Você precisa enviar informações confidenciais, como dados financeiros, documentos legais ou detalhes pessoais de saúde por e-mail. O Outlook inclui um recurso integrado chamado Criptografia de Mensagens do Office (OME) que protege o conteúdo da sua mensagem contra acesso não autorizado. Este artigo explica o que o OME faz e as etapas exatas para criptografar um e-mail no Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook para Mac. Ao final, você conseguirá enviar e-mails criptografados que apenas os destinatários pretendidos podem ler.
Principais Conclusões: Enviando E-mails Criptografados com OME
- Arquivo > Opções > Central de Confiabilidade > Configurações da Central de Confiabilidade > Segurança de E-mail: Localize as configurações de criptografia no Outlook clássico para Windows.
- Opções > Botão Criptografar em uma nova mensagem: A maneira mais rápida de aplicar a criptografia OME a um único e-mail.
- OME versus S/MIME: O OME não exige certificados ou troca prévia de chaves, enquanto o S/MIME exige que remetente e destinatário tenham certificados.
O que é a Criptografia de Mensagens do Office e Como Funciona
A Criptografia de Mensagens do Office é um serviço incluído nas assinaturas do Microsoft 365 que contêm o Azure Rights Management. Quando você criptografa uma mensagem com OME, o Outlook converte o e-mail em um anexo HTML criptografado. O destinatário recebe um e-mail de notificação com um link. Após fazer login com uma conta Microsoft ou um código de acesso único, o destinatário pode visualizar a mensagem descriptografada em um portal web seguro.
O OME funciona com qualquer endereço de e-mail, incluindo Gmail, Yahoo e Outlook.com. O remetente deve ter uma assinatura do Microsoft 365 que inclua o Azure Information Protection. O destinatário não precisa de nenhum software especial. O OME suporta anexos e imagens inline na mensagem criptografada. O serviço também permite definir datas de expiração e revogar o acesso após o envio.
Pré-requisitos para Usar o OME
Antes de criptografar um e-mail com OME, verifique o seguinte:
- Seu plano do Microsoft 365 inclui o Azure Rights Management. Business Premium, Enterprise E3 e Enterprise E5 incluem esse recurso. O Exchange Online Plano 1 não o inclui.
- Você está usando o Outlook para Windows versão 1908 ou posterior, Outlook na web ou Outlook para Mac versão 16.42 ou posterior.
- Sua organização habilitou o OME no centro de administração do Exchange. A maioria dos locatários do Microsoft 365 tem o OME habilitado por padrão.
Como Criptografar um E-mail com OME no Outlook para Windows
O processo difere ligeiramente dependendo se você usa a faixa de opções clássica ou simplificada. As etapas abaixo funcionam para ambos os layouts.
- Abra uma nova mensagem de e-mail
Clique em Novo E-mail na guia Início. Componha sua mensagem como de costume. - Localize o botão Criptografar
Na janela de mensagem, vá para a guia Opções. No grupo Permissão, clique em Criptografar. Se você vir uma seta suspensa ao lado de Criptografar, clique nela para ver opções adicionais, como Não Encaminhar. - Selecione a opção de criptografia
Escolha Criptografar-Somente se quiser que o destinatário possa encaminhar, copiar e imprimir a mensagem. Escolha Não Encaminhar se quiser impedir essas ações. - Envie a mensagem
Clique em Enviar. A mensagem é criptografada no lado do cliente e enviada ao destinatário.
Se o botão Criptografar estiver esmaecido, sua conta pode não ter uma licença OME. Entre em contato com seu administrador do Microsoft 365 para verificar se sua assinatura inclui o Azure Rights Management.
Como Criptografar um E-mail com OME no Outlook na Web
O Outlook na web também suporta criptografia OME com uma interface simplificada.
