Ao recriar um perfil do Outlook para corrigir corrupção ou problemas de desempenho, todas as suas regras de e-mail são perdidas, a menos que você as exporte primeiro. O Outlook armazena as regras localmente no perfil, não no servidor, então um novo perfil começa sem regras. Este artigo explica como exportar suas regras do Outlook para um arquivo, para que você possa importá-las em um perfil novo sem precisar recriar cada regra manualmente.
O processo de exportação usa a caixa de diálogo Regras e Alertas, que salva as regras no formato de arquivo RWZ. Você pode importar esse arquivo após configurar o novo perfil. As etapas diferem ligeiramente entre as versões do Outlook 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365, mas o método principal permanece o mesmo.
Este guia aborda o procedimento de exportação, o que o arquivo RWZ contém e como lidar com regras que não exportam corretamente.
Principais Conclusões: Exportar Regras do Outlook Antes de Recriar
- Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Opções > Exportar Regras: Salva todas as regras em um arquivo RWZ que pode ser importado em um novo perfil.
- Formato de arquivo RWZ: Contém condições, ações e exceções das regras, mas não inclui regras exclusivas do lado do servidor ou regras que referenciam contas de e-mail específicas.
- Importar após recriar o perfil: Use Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Opções > Importar Regras para restaurar o arquivo RWZ salvo no novo perfil.
Por que as Regras do Outlook Estão Vinculadas ao Seu Perfil
O Outlook armazena as regras de e-mail em um arquivo chamado Outlook.RWZ, localizado na pasta do perfil do usuário em seu disco local. Esse arquivo faz parte dos dados do perfil e não é sincronizado com o Exchange Online ou servidores IMAP. Quando você exclui ou recria um perfil, o Windows remove esse arquivo junto com outros dados do perfil.
Regras do lado do servidor para contas do Exchange existem no servidor, mas são limitadas em complexidade. Regras somente do cliente que usam condições locais, como palavras-chave no assunto, endereços de remetente ou ações personalizadas, não são armazenadas no servidor. Se você recriar seu perfil sem exportar, essas regras somente do cliente serão perdidas permanentemente.
A função de exportação cria uma cópia portátil de todas as regras no perfil atual. O arquivo RWZ pode ser transferido para outro computador ou usado após uma instalação de perfil novo. No entanto, regras que referenciam contas ou pastas específicas que não existem no novo perfil falharão ao importar.
Passos para Exportar Regras do Outlook Antes de Recriar o Perfil
Siga estas etapas enquanto seu perfil atual ainda estiver ativo. Não exclua nem modifique o perfil até que a exportação seja concluída.
- Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas
No Outlook, vá para a guia Arquivo. Clique em Gerenciar Regras e Alertas na seção Informações. A caixa de diálogo Regras e Alertas é aberta com a guia Regras de E-mail selecionada. - Inicie o processo de exportação
Clique no botão Opções no canto superior direito da caixa de diálogo. Um pequeno menu aparece com três opções: Importar Regras, Exportar Regras e Limpar Todas as Regras. - Escolha Exportar Regras
Clique em Exportar Regras. Uma caixa de diálogo Salvar Como padrão é aberta. Navegue até um local que você possa encontrar depois, como sua pasta Documentos ou uma unidade USB. - Nomeie e salve o arquivo
No campo Nome do arquivo, digite um nome descritivo, como BackupRegrasOutlook. O formato do arquivo padrão é .RWZ. Clique em Salvar. A caixa de diálogo fecha e o Outlook grava o arquivo RWZ na pasta selecionada. - Verifique o arquivo exportado
Abra a pasta onde você salvou o arquivo. Confirme se existe um arquivo chamado BackupRegrasOutlook.RWZ e se ele tem um tamanho maior que zero bytes. Um arquivo de zero bytes indica que nenhuma regra foi exportada. - Feche a caixa de diálogo Regras e Alertas
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas. Suas regras agora estão salvas externamente e prontas para importação após a recriação do perfil.
Após Recriar o Perfil: Importando as Regras
Depois de criar e configurar o novo perfil do Outlook com sua conta de e-mail, você pode importar as regras salvas.
