O recurso de preenchimento automático do Excel economiza tempo ao estender sequências comuns como meses ou dias da semana. Talvez você precise repetir uma lista específica de nomes, códigos ou locais que o Excel não reconhece. Uma lista personalizada de preenchimento automático permite definir sua própria sequência repetitiva. Este artigo explica como criar e gerenciar essas listas para qualquer dado que você use regularmente.
Principais conclusões: Criando e usando listas personalizadas de preenchimento automático
- Arquivo > Opções > Avançado > Editar Listas Personalizadas: Abre a caixa de diálogo para criar uma nova lista digitando entradas ou selecionando um intervalo de células.
- Arraste a alça de preenchimento após digitar um item da lista: O Excel preenche automaticamente as células com toda a sua sequência personalizada.
- Exclua uma lista personalizada na mesma caixa de diálogo: Remove a lista selecionada da memória do Excel sem afetar os dados da planilha.
O que uma lista personalizada de preenchimento automático faz
O Excel inclui listas de preenchimento automático internas para dias, meses e padrões numéricos. Uma lista personalizada é uma série definida pelo usuário de texto ou números. Depois de criada, você só precisa digitar o primeiro item em uma célula. Arrastar a alça de preenchimento completa a sequência, repetindo-a até onde você arrastar. Isso funciona para qualquer dado ordenado, como nomes de departamentos, etapas de projetos ou códigos de escritórios regionais.
As listas são armazenadas nas configurações do aplicativo Excel, não dentro de uma única pasta de trabalho. Uma lista criada em um arquivo fica disponível em todas as outras pastas de trabalho no mesmo computador. O recurso não requer suplementos especiais. Você só precisa de permissão para editar as opções do Excel. A principal limitação é que as listas não podem conter fórmulas. Elas devem ser texto ou números estáticos.
Etapas para criar uma nova lista personalizada
Você pode criar uma lista digitando itens diretamente ou importando-os de um intervalo da planilha. Use o primeiro método para listas curtas e novas. Use o método de importação quando sua sequência já existir em uma planilha.
Método 1: Digitar uma nova lista diretamente
- Abra as Opções do Excel
Clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Excel. - Navegue até as Configurações Avançadas
No painel esquerdo, clique em Avançado. Role para baixo até a seção Geral. - Abra a caixa de diálogo Listas Personalizadas
Clique no botão Editar Listas Personalizadas próximo ao final da seção Geral. - Insira os itens da sua lista
Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, certifique-se de que NOVA LISTA esteja selecionada na caixa esquerda. Clique na caixa Entradas da lista à direita. Digite cada item, pressionando Enter após cada um para ir para a próxima linha. - Adicione a lista
Clique no botão Adicionar. Sua nova lista aparecerá na caixa Listas personalizadas à esquerda. Clique em OK duas vezes para fechar todas as caixas de diálogo.
Método 2: Importar uma lista de células
- Selecione o intervalo de dados
Em sua planilha, selecione as células que contêm a sequência que deseja usar. As células devem estar em uma única coluna ou linha. - Abra a caixa de diálogo Listas Personalizadas
Vá em Arquivo > Opções > Avançado. Clique em Editar Listas Personalizadas na seção Geral. - Importe o intervalo
Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, o cursor estará no campo Importar lista de células. Se não estiver, clique nesse campo. O endereço do intervalo selecionado deve aparecer. Clique no botão Importar. - Verifique e salve
Os itens importados aparecem na caixa Entradas da lista e a lista é adicionada à caixa Listas personalizadas. Clique em OK duas vezes para salvar e sair.
Erros comuns e limitações
As listas personalizadas são poderosas, mas têm regras específicas. Evite esses problemas para usá-las de forma eficaz.
O preenchimento automático não funciona após criar uma lista
Você deve digitar um item exatamente como aparece na lista, incluindo maiúsculas/minúsculas e espaços. O Excel corresponde o conteúdo da célula ao primeiro item da sua sequência personalizada. Se você digitar uma correspondência parcial ou uma palavra diferente, o preenchimento automático não a reconhecerá. Verifique suas entradas de lista em Arquivo > Opções > Avançado > Editar Listas Personalizadas.
Itens da lista aparecem fora de ordem
A direção do preenchimento depende de como você arrasta a alça de preenchimento. Arrastar para baixo ou para a direita preenche os itens na ordem definida. Arrastar para cima ou para a esquerda pode preencher na ordem inversa. Sempre verifique a direção do preenchimento. A sequência se repetirá se você arrastar além do número de itens em sua lista.
Lista personalizada não disponível em outro computador
As listas personalizadas são armazenadas localmente no registro do Windows para o seu perfil de usuário. Elas não acompanham o arquivo da pasta de trabalho. Para usar a mesma lista em outra máquina, você deve recriá-la nesse computador usando as etapas acima. Não há método interno para exportar ou importar arquivos de lista.
Criar listas vs. usar Série de Preenchimento: principais diferenças
| Item | Lista Personalizada de Preenchimento Automático | Comando Série de Preenchimento |
|---|---|---|
| Uso principal | Repetir uma sequência de texto definida | Criar um padrão numérico ou de data |
| Tipo de dados | Texto ou números estáticos | Números, datas, tendências de crescimento |
| Configuração necessária | Criação única nas Opções do Excel | Configurar cada vez via Página Inicial > Preencher > Série |
| Armazenamento | Salvo nas configurações do Excel para todas as pastas de trabalho | Sem armazenamento permanente; o padrão é temporário |
| Método de preenchimento | Arrastar a alça de preenchimento após digitar o primeiro item | Selecionar o intervalo primeiro, depois usar a caixa de diálogo |
Agora você pode criar sequências personalizadas para qualquer dado repetitivo. Comece fazendo uma lista dos códigos de projeto ou nomes de equipe mais usados. Para uso avançado, crie uma lista com itens numerados como Fase-1, Fase-2 para combinar texto e números. Lembre-se de que pressionar Ctrl enquanto arrasta a alça de preenchimento copiará a célula em vez de preencher a sequência.