Pesquisa do Outlook não inclui o Arquivo Online: Correção

Quando você pesquisa no Outlook, os resultados da sua caixa de correio do Arquivo Online estão ausentes. Isso acontece mesmo quando você sabe que o e-mail existe na pasta do arquivo. A causa raiz é que a pesquisa do Outlook usa como padrão o índice da caixa de correio principal e não inclui automaticamente o índice do Arquivo Online. Este artigo explica por que essa separação ocorre e fornece uma correção direta para fazer com que os resultados da pesquisa incluam ambas as caixas de correio.

O Arquivo Online é uma caixa de correio separada no Exchange Online ou Microsoft 365. O Outlook o trata como um arquivo de dados distinto com seu próprio índice de pesquisa. Por padrão, o escopo de pesquisa global cobre apenas a caixa de correio principal. Você precisa informar manualmente ao Outlook para pesquisar também o arquivo.

Este artigo aborda as etapas exatas para alterar o escopo da pesquisa, reconstruir o índice do arquivo, se necessário, e verificar se a correção funciona. Também explica falhas de pesquisa relacionadas e como evitá-las.

Por que a pesquisa do Outlook exclui o Arquivo Online por padrão

O Arquivo Online é uma caixa de correio secundária que armazena e-mails mais antigos para reduzir o tamanho da sua caixa de correio principal. Quando você realiza uma pesquisa no Outlook, o aplicativo se comunica com o serviço de Pesquisa do Windows para consultar o índice. Por padrão, a Pesquisa do Windows indexa apenas o arquivo de dados principal do Outlook e o arquivo OST local da caixa de correio principal. A caixa de correio do Arquivo Online tem seu próprio arquivo OST e sua própria entrada de índice. Como o escopo de pesquisa padrão é limitado à caixa de correio principal, o arquivo não é consultado.

Esse comportamento é proposital no Exchange Online e Microsoft 365. O arquivo é um objeto de caixa de correio separado com uma hierarquia de pastas separada. O Outlook não mescla os dois índices. A correção envolve expandir temporariamente o escopo da pesquisa durante cada pesquisa ou adicionar permanentemente o arquivo ao índice de Pesquisa do Windows.

Como o índice de pesquisa funciona com o Arquivo Online

A Pesquisa do Windows mantém um índice de todos os itens do Outlook nos arquivos OST locais. Cada caixa de correio, incluindo o arquivo, tem seu próprio arquivo OST localizado em %localappdata%\Microsoft\Outlook. O indexador trata cada arquivo OST como uma fonte de dados separada. Se o arquivo OST do arquivo não estiver incluído na lista de locais de índice, a pesquisa o ignorará completamente. Este é o motivo mais comum pelo qual pesquisar a partir da caixa de correio principal retorna zero resultados do arquivo.

Etapas para incluir o Arquivo Online na pesquisa do Outlook

Existem dois métodos para corrigir esse problema. O primeiro método altera o escopo da pesquisa para uma sessão de pesquisa individual. O segundo método adiciona permanentemente o arquivo ao índice de Pesquisa do Windows. Use o segundo método se você pesquisa o arquivo regularmente.

Método 1: Definir escopo da pesquisa para Todas as Caixas de Correio

1. Abra a guia Pesquisa
   Clique dentro da caixa de pesquisa na parte superior da janela do Outlook ou pressione Ctrl+E. A guia Pesquisa aparece na faixa de opções.
2. Clique em Ferramentas de Pesquisa
   Na guia Pesquisa, localize o grupo Ferramentas de Pesquisa no lado direito da faixa de opções. Clique em Ferramentas de Pesquisa.
3. Selecione Escopo da Pesquisa
   No menu suspenso, aponte para Escopo da Pesquisa e selecione Todas as Caixas de Correio. Isso informa ao Outlook para pesquisar a caixa de correio principal e o Arquivo Online.
4. Digite sua consulta de pesquisa
   Insira seu termo de pesquisa na caixa de pesquisa. Os resultados de ambas as caixas de correio agora aparecem na mesma lista, com o nome da caixa de correio exibido ao lado de cada resultado.

Este método funciona apenas para a pesquisa atual. Quando você limpar a caixa de pesquisa e iniciar uma nova pesquisa, o escopo será redefinido para a caixa de correio principal. Repita essas etapas sempre que precisar pesquisar o arquivo.

