Você precisa de uma forma de rastrear quais ativos dependem de outros no seu espaço de trabalho do Notion. Uma propriedade Relação conecta dois bancos de dados, permitindo vincular um servidor ao seu hardware subjacente ou uma licença de software ao computador em que é executado. Este artigo explica como criar uma Relação entre um banco de dados de ativos e um banco de dados de dependências, preenchê-la com registros vinculados e usar propriedades Rollup para exibir detalhes críticos como status ou datas de compra.
Principais Conclusões: Relação no Notion para Rastrear Dependências de Ativos
- Propriedade Relação no banco de dados de ativos: Vincula cada registro de ativo a um ou mais registros de dependência em um segundo banco de dados.
- Propriedade Rollup no banco de dados de dependências: Exibe um campo resumido do ativo vinculado, como status ou localização.
- Visualização vinculada do banco de dados de dependências: Mostra todas as dependências relacionadas dentro da página do ativo para consulta rápida.
O que uma Relação Faz para o Rastreamento de Dependências de Ativos
Uma Relação no Notion cria um vínculo bidirecional entre dois bancos de dados. No rastreamento de dependências de ativos, você tem um banco de dados de ativos principal que armazena registros como servidores, estações de trabalho ou switches de rede. Um segundo banco de dados contém registros de dependência, como fontes de alimentação, licenças de software ou cabos de rede. A Relação conecta cada ativo às suas dependências. Quando você adiciona uma Relação ao banco de dados de ativos, cada página de ativo mostra um campo onde você pode selecionar um ou mais registros de dependência. O banco de dados de dependências ganha automaticamente uma Relação recíproca que lista os ativos que dependem dele.
Antes de construir a Relação, você precisa de dois bancos de dados existentes. O primeiro banco de dados deve conter os ativos que você rastreia. O segundo banco de dados deve conter os itens de dependência. Ambos os bancos de dados devem ter pelo menos uma propriedade Título. Nenhuma outra propriedade é necessária, mas é recomendável adicionar propriedades como Status, Localização ou Data de Compra para tornar o Rollup útil posteriormente.
A propriedade Relação não armazena dados por si só. Ela apenas armazena referências a registros no outro banco de dados. Isso significa que você não pode filtrar ou classificar diretamente em uma coluna de Relação. Para exibir informações resumidas do registro vinculado, você adiciona uma propriedade Rollup que extrai um campo específico da dependência vinculada.
Passos para Criar uma Relação Entre Bancos de Dados de Ativos e Dependências
Siga estes passos para vincular seu banco de dados de ativos a um banco de dados de dependências. Os passos pressupõem que você já tenha ambos os bancos de dados abertos no seu espaço de trabalho.
- Abra o banco de dados de ativos
Navegue até a página que contém seu banco de dados de ativos. Clique no nome do banco de dados no topo da visualização para acessar as configurações do banco de dados. - Adicione uma propriedade Relação
Clique no botão + no canto superior direito da visualização do banco de dados. Selecione Relação na lista de tipos de propriedade. Uma caixa de diálogo aparece pedindo para você escolher o segundo banco de dados. - Selecione o banco de dados de dependências
Na caixa de diálogo, comece a digitar o nome do seu banco de dados de dependências. Clique nele quando aparecer. O Notion cria a propriedade Relação e adiciona automaticamente uma Relação recíproca ao banco de dados de dependências. - Nomeie a propriedade Relação
Após a criação da Relação, o nome da propriedade assume o padrão do nome do banco de dados de dependências. Renomeie para algo descritivo como Dependências ou Ativos Vinculados. Pressione Enter para salvar. - Abra um registro de ativo
Clique em qualquer página de ativo para abri-la. Role até o campo da propriedade Dependências. Clique dentro do campo para ver uma lista de todos os registros no banco de dados de dependências. - Vincule registros de dependência
Clique em um ou mais registros de dependência para vinculá-los ao ativo. Cada registro selecionado aparece como uma pílula azul dentro do campo. Você pode remover um vínculo clicando no X da pílula. - Verifique o vínculo recíproco
Abra um registro de dependência no banco de dados de dependências. Role até a propriedade Relação recíproca que o Notion criou. Você deve ver o registro do ativo listado lá. Isso confirma que o vínculo bidirecional está funcionando.
Adicionando um Rollup para Exibir Detalhes da Dependência
Uma propriedade Rollup extrai um valor do registro de dependência vinculado e o exibe dentro do banco de dados de ativos. Por exemplo, você pode mostrar o Status de cada dependência vinculada sem abrir a página de dependência.
