Ao usar o Copilot no Outlook para resumir uma conversa de e-mail ou rascunhar uma resposta, você pode se perguntar se mensagens sob retenção legal são incluídas na resposta. A retenção legal preserva todo o conteúdo da caixa postal para fins legais ou de conformidade, e o Copilot deve respeitar essas retenções para evitar expor dados protegidos. Este artigo explica exatamente quais itens da caixa postal o Copilot lê e quais ele ignora quando uma retenção legal está ativa. Você aprenderá os limites técnicos do acesso do Copilot aos dados, como verificar o que o Copilot pode ver e as configurações que controlam esse comportamento.
Principais Conclusões: Limites do Copilot e Retenção Legal
- Centro de administração do Microsoft 365 > Purview > Status da retenção legal: Determina se uma caixa postal está sob retenção; o Copilot não pode ler itens em uma caixa retida durante o processamento ativo da retenção.
- Painel do Copilot no Outlook > Configurações > Fontes de dados: Mostra quais pastas o Copilot indexa; itens retidos em pastas ocultas ou do sistema são sempre ignorados.
- Outlook > Notificação de retenção legal: Um banner aparece quando o Copilot encontra uma caixa postal retida; a resposta indicará que algum conteúdo foi excluído.
O Que o Copilot Lê e Ignora em uma Caixa Postal com Retenção Legal
A retenção legal do Microsoft 365 preserva todo o conteúdo da caixa postal no local. Isso significa que os itens permanecem nas mesmas pastas, mas não podem ser excluídos permanentemente pelo usuário. O Copilot no Outlook acessa os mesmos dados da caixa postal que o Outlook exibe. No entanto, o Copilot aplica filtros adicionais para respeitar as retenções legais.
O Copilot lê itens que estão visíveis nas pastas padrão da caixa postal do usuário: Caixa de Entrada, Itens Enviados, Rascunhos, Itens Excluídos e pastas criadas pelo usuário. Se uma caixa postal estiver sob retenção legal, o Copilot ainda pode ler esses itens porque a retenção não os oculta. A retenção apenas impede a exclusão. O Copilot ignora itens que estão na pasta Itens Recuperáveis ou em qualquer pasta que não esteja visível para o usuário na lista de pastas do Outlook. Isso inclui as pastas Purges, Versions e DiscoveryHolds dentro da estrutura de Itens Recuperáveis.
Como a Retenção Legal Afeta os Resumos do Copilot
Quando você pede ao Copilot para resumir uma conversa de e-mail que inclui itens sob retenção legal, o Copilot processa apenas os itens aos quais tem acesso. Se a conversa contiver mensagens que estão na pasta Itens Recuperáveis — por exemplo, uma mensagem que foi excluída de forma reversível e ainda preservada sob retenção — o Copilot ignora essas mensagens completamente. O resumo incluirá uma observação de que algum conteúdo não estava disponível devido a políticas de conformidade.
Quando o Copilot Ignora uma Caixa Postal Inteira
O Copilot não ignora uma caixa postal inteira simplesmente porque uma retenção legal está ativa. A retenção sozinha não bloqueia o acesso do Copilot. O Copilot ignora uma caixa postal inteira apenas se a caixa postal estiver sujeita a uma retenção de conformidade específica que restrinja explicitamente o processamento do Copilot. Isso é controlado pela política de acesso a dados do Copilot no centro de administração do Microsoft 365. Se essa política estiver configurada para bloquear o Copilot para caixas postais retidas, o Copilot exibirá uma mensagem informando que a caixa postal não está disponível para processamento de IA.
Passos para Verificar o Que o Copilot Lê em uma Caixa Postal com Retenção Legal
Você pode verificar quais itens o Copilot pode acessar executando um teste simples no Outlook. Siga estas etapas.
