Como Compartilhar Visualização Filtrada do Banco de Dados do Notion sem Acesso à Fonte

Você tem um banco de dados do Notion com informações confidenciais, mas quer compartilhar apenas um subconjunto filtrado com um colega ou cliente. Por padrão, compartilhar uma visualização do banco de dados concede ao visualizador acesso a todo o banco, incluindo linhas que você pretendia ocultar. Este artigo explica como criar uma visualização filtrada que outros possam ver sem dar acesso ao banco de dados fonte. Você aprenderá a usar bancos de dados vinculados e configurações de compartilhamento público para conseguir isso.

Como funcionam as permissões do banco de dados do Notion para visualizações compartilhadas

Quando você compartilha uma página de banco de dados normalmente no Notion, o destinatário ganha acesso a todo o banco de dados, incluindo todas as propriedades, linhas e visualizações. Isso acontece porque o Notion trata o banco de dados como um único objeto. Se você aplicar um filtro a uma visualização e depois compartilhar a página, o destinatário ainda pode remover o filtro e ver todas as linhas se tiver permissões de edição. Mesmo com permissões de apenas visualização, ele pode ver a lista completa de linhas no banco de dados, a menos que você use um banco de dados vinculado.

Um banco de dados vinculado é uma cópia do banco de dados original colocada em uma página diferente. Ele espelha os dados da fonte em tempo real, mas pode ter seus próprios filtros, classificações e visualizações. É importante notar que o banco de dados vinculado não dá ao visualizador acesso ao banco de dados fonte. Essa separação é a base para compartilhar uma visualização filtrada sem acesso à fonte.

Passos para criar e compartilhar uma visualização filtrada de banco de dados vinculado

1. Crie uma nova página para a visualização filtrada
   Abra o Notion e crie uma nova página em seu espaço de trabalho. Esta página conterá o banco de dados vinculado que você compartilhará depois. Nomeie a página como algo como “Visualização Pública do Projeto” ou “Painel do Cliente”.
2. Adicione um banco de dados vinculado à nova página
   Digite /vinculado na nova página e selecione “Banco de dados vinculado” no menu. Uma caixa de diálogo aparece pedindo para selecionar o banco de dados fonte. Escolha o banco de dados que você deseja filtrar. O banco de dados vinculado aparece na sua nova página.
3. Aplique o filtro ao banco de dados vinculado
   Clique na visualização do banco de dados vinculado. No canto superior direito, clique no ícone de filtro (formato de funil). Adicione uma condição de filtro. Por exemplo, se o banco de dados fonte tem uma propriedade “Status”, defina o filtro para mostrar apenas linhas onde Status é igual a “Concluído”. O banco de dados vinculado agora exibe apenas as linhas filtradas.
4. Configure o link de compartilhamento público
   Clique no botão Compartilhar no canto superior direito da nova página. Em “Publicar”, ative a opção “Compartilhar na web”. Um link público é gerado. Por padrão, este link mostra o conteúdo da página, que é o banco de dados vinculado filtrado.
5. Teste o link público em um navegador anônimo
   Abra uma janela de navegador privada ou anônima. Cole o link público. Você deve ver apenas as linhas filtradas. O visualizador não pode navegar até o banco de dados fonte nem ver linhas ocultas.

Se a visualização filtrada ainda mostrar o banco de dados fonte

O visualizador vê o banco de dados original em vez do vinculado

Isso acontece se você compartilhou a página do banco de dados original em vez da nova página que contém o banco de dados vinculado. Verifique se o link de compartilhamento vem da página que você criou no passo 1. A URL deve conter o ID da página da nova página, não o ID da página do banco de dados fonte.

O visualizador pode remover o filtro e ver todas as linhas

O link de compartilhamento público concede acesso somente leitura. No entanto, se você acidentalmente deu ao visualizador permissões de edição na página, ele pode modificar o filtro. Verifique as configurações de compartilhamento: no botão Compartilhar, certifique-se de que o link público está definido como “Pode visualizar” apenas. Não adicione o visualizador como membro da página com direitos de edição.

O banco de dados vinculado mostra todas as linhas apesar do filtro

O filtro pode não ter sido aplicado corretamente. Clique no banco de dados vinculado, abra o menu de filtro e confirme se a condição está ativa. Verifique também se o filtro está definido para o nome e valor da propriedade corretos. Se a propriedade for do tipo seleção ou seleção múltipla, certifique-se de que o valor corresponde exatamente (difere maiúsculas de minúsculas).

Comparação entre banco de dados vinculado e compartilhamento do banco de dados fonte

Item	Banco de Dados Vinculado (Visualização Pública)	Banco de Dados Fonte (Compartilhamento Direto)
Acesso a todas as linhas	Não, apenas as linhas filtradas são visíveis	Sim, o visualizador vê todas as linhas
Visualizador pode remover o filtro	Não, a visualização pública é somente leitura	Sim, se o visualizador tiver permissões de edição
Visualizador pode navegar até a fonte	Não, o link aponta apenas para a nova página	Sim, o link de compartilhamento aponta para o banco de dados fonte
Sincronização de dados em tempo real	Sim, o banco de dados vinculado espelha as alterações da fonte	N/A, o visualizador vê a fonte diretamente

Agora você pode compartilhar uma visualização filtrada de qualquer banco de dados do Notion sem expor o conjunto de dados completo. Na próxima vez que precisar compartilhar um relatório de status de projeto ou painel do cliente, use um banco de dados vinculado com um link de compartilhamento público. Para maior controle, considere configurar um espaço de trabalho separado para colaboradores externos e usar a mesma técnica de banco de dados vinculado.