Você conecta o Power Query do Excel a uma pasta do SharePoint esperando ver todos os arquivos atuais, mas o painel de visualização mostra apenas arquivos desatualizados. Esse problema ocorre porque o Power Query armazena em cache a listagem da pasta de uma sessão anterior e não a atualiza automaticamente. Este artigo explica por que o cache causa a visualização desatualizada e fornece as etapas exatas para forçar uma nova extração do SharePoint.
Principais Conclusões: Atualizar o Cache da Pasta do SharePoint no Power Query
- Dados > Consultas e Conexões > Clique com o botão direito na consulta > Propriedades > guia Uso: Limpe o cache alternando as configurações de atualização.
- Dados > Atualizar Tudo > Atualizar: Atualize manualmente a consulta após limpar o cache para obter a listagem ao vivo da pasta do SharePoint.
- Editor do Power Query > Página Inicial > Configurações da Fonte de Dados > Limpar Permissões: Remova as credenciais em cache e os metadados da pasta para forçar uma reautenticação completa e uma nova varredura.
Por que o Power Query Mostra Arquivos Antigos de uma Pasta do SharePoint
Ao criar uma conexão do Power Query com uma pasta do SharePoint, o Excel armazena um cache local da estrutura da pasta e da lista de arquivos. Esse cache inclui nomes de arquivos, datas de modificação e caminhos de pastas. O cache foi projetado para acelerar carregamentos subsequentes, evitando uma solicitação de rede completa toda vez que você abre a pasta de trabalho. No entanto, o cache não expira ou é atualizado automaticamente quando arquivos são adicionados, excluídos ou atualizados no SharePoint. Se a pasta de trabalho foi atualizada pela última vez há horas ou dias, a lista em cache fica desatualizada e mostra apenas arquivos antigos.
A causa raiz é que o Power Query trata a conexão da pasta do SharePoint como um instantâneo estático, a menos que você diga explicitamente para atualizá-la. O cache reside no modelo de dados interno da pasta de trabalho, não no histórico de versões do SharePoint. Isso significa que simplesmente fechar e reabrir a pasta de trabalho não resolve o problema. Você deve limpar manualmente o cache e atualizar a consulta.
Onde o Cache da Pasta Está Armazenado
O cache da listagem da pasta faz parte dos metadados da consulta dentro da pasta de trabalho. Não é um arquivo separado no seu disco rígido. Cada vez que você executa uma atualização, o Power Query verifica o cache primeiro. Se o cache existir e a consulta não tiver sido marcada para atualização completa, o Power Query retorna a lista em cache. Isso é proposital para desempenho, mas causa o problema de arquivos desatualizados quando o conteúdo do SharePoint muda entre as atualizações.
Etapas para Limpar o Cache e Atualizar a Pasta do SharePoint
Para corrigir o problema, você precisa limpar a listagem em cache da pasta e forçar o Power Query a obter os dados atuais do SharePoint. Siga estas etapas em ordem.
- Abra o painel Consultas e Conexões
No Excel, vá para a guia Dados. No grupo Consultas e Conexões, clique em Consultas e Conexões. O painel é aberto no lado direito da janela. - Localize a consulta da pasta do SharePoint
No painel, encontre a consulta que se conecta à sua pasta do SharePoint. Geralmente, ela tem um nome correspondente ao nome da pasta ou ao nome da conexão que você definiu ao criar a consulta. - Abra as propriedades da consulta
Clique com o botão direito no nome da consulta e selecione Propriedades. Uma caixa de diálogo com três guias é aberta. - Vá para a guia Uso
Clique na guia Uso. Esta guia controla como a consulta lida com cache e atualização. Procure a seção rotulada Cache ou Opções de carregamento. Em algumas versões do Excel, a opção é chamada Habilitar carregamento rápido de dados ou Usar cache. Desmarque a caixa ao lado dela. Isso instrui o Power Query a ignorar a listagem em cache da pasta na próxima atualização. - Limpe as configurações da fonte de dados
Feche a caixa de diálogo Propriedades. Vá para a guia Dados e clique em Consultas e Conexões novamente se o painel fechou. Clique com o botão direito na consulta e selecione Editar. O Editor do Power Query é aberto. No editor, vá para Página Inicial > Configurações da Fonte de Dados. Na caixa de diálogo, selecione sua conexão do SharePoint e clique em Limpar Permissões. Confirme a ação. Isso remove as credenciais e metadados em cache. - Atualize a consulta
Feche o Editor do Power Query. De volta ao Excel, vá para a guia Dados e clique em Atualizar Tudo. O Excel solicita que você faça login no SharePoint novamente. Insira suas credenciais. O Power Query agora examina a pasta do SharePoint ao vivo e mostra todos os arquivos atuais, incluindo os novos. - Verifique a lista de arquivos
Após a conclusão da atualização, verifique a listagem da pasta no painel Consultas e Conexões ou na planilha onde você carregou os dados. A lista deve corresponder ao que você vê ao navegar pela pasta do SharePoint em um navegador da web.
