Você costuma enviar e-mails semelhantes e perde tempo digitando o mesmo texto repetidamente. O Outlook inclui um recurso chamado Quick Parts para armazenar e reutilizar blocos de texto. Este artigo fornece as etapas para criar, inserir e gerenciar modelos de Quick Parts para respostas de e-mail mais rápidas.
Principais conclusões: Construindo modelos de Quick Parts
- Galeria de Quick Parts: Armazena texto formatado, imagens e assinaturas para inserção com um clique em novas mensagens.
- AutoText: Um subconjunto de Quick Parts que pode ser inserido digitando alguns caracteres de atalho e pressionando F3.
- Organizador de Building Blocks: Gerencia todas as entradas salvas de Quick Parts, permitindo editar, excluir ou classificá-las.
O que são Quick Parts e como funcionam?
Quick Parts são blocos de conteúdo reutilizáveis salvos no Outlook. Você pode salvar qualquer texto formatado, tabelas, logotipos ou avisos legais. Depois de salvo, você pode inserir esse conteúdo em qualquer novo e-mail, item de calendário ou tarefa com alguns cliques ou um atalho de teclado.
O recurso faz parte do sistema de Building Blocks no Outlook e nos aplicativos do Microsoft 365. Todas as entradas são armazenadas em uma galeria central acessível na guia Mensagem. Um tipo especial chamado AutoText permite atribuir um nome curto e inserir o bloco digitando esse nome e pressionando F3.
Pré-requisitos para usar Quick Parts
Você deve usar uma versão mais recente do aplicativo de desktop do Outlook para Windows ou Mac. O recurso não está disponível no Outlook na web. Sua conta de e-mail deve estar configurada no Outlook, e você precisa estar compondo uma nova mensagem ou editando um rascunho para salvar ou inserir um Quick Part.
Etapas para criar e salvar um Quick Part
- Abra uma nova mensagem de e-mail
Inicie o Outlook e clique em Novo E-mail na guia Início. Você deve estar na janela de composição da mensagem para acessar o menu Quick Parts. - Componha e formate o texto do modelo
Digite o texto que deseja salvar, como uma resposta padrão, confirmação de reunião ou assinatura de e-mail. Aplique qualquer formatação como negrito, cores de fonte ou hiperlinks. - Selecione o conteúdo a ser salvo
Use o mouse para destacar o texto, imagens ou tabela exatos que deseja salvar como um bloco reutilizável. - Salve na Galeria de Quick Parts
Vá para a guia Mensagem na faixa de opções. No grupo Texto, clique em Quick Parts. Selecione Salvar Seleção na Galeria de Quick Parts no menu suspenso. - Nomeie e categorize sua entrada
Na caixa de diálogo Criar Novo Building Block, digite um Nome exclusivo para seu modelo. Escolha uma Galeria, como Quick Parts ou AutoText. Selecione uma Categoria ou crie uma nova para organizar seus modelos. Clique em OK para salvar.
Como inserir um Quick Part salvo em um e-mail
Método 1: Usando o menu da Galeria de Quick Parts
- Posicione o cursor no corpo do e-mail
Clique onde deseja que o texto do modelo apareça em sua nova mensagem ou resposta. - Abra o menu Quick Parts
Navegue até a guia Mensagem e clique em Quick Parts no grupo Texto. - Selecione seu modelo
Uma galeria com seus itens salvos aparece. Clique no modelo que deseja inserir. Ele será colocado na localização do cursor.
Método 2: Usando o atalho de teclado AutoText
- Digite o nome do AutoText
No corpo do e-mail, digite o nome exato que você deu à entrada quando a salvou como um bloco AutoText. - Pressione a tecla F3
Após digitar o nome, pressione imediatamente a tecla F3 no teclado. O bloco de texto formatado completo substituirá o nome digitado.
Erros comuns e o que evitar
Quick Part não aparece na galeria
Isso acontece se você salvou a entrada em uma Galeria diferente, como AutoText, em vez do Quick Parts padrão. Abra o menu Quick Parts e veja o final da lista. Se você vir o nome da sua entrada lá, ela foi salva como AutoText. Você também pode abrir o Organizador de Building Blocks para verificar a propriedade Galeria.
A formatação é perdida ao inserir
Quick Parts salvam a formatação do texto original. Se a formatação for perdida, você pode ter colado texto sem formatação sobre sua seleção antes de salvar. Sempre salve o conteúdo diretamente de um e-mail formatado do Outlook. Além disso, certifique-se de não estar inserindo em uma mensagem formatada como texto simples, que remove toda a formatação.
Não é possível editar ou excluir um Quick Part salvo
- Abra o Organizador de Building Blocks
Vá para a guia Mensagem, clique em Quick Parts e escolha Organizador de Building Blocks no final do menu. - Localize sua entrada
Role ou classifique a lista para encontrar o modelo que deseja alterar. Você pode classificar por Nome, Galeria ou Categoria. - Edite ou exclua a entrada
Selecione a entrada. Para editar suas propriedades, clique em Editar Propriedades. Para removê-la permanentemente, clique em Excluir. Confirme a exclusão.
Quick Parts vs. Assinaturas vs. Modelos: Principais diferenças
| Item | Quick Parts | Assinaturas de E-mail | Modelos do Outlook (.oft) |
|---|---|---|---|
| Uso Principal | Blocos de texto reutilizáveis no corpo do e-mail | Blocos de fechamento predefinidos com informações de contato | Arquivos de e-mail completos pré-formatados |
| Método de Inserção | Menu da galeria ou AutoText com F3 | Botão Assinatura na guia Mensagem | Abrir de Arquivo > Novo > Itens > Escolher Formulário |
| Escopo do Conteúdo | Parágrafos, avisos legais, logotipos, tabelas | Nome, cargo, telefone, logotipo da empresa | Assunto, destinatário, corpo completo, anexos |
| Local de Armazenamento | Arquivo de Building Blocks no perfil do usuário do Windows | Pasta de assinaturas do Outlook | Pasta definida pelo usuário como arquivo .oft |
| Melhor Para | Respostas internas frequentes e parágrafos padrão | Fechamentos profissionais de e-mail | Relatórios mensais complexos ou atualizações de projetos |
Agora você pode inserir respostas padrão instantaneamente usando Quick Parts. Experimente criar uma entrada AutoText para sua resposta mais comum e use o atalho F3. Para gerenciar muitos modelos, use o Organizador de Building Blocks para classificá-los em categorias personalizadas para acesso mais rápido.