- Componha uma nova mensagem
Clique em Nova mensagem no topo da página. Preencha os campos Para, Assunto e corpo. - Abra as opções de criptografia
Clique no menu de três pontos Mais opções na barra de ferramentas da mensagem. Selecione Opções de mensagem. No painel direito, localize a seção Permissão. - Aplique a criptografia
Clique no menu suspenso em Permissão e escolha Criptografar ou Não Encaminhar. O cabeçalho da mensagem mostrará um ícone de cadeado para confirmar que a criptografia está ativa. - Envie a mensagem
Clique em Enviar. O destinatário receberá a notificação de e-mail criptografado.
Como Criptografar um E-mail com OME no Outlook para Mac
O Outlook para Mac usa uma abordagem semelhante à versão para Windows.
- Crie uma nova mensagem
Clique em Novo E-mail na barra de ferramentas. Escreva sua mensagem. - Encontre o botão Criptografar
Vá para a guia Opções na janela de mensagem. Clique em Criptografar no grupo Permissão. - Escolha uma política de criptografia
Selecione Criptografar-Somente ou Não Encaminhar no menu suspenso. - Envie a mensagem
Clique em Enviar. O Outlook criptografa o e-mail antes de enviá-lo.
Problemas Comuns ao Usar OME e Como Evitá-los
O botão Criptografar não aparece na faixa de opções
Se você não vir o botão Criptografar, seu cliente Outlook pode não estar atualizado para uma versão que suporte OME. Instale as atualizações mais recentes em Arquivo > Conta do Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora. Se o botão ainda não aparecer, seu locatário do Microsoft 365 pode ter o OME desabilitado. Entre em contato com seu administrador para habilitar o recurso no centro de administração do Exchange em Fluxo de emails > Criptografia de mensagens.
O destinatário não consegue abrir a mensagem criptografada
O destinatário deve fazer login com uma conta Microsoft ou usar um código de acesso único enviado para seu endereço de e-mail. Se o destinatário não receber o e-mail com o código, peça para verificar a pasta de spam. O e-mail do código vem de no-reply@microsoft.com. Se o destinatário usar uma conta de e-mail corporativa que bloqueia links externos, pode ser necessário solicitar à equipe de TI que permita a URL do portal OME: azure.microsoft.com.
A criptografia OME é aplicada a todas as mensagens de saída
Algumas organizações definem uma regra de criptografia padrão no centro de administração do Exchange que criptografa todos os e-mails de saída. Se você não conseguir enviar mensagens não criptografadas, seu administrador configurou uma regra de transporte. Você não pode substituir essa regra pelo cliente Outlook. Entre em contato com seu administrador se precisar enviar mensagens não criptografadas para destinatários específicos.
OME vs S/MIME: Principais Diferenças
| Item | Criptografia de Mensagens do Office (OME) | S/MIME |
|---|---|---|
| Exigência de certificado | Nenhum para remetente ou destinatário | Remetente e destinatário precisam de um certificado digital |
| Tipo de e-mail do destinatário | Qualquer endereço de e-mail | Apenas destinatários com clientes de e-mail compatíveis |
| Visualização da mensagem | Abre em um portal web seguro | Abre diretamente no cliente de e-mail do destinatário |
| Manipulação de anexos | Anexos são criptografados com a mensagem | Anexos podem ser assinados ou criptografados separadamente |
| Revogação | Suportada via centro de conformidade do Microsoft 365 | Não suportada após o envio |
| Assinatura necessária | Microsoft 365 com Azure Rights Management | Qualquer sistema de e-mail que suporte S/MIME |
Agora você sabe como criptografar um e-mail do Outlook usando a Criptografia de Mensagens do Office em todos os principais clientes do Outlook. Após enviar sua primeira mensagem criptografada, teste a experiência do destinatário enviando um e-mail criptografado para um endereço pessoal do Gmail ou Yahoo. Para controle avançado, explore o centro de conformidade do Microsoft 365, onde você pode definir datas de expiração e revogar o acesso a mensagens criptografadas após o envio.