Método Alternativo: Excluir e Recriar a Consulta
Se as etapas acima não funcionarem, exclua a consulta existente e crie uma nova. No painel Consultas e Conexões, clique com o botão direito na consulta e selecione Excluir. Em seguida, vá para Dados > Obter Dados > De Arquivo > Da Pasta do SharePoint. Insira a URL do site do SharePoint e o caminho da pasta. Isso cria uma nova conexão sem dados em cache.
Se a Pasta Ainda Mostrar Arquivos Antigos Após a Atualização
O Power Query Armazena em Cache a Estrutura da Pasta no Nível do Site
Às vezes, o cache persiste no nível do site do SharePoint, não apenas no nível da consulta. No Editor do Power Query, vá para Página Inicial > Configurações da Fonte de Dados. Selecione a URL do site do SharePoint (não a pasta individual). Clique em Limpar Permissões. Isso força uma reautenticação completa e uma nova varredura de todo o site. Em seguida, atualize a consulta novamente.
A Pasta de Trabalho Foi Aberta no Modo Somente Leitura
Se a pasta de trabalho for aberta como somente leitura, o Excel impede que o Power Query grave novos dados em cache. Isso pode fazer com que a consulta recorra a uma versão em cache mais antiga. Salve uma cópia da pasta de trabalho em sua unidade local, feche a versão somente leitura e abra a cópia local. Em seguida, execute as etapas de atualização novamente.
Permissões da Pasta do SharePoint Alteradas
Se sua conta não tiver mais acesso à pasta, o Power Query pode falhar ao atualizar e silenciosamente mostrar a lista em cache antiga. Verifique seu acesso abrindo a pasta do SharePoint em um navegador da web. Se você não conseguir ver os arquivos lá, entre em contato com o administrador do SharePoint para restaurar as permissões.
Limpar Cache vs Limpar Permissões: Principais Diferenças
| Item | Limpar Cache (Guia Uso) | Limpar Permissões (Configurações da Fonte de Dados) |
|---|---|---|
| O que remove | Lista de arquivos em cache e metadados da pasta | Credenciais armazenadas e metadados no nível do site |
| Quando usar | Arquivos estão ausentes ou desatualizados, mas você ainda consegue autenticar | A autenticação falha, as credenciais estão erradas ou a estrutura do site mudou |
| Efeito na atualização | Força uma nova varredura da pasta, mas mantém sua sessão de login | Força uma reautenticação completa e uma nova varredura da pasta |
| Velocidade | Mais rápida porque reutiliza o token de autenticação existente | Mais lenta porque exige um novo login |
Agora você pode forçar o Power Query a mostrar a listagem atual da pasta do SharePoint limpando o cache e atualizando a consulta. Como próximo passo, defina um agendamento de atualização no Power Query para que a listagem da pasta seja atualizada automaticamente. Para fazer isso, clique com o botão direito na consulta, selecione Propriedades, vá para a guia Uso e marque Atualizar a cada. Defina um intervalo, como 15 minutos. Para controle avançado, use a opção Dados > Consultas e Conexões > Propriedades > Atualização em segundo plano para permitir atualizações enquanto você continua trabalhando.