Mover e-mails manualmente para uma pasta específica e depois marcá-los como lidos exige duas ações separadas. Isso retarda o processamento da caixa de entrada, especialmente quando você lida com dezenas de mensagens por dia. Os Quick Steps do Outlook permitem combinar essas duas ações em um único clique na faixa de opções Início ou com um atalho de teclado. Este artigo explica como criar um Quick Step personalizado que move um e-mail selecionado para uma pasta de sua escolha e o marca como lido simultaneamente. Você também aprenderá a editar, executar e evitar erros comuns ao configurar essa automação.
Principais Conclusões: Mover e Marcar como Lido em Um Clique
- Início > Quick Steps > Criar Novo: Abre a caixa de diálogo onde você combina as ações Mover para Pasta e Marcar como Lido.
- Ação Mover para Pasta: Selecione a pasta de destino em sua caixa de correio ou pastas públicas.
- Ação Marcar como Lido: Adiciona a alteração de status de leitura após a conclusão da movimentação.
O Que São Quick Steps do Outlook e Como Funcionam
Quick Steps são atalhos personalizáveis que aplicam uma ou mais ações a um e-mail selecionado. Eles aparecem na galeria Quick Steps na guia Início da faixa de opções do Outlook. Cada Quick Step pode conter até 12 ações sequenciais, como mover, sinalizar, categorizar, responder ou encaminhar. Quando você clica no botão do Quick Step ou pressiona seu atalho de teclado atribuído, o Outlook executa todas as ações em ordem sem nenhuma entrada adicional sua.
O Quick Step Mover e Marcar como Lido é um dos modelos internos, mas você também pode criá-lo do zero. O pré-requisito é que você já tenha uma pasta de destino criada em sua caixa de correio. Você pode usar qualquer tipo de pasta — subpasta da Caixa de Entrada, Arquivo Morto ou uma pasta personalizada. O Quick Step funciona em um único e-mail selecionado ou em vários e-mails selecionados de uma vez. Se você selecionar vários e-mails, o Outlook os processa sequencialmente. Esse recurso está disponível no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook 2016.
Passos para Criar um Quick Step que Move e Marca como Lido
Siga estes passos para construir o Quick Step. O procedimento é o mesmo no Outlook para Windows e no Outlook para Mac (versão com faixa de opções).
- Abra a caixa de diálogo Criar Novo Quick Step
No Outlook, vá para a guia Início. No grupo Quick Steps, clique no botão Criar Novo. Um menu suspenso aparece com vários modelos. Selecione Mover para Pasta na lista. Isso abre a caixa de diálogo Configuração Inicial. - Nomeie seu Quick Step
No campo Nome, digite um nome descritivo como “Mover e Marcar como Lido” ou “Arquivar e Marcar como Lido”. Esse nome aparecerá no botão do Quick Step e na dica de ferramenta. - Escolha a pasta de destino
Na seção Mover para Pasta, clique no botão Pasta. Uma caixa de diálogo de seleção de pastas é aberta. Navegue pela sua caixa de correio e selecione a pasta de destino. Clique em OK para confirmar. - Adicione a ação Marcar como Lido
Clique no botão Adicionar Ação. Uma nova linha aparece abaixo da primeira ação. Na lista suspensa de ações, selecione Marcar como Lido. Não altere nenhuma configuração adicional para esta ação. - Atribua um atalho de teclado (opcional)
No campo Tecla de atalho, clique na seta suspensa e escolha uma combinação de teclas. O Outlook oferece Ctrl+Shift+1 até Ctrl+Shift+9 e Ctrl+Shift+F1 até Ctrl+Shift+F9. Selecione uma que não entre em conflito com atalhos existentes. Se você pular esta etapa, o Quick Step estará disponível apenas através do botão na faixa de opções. - Defina o texto da dica de ferramenta (opcional)
No campo Dica de ferramenta, digite uma descrição curta como “Move o e-mail para Arquivo Morto e marca como lido”. Esse texto aparece quando você passa o mouse sobre o botão do Quick Step. - Salve o Quick Step
Clique em Concluir. O novo Quick Step aparece na galeria Quick Steps na guia Início. Agora você pode selecionar um ou mais e-mails e clicar no botão para executá-lo.
Erros Comuns ao Usar Quick Steps e Como Evitá-los
O Quick Step não move o e-mail para a pasta correta
A causa mais frequente é selecionar a pasta errada durante a configuração. Abra o gerenciador de Quick Steps clicando no iniciador de caixa de diálogo Quick Steps (a pequena seta no canto inferior direito do grupo Quick Steps). Selecione seu Quick Step e clique em Editar. Verifique o caminho da pasta na ação Mover para Pasta. Se a pasta foi excluída ou renomeada após a criação do Quick Step, o Outlook exibirá um erro. Selecione novamente a pasta correta e salve.
O Quick Step marca o e-mail como lido, mas não o move
Isso acontece quando as ações estão na ordem errada. Na caixa de diálogo Editar Quick Step, verifique se Mover para Pasta aparece antes de Marcar como Lido. Use as setas para cima e para baixo ao lado das linhas de ação para reordená-las. A movimentação deve ser concluída primeiro, pois marcar como lido é uma alteração de status aplicada ao item movido.
O Quick Step desaparece da faixa de opções após reiniciar o Outlook
Os Quick Steps são armazenados no servidor da sua caixa de correio. Se você usar o Outlook no modo cache e o arquivo de dados offline for corrompido, o Quick Step pode desaparecer. Para recuperá-lo, vá em Arquivo > Opções > Quick Steps e clique em Restaurar Padrões. Isso restaura os Quick Steps internos, mas remove os personalizados. Recrie seu Quick Step personalizado após a restauração. Para evitar esse problema, exporte seus Quick Steps periodicamente usando a opção Gerenciar Quick Steps > Exportar.
O Quick Step não pode ser aplicado a vários e-mails de uma vez
O Outlook aplica o Quick Step a cada e-mail selecionado individualmente. Se você selecionar 20 e-mails, o Outlook os processa um por um. Isso pode levar alguns segundos. Se você vir uma mensagem de que o Quick Step não pode ser aplicado, geralmente é porque um dos e-mails selecionados já está na pasta de destino. O Outlook não permite mover um item para a pasta em que ele já reside. Desmarque esses e-mails e tente novamente.
Quick Step Interno Mover para Pasta vs Quick Step Personalizado Mover e Marcar como Lido
| Item | Interno Mover para Pasta | Personalizado Mover e Marcar como Lido |
|---|---|---|
| Ações incluídas | Apenas Mover para Pasta | Mover para Pasta + Marcar como Lido |
| Número de cliques | Um clique para mover, depois marcar manualmente como lido | Um clique para ambas as ações |
| Atalho de teclado | Não atribuído por padrão | Pode ser atribuído durante a criação |
| Personalização | Pode adicionar ações depois | Totalmente personalizável na criação |
| Melhor para | Usuários que desejam apenas mover | Usuários que processam grandes volumes e desejam reduzir cliques |
Agora você pode criar um Quick Step que move qualquer e-mail selecionado para a pasta escolhida e o marca como lido em um único clique. Tente atribuir o atalho Ctrl+Shift+1 a este Quick Step para o acesso mais rápido. Como dica avançada, você pode adicionar uma terceira ação como Categorizar para codificar por cores o e-mail movido para uma organização ainda melhor.