funciona e fornece instruções passo a passo para configurar regras de limpeza de pastas no Outlook na Web.
Principais conclusões: Configurando regras Sweep no Outlook na Web
- Botão Sweep na barra de ferramentas: Selecione qualquer mensagem de um remetente e clique em Sweep para criar uma regra de limpeza para todas as mensagens atuais e futuras desse remetente.
- Mover mensagens para uma pasta específica: Escolha a opção de mover todas as mensagens de um remetente para uma pasta de sua escolha, como uma pasta de newsletters ou de baixa prioridade.
- Opções de excluir ou bloquear: O Sweep pode excluir todas as mensagens de um remetente ou bloqueá-lo permanentemente, adicionando o endereço à sua lista de remetentes bloqueados.
Como as regras Sweep funcionam no Outlook na Web
O Outlook Sweep é uma ferramenta de limpeza baseada em regras integrada ao Outlook na Web. Não está disponível na versão desktop do Outlook. O Sweep funciona por remetente. Ao aplicar uma ação Sweep a uma mensagem, o Outlook cria uma regra no servidor que processa todas as mensagens existentes e futuras desse remetente.
O Sweep oferece quatro ações:
- Mover todas as mensagens do remetente para uma pasta selecionada.
- Manter apenas a mensagem mais recente e excluir as mais antigas do remetente.
- Excluir todas as mensagens do remetente.
- Bloquear o remetente e excluir todas as mensagens dele.
A regra se aplica apenas à pasta Caixa de Entrada. Mensagens já movidas para outras pastas não são afetadas. As regras Sweep são armazenadas no servidor Exchange, portanto funcionam independentemente de você acessar sua caixa de correio pelo Outlook na Web, Outlook mobile ou qualquer outro cliente de e-mail que se conecte à sua conta Exchange.
Não são necessários pré-requisitos além de uma conta Microsoft 365 ou Exchange Online ativa. O Sweep está disponível em todas as versões do Outlook na Web, incluindo os layouts novo e clássico.
Passos para configurar uma regra Sweep para limpeza de pastas
- Abra o Outlook na Web e selecione uma mensagem
Faça login na sua conta Microsoft 365 em outlook.office.com. Navegue até sua Caixa de Entrada. Localize uma mensagem do remetente para o qual deseja criar uma regra. Clique na mensagem para selecioná-la. Não abra a mensagem em uma janela separada — selecione-a na lista de mensagens. - Clique no botão Sweep na barra de ferramentas
Na barra de ferramentas acima da lista de mensagens, clique no botão Sweep. O ícone parece uma vassoura. Se você não vir o botão Sweep, clique no menu de três pontos Mais ações e selecione Sweep na lista suspensa. - Escolha a ação Mover para pasta
No painel Sweep que abre no lado direito da tela, você vê quatro opções. Selecione Mover todas as mensagens deste remetente. Abaixo desta opção, aparece um menu suspenso chamado Selecionar uma pasta. - Selecione a pasta de destino
Clique no menu suspenso de pastas e escolha a pasta para onde todas as mensagens deste remetente devem ir. Se a pasta ainda não existir, clique em Nova pasta na parte inferior do menu suspenso. Digite um nome para a pasta, como Newsletters ou Baixa Prioridade. A nova pasta é criada na raiz da sua caixa de correio. Após selecionar ou criar a pasta, clique em Salvar. - Confirme a criação da regra
O Outlook exibe uma mensagem de confirmação de que a regra Sweep foi criada. A regra é executada imediatamente em todas as mensagens existentes desse remetente em sua Caixa de Entrada. Mensagens futuras do remetente são movidas automaticamente para a pasta selecionada quando chegam.
Para verificar a regra, vá em Configurações no Outlook na Web clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito. Selecione Exibir todas as configurações do Outlook. Vá em E-mail > Regras. Você verá a regra Sweep listada com o endereço do remetente e a ação Mover para pasta. Você pode editar ou excluir a regra nesta página.
Outras ações Sweep para limpeza da caixa de entrada
Manter apenas a mensagem mais recente e excluir as demais
Esta ação é útil para remetentes que enviam atualizações frequentes, como resumos diários ou notificações de status. Ao selecionar esta opção, o Outlook exclui todas as mensagens do remetente, exceto a mais recente. A regra é executada em um cronograma definido pelo Exchange, geralmente dentro de algumas horas após a criação da regra e depois periodicamente. Mensagens antigas existentes são excluídas imediatamente após você salvar a regra.
Excluir todas as mensagens do remetente
Esta ação remove todas as mensagens do remetente da sua Caixa de Entrada. As mensagens são movidas para a pasta Itens Excluídos. Se você quiser removê-las permanentemente, é necessário esvaziar a pasta Itens Excluídos separadamente. Esta ação não bloqueia mensagens futuras. O remetente ainda pode enviar novos e-mails, e estes são excluídos automaticamente pela regra.