Método 2: Adicionar o Arquivo Online ao índice de Pesquisa do Windows

1. Abra as Opções do Outlook
   Clique em Arquivo > Opções > Pesquisa.
2. Abra as Opções de Indexação
   Na seção Pesquisa, clique em Opções de Indexação. Uma janela separada é aberta mostrando o status atual do índice.
3. Clique em Modificar
   Na janela Opções de Indexação, clique no botão Modificar. Uma lista de locais indexados aparece.
4. Expanda Microsoft Outlook
   Role para baixo e expanda Microsoft Outlook. Você verá a caixa de correio principal listada. Se o Arquivo Online não estiver listado, feche a janela Opções de Indexação e prossiga para a próxima etapa para localizar o arquivo OST do arquivo manualmente.
5. Localize o arquivo OST do arquivo
   Pressione Windows+R, digite %localappdata%\Microsoft\Outlook e pressione Enter. Procure um arquivo chamado archive.ost ou um arquivo que contenha a palavra archive no nome. Anote o caminho completo.
6. Adicione a pasta OST do arquivo ao índice
   Volte para Opções de Indexação e clique em Modificar. Clique em Mostrar todos os locais na parte inferior. Navegue até a pasta encontrada na etapa anterior e marque a caixa ao lado dela. Clique em OK.
7. Reconstrua o índice
   Em Opções de Indexação, clique em Avançado. Em Solução de Problemas, clique em Reconstruir. Confirme a reconstrução. Isso força a Pesquisa do Windows a reindexar todos os itens, incluindo o arquivo OST do arquivo. A reconstrução pode levar várias horas, dependendo do tamanho de suas caixas de correio.

Após a conclusão da reconstrução, realize uma pesquisa de teste a partir da caixa de correio principal. Os resultados do Arquivo Online agora devem aparecer automaticamente sem alterar o escopo da pesquisa.

Se a pesquisa do Outlook ainda não incluir o Arquivo Online

Dois problemas adicionais podem impedir os resultados da pesquisa do arquivo mesmo após seguir os métodos acima. Abaixo estão as correções específicas para cada cenário.

A pesquisa retorna apenas resultados da caixa de correio principal

Se você definiu o escopo como Todas as Caixas de Correio, mas vê apenas resultados da caixa de correio principal, a caixa de correio do arquivo pode não estar totalmente sincronizada. Vá para Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta. Selecione sua conta do Exchange e clique em Alterar. Em Configurações Offline, certifique-se de que Baixar pastas compartilhadas esteja marcado. Isso inclui o arquivo na sincronização. Clique em Avançar e reinicie o Outlook.

O arquivo OST do arquivo está ausente ou corrompido

Se o arquivo OST do arquivo estiver ausente, o Outlook não pode indexá-lo. Abra o Outlook e navegue até a pasta do Arquivo Online. Clique com o botão direito na pasta raiz do arquivo e selecione Propriedades do Arquivo de Dados. Clique em Avançado e anote o caminho do arquivo OST. Se o arquivo não existir nesse caminho, feche o Outlook, exclua o arquivo OST do arquivo da pasta %localappdata%\Microsoft\Outlook e reinicie o Outlook. O Outlook recria o arquivo OST e sincroniza o arquivo novamente. Em seguida, repita o Método 2 para adicionar o arquivo ao índice.

Opções de escopo de pesquisa: Caixa de correio principal vs Todas as Caixas de Correio

Item	Apenas Caixa de Correio Principal	Todas as Caixas de Correio
Escopo de pesquisa padrão	Sim	Não
Inclui Arquivo Online	Não	Sim
Inclui caixas de correio compartilhadas	Não	Sim, se adicionadas ao perfil
Requer reconstrução do índice	Não	Apenas se o OST do arquivo não estiver indexado
Persiste entre pesquisas	Sim	Não, deve ser definido a cada sessão
Atalho de teclado para definir	Nenhum necessário	Ctrl+E e depois Alt+H, S, S

Use o escopo Todas as Caixas de Correio para pesquisas ad-hoc que exigem resultados do arquivo. Para uso diário, adicione o arquivo OST do arquivo ao índice de Pesquisa do Windows usando o Método 2 para que o escopo padrão inclua o arquivo automaticamente.

Agora você pode forçar a pesquisa do Outlook a incluir a caixa de correio do Arquivo Online alterando o escopo da pesquisa para Todas as Caixas de Correio ou adicionando o arquivo OST do arquivo ao índice de Pesquisa do Windows. Após aplicar o Método 2, o arquivo é indexado permanentemente e pesquisável a partir da caixa de correio principal sem etapas extras. Para verificar a correção, pressione Ctrl+E e digite um termo que você sabe que existe no arquivo. Se os resultados aparecerem, a correção está completa. Como dica avançada, você pode criar uma etapa rápida no Outlook que define automaticamente o escopo da pesquisa para Todas as Caixas de Correio e executa uma consulta de pesquisa especificada, evitando que você precise selecionar o escopo manualmente a cada vez.