Você precisa imprimir um documento do Word que mostra alterações controladas e comentários em um arquivo PDF que atenda ao padrão de arquivamento PDF/A. A exportação padrão do Word para PDF geralmente achata ou omite as marcas, e os arquivos PDF comuns podem não estar em conformidade com as regras de preservação de longo prazo. Este artigo explica como configurar o Word para imprimir marcas e salvar o resultado como um arquivo PDF/A adequado para arquivamento.
Principais Conclusões: Imprimir Marcas do Word como PDF/A
- Arquivo > Imprimir > Configurações > Imprimir Marcas: Garante que as alterações controladas e comentários apareçam na saída impressa antes de salvar como PDF.
- Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS > Opções > ISO 19005-1 compatível (PDF/A): Converte o documento em um arquivo PDF/A preservando todas as marcas.
- Arquivo > Salvar Como > PDF > Mais Opções > Compatível com PDF/A: Método alternativo para salvar um PDF com marcas que atenda ao padrão PDF/A.
Entendendo PDF/A e Preservação de Marcas no Word
PDF/A é uma versão padronizada pela ISO do PDF projetada para arquivamento eletrônico de documentos. Exige que todo o conteúdo seja autocontido — fontes incorporadas, cores independentes de dispositivo e metadados armazenados em formato específico. PDFs comuns podem depender de recursos externos ou permitir recursos que se degradam com o tempo, tornando-os inadequados para arquivamento de longo prazo.
Ao imprimir um documento do Word em PDF, o mecanismo de impressão processa o documento como aparece na tela. Se o documento contiver alterações controladas e comentários, você deve ativar a opção Imprimir Marcas na caixa de diálogo Imprimir. Sem essa configuração, o Word imprime apenas a versão final e omite todas as marcas de revisão e anotações.
O Word oferece dois caminhos principais para produzir um arquivo PDF/A: Exportar para PDF/XPS e Salvar Como PDF. Ambos os métodos oferecem uma caixa de seleção para tornar a saída compatível com PDF/A. A diferença principal é que Exportar preserva mais elementos interativos, enquanto Salvar Como é mais simples para operações em lote. Qualquer método funciona se você primeiro configurar as configurações de impressão para incluir marcas.
Pré-requisitos
Antes de começar, verifique se seu documento contém alterações controladas ou comentários que você deseja que apareçam no PDF final. Abra o documento e verifique se a guia Revisão exibe o indicador Controlar Alterações como Ativado. Confirme também se os comentários estão visíveis no documento verificando o menu Mostrar Marcas em Revisão > Mostrar Marcas.
Passos para Imprimir um Documento do Word com Marcas como PDF/A
Siga estes passos para produzir um arquivo PDF/A que inclua todas as alterações controladas e comentários do seu documento do Word.
- Abra o documento e ative Imprimir Marcas
Vá para Arquivo > Imprimir. Na seção Configurações, clique na lista suspensa que mostra o intervalo de impressão atual. Na parte inferior dessa lista, marque a caixa Imprimir Marcas. Isso informa ao Word para incluir alterações controladas e comentários na saída impressa. - Selecione Microsoft Print to PDF como impressora
Na lista suspensa Impressora, escolha Microsoft Print to PDF. Esta impressora interna do Windows cria um arquivo PDF a partir de qualquer saída imprimível. - Clique em Imprimir e nomeie o arquivo
Clique no botão Imprimir. Uma caixa de diálogo Salvar Saída Impressa Como aparece. Escolha uma pasta, digite um nome de arquivo e clique em Salvar. Neste estágio, a saída é um PDF padrão com marcas, mas ainda não compatível com PDF/A. - Converta o PDF para PDF/A usando o método Exportar
Volte ao Word e abra o documento original novamente. Vá para Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS. Clique no botão Opções. Na caixa de diálogo Opções, marque ISO 19005-1 compatível (PDF/A). Marque também Marcas de estrutura do documento para acessibilidade se precisar de PDF marcado. Clique em OK. - Publique o arquivo PDF/A
De volta à caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS, escolha um local, digite um nome de arquivo e clique em Publicar. O Word cria um arquivo PDF/A que inclui todas as marcas do documento original.
Método Alternativo: Salvar Como PDF
Se preferir um fluxo de trabalho em uma única etapa, use o método Salvar Como.
- Abra o documento e ative Imprimir Marcas
Como no método anterior, vá para Arquivo > Imprimir e marque a caixa Imprimir Marcas. Esta etapa é necessária mesmo para Salvar Como, pois Salvar Como usa as configurações de impressão atuais. - Salvar Como PDF com opção PDF/A
Vá para Arquivo > Salvar Como. Escolha uma pasta. Na lista suspensa Salvar como tipo, selecione PDF. Clique no botão Mais Opções. Na caixa de diálogo Opções, marque Compatível com PDF/A. Clique em OK e depois em Salvar.
Problemas Comuns ao Imprimir Marcas como PDF/A
Marcas Não Aparecem no PDF
Se o PDF mostrar apenas o documento final sem alterações controladas ou comentários, você esqueceu de ativar Imprimir Marcas na caixa de diálogo Imprimir. Abra o documento novamente, vá para Arquivo > Imprimir e verifique se Imprimir Marcas está marcado antes de exportar ou salvar. O Word lembra dessa configuração para a sessão atual, mas ela é redefinida quando você fecha e reabre o aplicativo.
Validação PDF/A Falha
Alguns validadores PDF/A relatam erros se o documento contiver fontes que não podem ser incorporadas ou se houver efeitos de transparência. Para evitar isso, use fontes padrão como Times New Roman, Calibri ou Arial. Remova quaisquer efeitos de transparência ou gradiente de formas e caixas de texto antes de finalizar. A exportação PDF/A do Word incorpora automaticamente fontes e converte cores para espaços independentes de dispositivo, mas formatação complexa ainda pode causar falhas de validação.
Comentários Cortados ou Desalinhados
Os comentários no Word aparecem na margem da página impressa. Se o PDF mostrar comentários cortados ou sobrepostos, ajuste as margens da página no Word antes de imprimir. Vá para Layout > Margens e selecione uma configuração de margem mais larga, como Normal ou Larga. Certifique-se também de que o tamanho do papel na caixa de diálogo Imprimir corresponda ao tamanho do papel no layout do documento.
Comparação entre Imprimir para PDF e Exportar para PDF no Word: Qualidade de Arquivamento
| Item | Microsoft Print to PDF | Exportar do Word para PDF/XPS |
|---|---|---|
| Preserva marcas | Sim, se Imprimir Marcas estiver ativado | Sim, se Imprimir Marcas estiver ativado antes da exportação |
| Conformidade PDF/A | Não integrada; requer conversão separada | Opção integrada na caixa de diálogo Opções |
| Incorporação de fontes | Depende das configurações do driver da impressora | Sempre incorpora fontes para PDF/A |
| Marcas de acessibilidade | Não suportado | Suportado via opção Marcas de estrutura do documento |
| Tamanho do arquivo | Frequentemente maior devido à renderização baseada em imagem | Menor porque o texto é selecionável |
Imprimir um documento do Word com marcas para um arquivo PDF/A requer duas etapas deliberadas: ativar Imprimir Marcas e selecionar a opção de conformidade PDF/A. O método Exportar oferece mais controle sobre acessibilidade e tamanho do arquivo, enquanto o método Salvar Como é mais rápido para documentos simples. Sempre valide o arquivo PDF/A final com uma ferramenta como Adobe Acrobat Preflight ou o validador veraPDF para confirmar a conformidade antes de armazenar o arquivo em seu sistema de arquivamento.