Você recebe muitos e-mails que deveriam ser organizados automaticamente. As regras do Outlook podem processar mensagens recebidas com base em condições definidas por você. Este artigo explica como criar uma regra que move e-mails para uma pasta designada.
As regras economizam tempo ao classificar o correio sem esforço manual. Você pode criá-las a partir de uma mensagem específica ou do zero. As etapas abaixo guiarão você por ambos os métodos.
Principais conclusões: Automatizando a organização de e-mails
- Caixa de diálogo Regras e Alertas: O painel central de gerenciamento para criar, editar e excluir todas as regras do Outlook.
- Botão direito > Regras > Criar Regra: A maneira mais rápida de iniciar uma regra com base no remetente ou assunto de um e-mail selecionado.
- Ação mover o item para a pasta: A operação principal da regra que transfere automaticamente as mensagens correspondentes para o local escolhido.
Entendendo as regras do Outlook para organização
Uma regra do Outlook é uma instrução automatizada que executa ações em e-mails que atendem a critérios específicos. O uso mais comum é mover mensagens da Caixa de Entrada para outra pasta. Isso mantém sua visualização principal limpa e agrupa itens relacionados.
As regras são executadas quando novas mensagens chegam na Caixa de Entrada. Você também pode executá-las manualmente em mensagens existentes. As regras são do lado do cliente para contas POP e IMAP. Para contas Microsoft 365 ou Exchange, você pode criar regras do lado do servidor que são executadas mesmo quando o Outlook está fechado.
Pré-requisitos para criar uma regra
Antes de começar, verifique se a pasta de destino existe. Você pode criar uma nova pasta durante a configuração da regra. Você também precisa de uma conta de e-mail adicionada ao Outlook. As opções de criação de regras variam ligeiramente entre tipos de conta, como Exchange e IMAP.
Etapas para criar uma regra a partir de um e-mail específico
Este método é eficiente quando você tem uma mensagem de exemplo. O Outlook preenche automaticamente as condições a partir do e-mail selecionado.
- Selecione o e-mail modelo
Na sua lista de mensagens, clique em um e-mail que represente o tipo que deseja mover. Por exemplo, escolha uma newsletter de um remetente específico. - Abra a caixa de diálogo Criar Regra
Clique com o botão direito na mensagem selecionada. No menu de contexto, passe o mouse sobre Regras e clique em Criar Regra. - Defina as condições
Uma caixa de diálogo é aberta. Marque as caixas para condições como De [remetente] ou Assunto contém. Elas são preenchidas automaticamente a partir do e-mail em que você clicou com o botão direito. - Escolha a ação de mover
Na mesma caixa de diálogo, marque a caixa Mover o item para a pasta. Em seguida, clique no link Selecionar Pasta no painel de descrição. - Escolha ou crie uma pasta de destino
Na lista de pastas, selecione uma pasta existente. Para criar uma nova, clique em Nova. Digite um nome para a pasta e selecione seu local pai, depois clique em OK. - Finalize e aplique a regra
Clique em OK na caixa de diálogo Criar Regra. Uma pergunta aparece se você deseja executar a regra nas mensagens existentes. Marque esta caixa para organizar e-mails antigos e clique em OK.
Etapas para criar uma regra do zero
Use este método para regras mais complexas ou quando você não tiver um e-mail de exemplo.
- Abra a janela Regras e Alertas
No Outlook, vá em Arquivo > Informações > Gerenciar Regras e Alertas. Clique no botão Nova Regra na guia Regras de E-mail. - Escolha um modelo de regra
O Assistente de Regras é aberto. Em Iniciar de uma regra em branco, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo. Clique em Avançar. - Defina suas condições
Marque as caixas para suas condições. Por exemplo, marque com palavras específicas no assunto. Em seguida, clique no link palavras específicas no painel inferior. - Insira os detalhes da condição
Na caixa de diálogo, digite as palavras ou frases. Clique em Adicionar após cada uma e depois em OK. Você pode adicionar várias condições. Clique em Avançar. - Selecione a ação de mover
Na próxima tela, marque a caixa movê-lo para a pasta especificada. Clique no link pasta especificada no painel inferior. - Selecione a pasta de destino
Escolha sua pasta de destino na lista. Clique em Nova para criar uma, se necessário. Clique em OK e depois em Avançar. - Adicione exceções e finalize
Você pode adicionar exceções, como a menos que seja do meu gerente. Clique em Avançar. Dê um nome à sua regra, marque Executar esta regra agora e clique em Concluir.
Erros comuns e limitações a evitar
A regra não é executada em novos e-mails
Verifique se a regra está habilitada na lista Regras e Alertas. Deve haver uma marca de seleção na caixa ao lado do nome dela. Para regras do lado do servidor no Exchange, confirme se ela está listada em Regras do Servidor. Regras apenas do lado do cliente exigem que o Outlook esteja em execução.
E-mails são movidos para a pasta errada
Isso acontece quando as condições são muito amplas. Edite a regra e torne as condições mais específicas. Use lógica E adicionando várias condições. Evite usar termos vagos como palavras específicas no corpo, a menos que necessário.
A regra entra em conflito com outra regra
O Outlook processa as regras de cima para baixo. Na janela Regras e Alertas, use as setas para cima e para baixo para alterar a ordem. Uma regra que move uma mensagem impedirá que regras inferiores atuem sobre ela.
Ação da regra desabilitada ou indisponível
Algumas ações, como mover mensagens, não estão disponíveis para certos tipos de conta no modo online. Altere sua conta para usar o Modo Cache do Exchange em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações do Servidor.
Métodos de criação de regras: Rápido vs. Assistente
| Item | Criar Regra com Botão Direito | Assistente de Regras do Zero |
|---|---|---|
| Melhor para | Regras simples a partir de um e-mail de exemplo | Regras complexas com múltiplas condições |
| Velocidade | Muito rápida, menos cliques | Mais lenta, mais etapas de configuração |
| Configuração de condições | Pré-preenchidas a partir da mensagem selecionada | Selecionadas manualmente da lista completa |
| Flexibilidade | Limitada a remetente/assunto básico | Alta, inclui exceções e lógica avançada |
| Caminho de acesso | Botão direito na mensagem > Regras | Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra |
Agora você pode classificar automaticamente os e-mails recebidos com regras do Outlook. Use o método do botão direito para configuração rápida a partir de uma mensagem de exemplo. Para mais controle, use o Assistente de Regras completo. Tente criar uma regra que também marque mensagens como lidas ou reproduza um som. Pressione Alt + F, I, M para abrir rapidamente a janela de gerenciamento Regras e Alertas.