- Abra Regras e Alertas no novo perfil
Vá para Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. - Clique em Opções
Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Opções. - Selecione Importar Regras
Clique em Importar Regras. Uma caixa de diálogo de seleção de arquivos é aberta. - Localize o arquivo RWZ
Navegue até a pasta onde você salvou BackupRegrasOutlook.RWZ. Selecione o arquivo e clique em Abrir. - Confirme a importação
O Outlook pergunta se você deseja substituir as regras existentes ou anexar as regras importadas. Se for um perfil novo sem regras, escolha Anexar. Clique em OK. As regras são adicionadas ao perfil. - Execute as regras manualmente para testar
Selecione uma regra na lista e clique em Executar Regras Agora para verificar se ela funciona com sua caixa de correio atual.
Limitações e Problemas ao Exportar Regras do Outlook
Opção de exportação desabilitada ou ausente
Isso ocorre quando o Outlook é executado em um ambiente restrito, como uma rede corporativa com configurações de Política de Grupo que desabilitam a exportação de regras. Entre em contato com seu administrador de TI. Alternativamente, você pode copiar o arquivo Outlook.RWZ diretamente da pasta do perfil em %appdata%\Microsoft\Outlook, mas esse método exige que o Outlook esteja fechado e que a pasta do perfil esteja acessível.
Regras não são importadas após recriar o perfil
Se uma regra referencia uma conta de e-mail específica que não existe mais no novo perfil, a importação pula essa regra. Por exemplo, uma regra que move mensagens de uma conta POP3 para uma pasta falha se essa conta não estiver configurada. Antes de recriar, anote quais regras dependem de contas específicas e prepare-se para recriá-las manualmente.
Arquivo RWZ mostra zero bytes
Um arquivo RWZ de zero bytes significa que nenhuma regra foi exportada. Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas e confirme que pelo menos uma regra existe. Se as regras estiverem presentes, mas ainda assim exportarem como zero bytes, feche o Outlook completamente, reinicie-o e tente a exportação novamente. Se o problema persistir, seu perfil do Outlook pode estar corrompido e as regras não podem ser exportadas. Nesse caso, documente cada regra manualmente, capturando capturas de tela das condições e ações das regras.
Exportar Regras no Outlook para Mac vs Windows
| Item | Outlook para Windows | Outlook para Mac |
|---|---|---|
| Método de exportação | Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Opções > Exportar Regras | Ferramentas > Regras > Exportar Regras |
| Formato do arquivo | RWZ | ORULE |
| Local do arquivo salvo | Pasta selecionada pelo usuário | Pasta selecionada pelo usuário |
| Compatibilidade entre plataformas | Arquivos RWZ não podem ser importados no Outlook para Mac | Arquivos ORULE não podem ser importados no Outlook para Windows |
| Máximo de regras exportadas | Sem limite definido, mas o desempenho degrada além de 200 regras | Sem limite definido |
O Outlook para Mac e o Outlook para Windows usam formatos de arquivo diferentes para exportação de regras. Você não pode transferir regras entre as duas plataformas usando as ferramentas internas de exportação e importação. Se você mudar do Windows para o Mac, precisará recriar as regras manualmente no Mac.
O que Fazer se a Exportação Falhar Completamente
Se a opção Exportar Regras não funcionar devido a corrupção ou restrições de política, você tem duas alternativas. Primeiro, documente manualmente cada regra abrindo a regra e tirando uma captura de tela ou anotando as condições, ações e exceções. Segundo, se você tiver acesso a um segundo computador com o Outlook instalado, pode copiar toda a pasta do perfil do Outlook de %appdata%\Microsoft\Outlook para esse computador, abrir o Outlook lá e exportar as regras dessa cópia. Essa solução alternativa requer a mesma versão do Outlook em ambas as máquinas.
Após exportar as regras e recriar seu perfil, você pode restaurar suas regras importando o arquivo RWZ. Teste cada regra enviando a si mesmo uma mensagem de teste que corresponda às condições da regra. Se uma regra não for acionada, verifique se a conta e as referências de pasta na regra ainda existem no novo perfil.
Para usuários avançados, o arquivo RWZ é um arquivo XML de texto simples. Você pode abri-lo no Bloco de Notas para inspecionar as definições das regras, mas editar o arquivo diretamente não é suportado e pode quebrar a importação. Sempre mantenha o arquivo RWZ original como backup antes de fazer qualquer edição manual.