Bloquear o remetente e excluir todas as mensagens
Esta ação adiciona o remetente à sua lista de remetentes bloqueados e exclui todas as mensagens existentes desse remetente. Mensagens futuras do remetente bloqueado são rejeitadas no nível do servidor e nunca chegam à sua Caixa de Entrada. O remetente não recebe uma notificação de falha na entrega. Para desbloquear um remetente posteriormente, vá em Configurações > E-mail > Lixo eletrônico e remova o endereço da lista de remetentes bloqueados.
Problemas comuns e limitações ao usar regras Sweep
Botão Sweep ausente na barra de ferramentas
Se o botão Sweep não aparecer, você pode estar usando uma caixa de correio compartilhada ou uma caixa de correio que não possui licença do Exchange Online. O Sweep requer uma caixa de correio do Exchange Online. Para caixas de correio compartilhadas, você deve ter permissão de Acesso Total e a caixa de correio deve estar licenciada. Outro motivo é que sua sessão do Outlook na Web está em um navegador que bloqueia scripts. Tente atualizar a página ou usar um navegador diferente.
A regra Sweep não se aplica a subpastas
As regras Sweep atuam apenas em mensagens na Caixa de Entrada. Se você moveu mensagens do remetente para uma pasta diferente manualmente, essas mensagens não são afetadas pela regra Sweep. A regra processa apenas mensagens que chegam na Caixa de Entrada após a criação da regra e quaisquer mensagens que estejam atualmente na Caixa de Entrada.
A regra para de funcionar após uma migração de caixa de correio
Se sua caixa de correio for movida de um servidor Exchange para outro, as regras Sweep podem ser perdidas. A Microsoft não garante que regras do lado do servidor sobrevivam a uma migração. Após uma migração, verifique suas regras em Configurações > E-mail > Regras. Se a regra Sweep estiver faltando, crie-a novamente.
Não é possível criar uma regra Sweep para vários remetentes de uma vez
O Sweep funciona com um remetente por vez. Você não pode selecionar várias mensagens de remetentes diferentes e aplicar uma única regra Sweep a todas elas. Você deve repetir o processo para cada remetente. Se precisar de uma regra que se aplique a vários remetentes ou use condições como palavras-chave no assunto, use o recurso de regras da caixa de entrada em vez do Sweep.
Regras Sweep vs Regras da Caixa de Entrada: Principais diferenças
| Item | Regras Sweep | Regras da Caixa de Entrada |
|---|---|---|
| Local de acesso | Botão Sweep na barra de ferramentas | Configurações > E-mail > Regras |
| Escopo do remetente | Apenas um remetente | Vários remetentes, condições e exceções |
| Ações disponíveis | Mover, excluir, manter o mais recente, bloquear | Mover, copiar, excluir, encaminhar, redirecionar, sinalizar e mais |
| Velocidade de criação da regra | Um clique a partir de uma mensagem | Várias etapas em um formulário |
| Condições avançadas | Nenhuma | Palavras-chave no assunto, anexos, importância e muitas outras |
O Sweep foi projetado para limpeza rápida baseada em remetente. As regras da caixa de entrada oferecem mais flexibilidade e são melhores para cenários complexos. Use o Sweep para tarefas simples, como mover newsletters para uma pasta. Use as regras da caixa de entrada quando precisar de condições além do endereço do remetente.
Se as regras Sweep ainda não funcionarem como esperado
Se mensagens do remetente ainda chegarem na sua Caixa de Entrada após criar uma regra Sweep, verifique os seguintes itens. Primeiro, confirme se a regra existe em Configurações > E-mail > Regras. Se a regra estiver faltando, crie-a novamente. Segundo, verifique se o endereço do remetente na regra corresponde exatamente ao endereço de onde as mensagens vêm. O Sweep corresponde ao endereço de e-mail completo, não apenas ao domínio. Terceiro, verifique se outra regra ou um complemento está interferindo. Desative todas as outras regras temporariamente para testar. Quarto, certifique-se de que a pasta de destino não está configurada para arquivar ou excluir mensagens automaticamente. Uma política de pasta na caixa de correio pode substituir a regra Sweep.
Se nenhuma dessas etapas resolver o problema, relate o problema ao seu administrador do Microsoft 365. O administrador pode verificar as regras de transporte do Exchange e as configurações da caixa de correio que podem bloquear regras do lado do servidor.
Agora você pode usar o Sweep para mover automaticamente e-mails recorrentes para pastas específicas, mantendo sua Caixa de Entrada limpa sem esforço manual. Experimente aplicar a ação Manter a mensagem mais recente para resumos diários para reduzir ainda mais a desordem. Para automação mais avançada, combine o Sweep com regras da caixa de entrada e Quick Steps na versão desktop do Outlook.