Ao convidar um convidado para um espaço de trabalho específico no Notion, você espera que ele veja apenas as páginas que você compartilhou explicitamente. No entanto, alguns convidados relatam conseguir navegar ou pesquisar páginas de outros espaços de trabalho na mesma conta. Esse problema ocorre porque os convidados recebem permissões mais amplas do que o pretendido, geralmente devido a configurações de compartilhamento no nível do espaço de trabalho ou permissões herdadas de uma página pai. Este artigo explica a causa raiz desse vazamento de permissão e fornece instruções passo a passo para restringir o acesso de um convidado apenas ao espaço de trabalho designado e suas páginas.
Principais conclusões: Restringir um convidado do Notion a um único espaço de trabalho
- Configurações e Membros > Membros > Convidado > Remover do espaço de trabalho: Revoga completamente o acesso do convidado a todas as páginas, incluindo as de outros espaços de trabalho.
- Menu Compartilhar da página > Convidar > selecione ‘Pode ver’ ou ‘Pode editar’: Concede acesso apenas à página específica e suas filhas, não a todo o espaço de trabalho.
- Permissão no nível do espaço de trabalho ‘Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho’: Desative esta opção para impedir que convidados descubram páginas fora do espaço de trabalho compartilhado.
Por que um convidado do Notion vê páginas fora do espaço de trabalho compartilhado
O modelo de permissão do Notion para convidados foi projetado para ser granular, mas alguns detalhes de configuração podem expor acidentalmente páginas além do espaço de trabalho pretendido. A causa raiz é quase sempre um dos três cenários a seguir:
1. Convidado adicionado ao espaço de trabalho em vez de apenas a uma página
Ao convidar um convidado usando o link de convite do espaço de trabalho ou o painel Configurações e Membros > Membros, você está dando a ele acesso a todo o espaço de trabalho. Os membros do espaço de trabalho, mesmo com status de convidado, podem ver todas as páginas desse espaço de trabalho por padrão, a menos que essas páginas sejam explicitamente restritas. Se o espaço de trabalho contiver páginas de vários projetos ou departamentos, o convidado as verá todas.
2. Permissões herdadas de uma página pai
O Notion usa um sistema de permissão hierárquico. Se você compartilhar uma página pai com um convidado, todas as páginas filhas aninhadas abaixo dela serão automaticamente compartilhadas também. Se a página pai estiver em um espaço de trabalho que também contém outras páginas de nível superior, o convidado pode navegar para páginas irmãs através da barra lateral ou pesquisa, dependendo das configurações de compartilhamento do espaço de trabalho.
3. Configurações de compartilhamento do espaço de trabalho são muito permissivas
Todo espaço de trabalho do Notion tem uma configuração chamada Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho. Quando ativada, os convidados podem ver todas as páginas do espaço de trabalho, mesmo que você tenha compartilhado apenas uma única página com eles. Essa configuração foi projetada para colaboração entre equipes, mas geralmente fica ativada por padrão, causando o vazamento de permissão.
Etapas para restringir um convidado a um único espaço de trabalho e suas páginas
Siga estas etapas para garantir que um convidado veja apenas as páginas que você compartilhou explicitamente e nada mais no espaço de trabalho.
- Remova o convidado do espaço de trabalho
Vá para Configurações e Membros na barra lateral esquerda. Clique na aba Membros. Encontre o nome do convidado. Clique no menu de três pontos ao lado do nome e selecione Remover do espaço de trabalho. Isso revoga todo o acesso no nível do espaço de trabalho. Confirme a remoção. - Desative ‘Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho’
Em Configurações e Membros > Configurações > Espaço de trabalho, role até Permissões de convidados. Desative a opção Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho. Isso impede que qualquer convidado futuro navegue por páginas fora das que você compartilha. - Compartilhe apenas a página específica com o convidado
Abra a página que você deseja que o convidado acesse. Clique no botão Compartilhar no canto superior direito. Em Convidar, insira o endereço de e-mail do convidado. Defina a permissão como Pode ver ou Pode editar conforme necessário. Clique em Convidar. Não use o link de convite do espaço de trabalho. - Verifique a visualização do convidado
Peça ao convidado para sair e entrar novamente, ou abra uma janela anônima e aceite o convite. Ele deve ver apenas a página compartilhada e suas filhas. A barra lateral não deve mostrar outras páginas do espaço de trabalho. - Verifique páginas filhas que não devem ser compartilhadas
Se a página compartilhada tiver páginas filhas com dados confidenciais, mova essas páginas filhas para fora da hierarquia ou ajuste as configurações de compartilhamento individuais. Clique no botão Compartilhar da página filha e remova o convidado se ele aparecer lá.
Se o Notion ainda mostrar páginas fora do espaço de trabalho compartilhado
Convidado vê páginas através da pesquisa
Mesmo com o compartilhamento restrito no nível da página, um convidado pode encontrar outras páginas através da pesquisa do Notion se a configuração do espaço de trabalho ainda estiver ativada. Verifique novamente se Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho está desativado. Se estiver, a pesquisa deve retornar apenas as páginas explicitamente compartilhadas com o convidado.
Convidado foi adicionado a vários espaços de trabalho
Uma conta do Notion pode pertencer a vários espaços de trabalho. Se um convidado foi convidado para dois espaços de trabalho separados, ele pode alternar entre eles usando o seletor de espaço de trabalho na barra lateral esquerda. Para evitar isso, remova o convidado de todos os espaços de trabalho, exceto aquele que você deseja que ele acesse. Em seguida, reconvide-o apenas para esse espaço de trabalho usando o método de compartilhamento no nível da página.
Convidado tem status de membro completo em vez de convidado
Se você acidentalmente adicionou a pessoa como membro completo, ela terá as mesmas permissões que qualquer outro membro da equipe. Verifique a aba Membros em Configurações e Membros. Membros completos mostram um selo que diz Membro. Convidados mostram um selo que diz Convidado. Se a pessoa for um membro, altere a função para convidado clicando no menu de três pontos e selecionando Alterar para convidado.
Convidado vs Membro no Notion: Diferenças de permissão
| Item | Convidado | Membro |
|---|---|---|
| Acesso às páginas do espaço de trabalho | Apenas páginas compartilhadas explicitamente | Todas as páginas, a menos que restritas |
| Pode ver a barra lateral do espaço de trabalho | Apenas páginas compartilhadas e suas filhas | Barra lateral completa do espaço de trabalho |
| Pode criar páginas | Apenas dentro de páginas compartilhadas | Em qualquer lugar do espaço de trabalho |
| Cobrado como assento | Não (gratuito nos planos Plus e Business) | Sim |
Agora você pode controlar exatamente o que um convidado vê no seu espaço de trabalho do Notion. Comece removendo o convidado do espaço de trabalho e, em seguida, compartilhe apenas a página específica que ele precisa. Lembre-se de desativar a configuração Permitir que convidados vejam outras páginas do espaço de trabalho para evitar vazamentos futuros. Se você gerencia vários espaços de trabalho, considere usar o compartilhamento no nível da página exclusivamente para colaboradores externos, a fim de manter limites rigorosos.