- Adicione uma propriedade Rollup
No banco de dados de ativos, clique no botão + e selecione Rollup na lista de tipos de propriedade. - Configure o Rollup
Na caixa de diálogo, defina o campo Relação como a propriedade Dependências que você acabou de criar. Defina o campo Propriedade como o campo que você deseja extrair do banco de dados de dependências, por exemplo Status. Defina o campo Calcular como Mostrar original para exibir o valor bruto. - Nomeie e salve
Dê ao Rollup um nome como Status da Dependência. Clique em Criar. A coluna Rollup agora mostra o valor do Status para cada dependência vinculada.
Construindo uma Visualização Vinculada Dentro da Página do Ativo
Uma visualização de banco de dados vinculada dentro da página do ativo mostra todas as dependências relacionadas em formato de tabela ou quadro. Isso ajuda a ver a lista completa de dependências de relance.
- Abra a página do ativo
Clique em qualquer registro de ativo para abrir sua visualização de página completa. - Digite /linked
Em uma linha em branco dentro da página, digite /linked e pressione Enter. Uma caixa de diálogo aparece pedindo para você selecionar um banco de dados. - Selecione o banco de dados de dependências
Escolha o banco de dados de dependências na lista. Uma nova visualização vinculada aparece mostrando todos os registros nesse banco de dados. - Filtre a visualização vinculada
Clique no botão Filtrar acima da visualização vinculada. Adicione um filtro: Onde a Relação recíproca contém esta página. Isso limita a visualização apenas às dependências vinculadas ao ativo atual. - Personalize a visualização
Altere o tipo de visualização para Tabela, Quadro ou Galeria. Adicione ou remova colunas para mostrar apenas as informações necessárias, como Nome, Status e Localização.
Erros Comuns ao Construir Relações de Dependência de Ativos
Relação não mostra opções para selecionar
Se o campo Relação estiver vazio e clicar nele não mostrar registros, o banco de dados de dependências pode estar vazio ou a propriedade Relação pode estar apontando para o banco de dados errado. Abra as configurações do banco de dados de ativos, clique na propriedade Dependências e verifique o nome do banco de dados vinculado. Se estiver correto, adicione pelo menos um registro ao banco de dados de dependências.
Rollup mostra erro ou nenhum valor
Uma propriedade Rollup retorna um erro quando o registro de dependência vinculado não tem um valor na propriedade selecionada. Abra um registro de dependência e verifique se a propriedade que você escolheu na configuração do Rollup tem dados. Se a propriedade estiver vazia, preencha-a. O Rollup é atualizado automaticamente.
Relação recíproca não aparece
O Notion cria automaticamente uma Relação recíproca quando você adiciona uma Relação. Se você a excluiu acidentalmente, pode recriá-la. Abra as configurações do banco de dados de dependências, adicione uma nova propriedade Relação e selecione o banco de dados de ativos. Isso cria um segundo vínculo bidirecional. Exclua a Relação original do banco de dados de ativos para evitar vínculos duplicados.
Visualização vinculada mostra todas as dependências em vez de apenas as vinculadas
A visualização vinculada padrão mostra todos os registros no banco de dados de dependências. Aplique um filtro para restringir a visualização. Clique em Filtrar e adicione Onde a Relação recíproca contém esta página. Substitua Relação recíproca pelo nome real da propriedade Relação no banco de dados de dependências.
Banco de Dados de Ativos vs Banco de Dados de Dependências: Principais Diferenças
| Item | Banco de Dados de Ativos | Banco de Dados de Dependências |
|---|---|---|
| Propósito principal | Rastreia os itens principais que você gerencia, como servidores ou estações de trabalho | Rastreia componentes ou recursos dos quais os ativos dependem, como fontes de alimentação ou licenças |
| Direção da Relação | Contém a Relação que vincula às dependências | Contém a Relação recíproca que lista quais ativos dependem dela |
| Propriedades típicas | Nome, Status, Localização, Atribuído a, Data de Compra | Nome, Tipo, Fornecedor, Data de Expiração, Quantidade |
| Uso do Rollup | Rollup extrai informações resumidas das dependências vinculadas, como Status ou Fornecedor | Rollup extrai informações resumidas dos ativos vinculados, como Localização ou Atribuído a |
| Estilo de visualização | Frequentemente usa uma Tabela com uma visualização vinculada das dependências dentro de cada página | Frequentemente usa um Quadro agrupado por Tipo ou Status |
Agora você tem uma Relação funcional no Notion que vincula cada ativo às suas dependências. Use a propriedade Rollup para exibir campos-chave como Status ou Localização sem abrir páginas de dependência. Para uma configuração mais avançada, adicione uma segunda Relação para rastrear relacionamentos pai-filho entre ativos, como um servidor sendo filho de um rack. Isso fornece um mapa completo de dependências em um único espaço de trabalho.