- Abra o Outlook e selecione uma caixa postal sob retenção legal
Verifique o status da retenção legal no centro de administração do Microsoft 365 em Purview > Descoberta Eletrônica > Retenção legal. Confirme que a retenção está ativa para a caixa postal que deseja testar. - Abra o painel do Copilot no Outlook
Clique no ícone do Copilot na faixa de opções do Outlook ou pressione Alt+I para abrir o painel do Copilot. O painel aparece no lado direito da janela do Outlook. - Selecione uma conversa de e-mail que contenha itens excluídos de forma reversível
Escolha uma conversa em que pelo menos uma mensagem foi movida para a pasta Itens Excluídos e depois excluída permanentemente. O item excluído de forma reversível agora está na pasta Itens Recuperáveis e está sob retenção legal. - Peça ao Copilot para resumir a conversa
Digite “Resuma esta conversa de e-mail” na caixa de prompt do Copilot e pressione Enter. O Copilot processa apenas as mensagens visíveis. - Verifique o resumo em busca da nota de exclusão
Leia a saída do resumo. Se o Copilot ignorou alguma mensagem devido à retenção legal, o resumo incluirá uma frase como “Algumas mensagens nesta conversa não estavam disponíveis devido a políticas de conformidade.”
Se o Copilot Ainda Lê Itens Retidos ou Mostra Erros
Mesmo com a retenção legal ativa, você pode encontrar situações em que o Copilot se comporta de forma inesperada. Abaixo estão os cenários mais comuns e suas correções.
O Copilot Resume uma Conversa que Inclui uma Mensagem com Retenção Legal
Isso acontece quando a mensagem retida ainda está em uma pasta visível, como Caixa de Entrada ou Itens Enviados. A retenção legal não move mensagens para uma pasta oculta. A retenção apenas impede a exclusão. Para confirmar que o item está realmente sob retenção, verifique a coluna Status de retenção no Outlook. Se a mensagem mostrar um ícone de retenção, o Copilot ainda pode lê-la porque está em uma pasta visível. Para restringir o Copilot de ler tais itens, aplique uma retenção de conformidade que bloqueie o acesso a dados do Copilot.
O Copilot Mostra “Esta caixa postal não está disponível para o Copilot”
Este erro aparece quando a caixa postal está sujeita a uma retenção de conformidade que desabilita explicitamente o processamento do Copilot. A correção requer que um administrador modifique a política de acesso a dados do Copilot. Vá para Centro de administração do Microsoft 365 > Configurações > Copilot > Fontes de dados. Em Exclusões de caixa postal, remova a caixa postal da lista de exclusão. Essa alteração entra em vigor em até 15 minutos.
O Copilot Retorna um Resumo Vazio ou Nenhuma Saída
Um resumo vazio pode ocorrer quando todas as mensagens na conversa selecionada estão na pasta Itens Recuperáveis. Isso é comum em caixas postais que foram colocadas recentemente em retenção legal e tinham muitos itens excluídos de forma reversível. Para verificar, abra a conversa no Outlook e confira o local da pasta de cada mensagem. Se todas as mensagens estiverem na pasta Itens Recuperáveis, o Copilot não pode processá-las porque essa pasta não é indexada. A única alternativa é restaurar as mensagens para uma pasta visível usando a ferramenta de exportação de Descoberta Eletrônica.
Acesso Padrão do Copilot vs Copilot sob Retenção Legal: Principais Diferenças
| Item | Acesso Padrão do Copilot | Copilot sob Retenção Legal |
|---|---|---|
| Pastas visíveis indexadas | Caixa de Entrada, Itens Enviados, Rascunhos, Itens Excluídos, pastas do usuário | Mesmo que o acesso padrão |
| Pasta Itens Recuperáveis | Não indexada | Não indexada |
| Mensagens excluídas de forma reversível | Não acessíveis | Não acessíveis |
| Nota de exclusão do Copilot | Não presente | Presente quando itens retidos são ignorados |
| Substituição por administrador via política do Copilot | Disponível | Disponível |
Agora você sabe exatamente o que o Copilot lê e ignora quando uma retenção legal está ativa. Para testar esse comportamento em seu próprio locatário, execute as etapas de verificação acima com uma caixa postal de teste. Para um controle mais rigoroso, ajuste a política de acesso a dados do Copilot no centro de administração do Microsoft 365 para excluir caixas postais retidas específicas do processamento. Essa abordagem oferece conformidade e transparência em como o Copilot lida com conteúdo preservado.