Como Usar Prompts do Copilot para Gerar Planos de Contas de Vendas

Planos de contas de vendas exigem pesquisa detalhada sobre o negócio do cliente, seus desafios e a adequação da sua solução. Coletar esses dados manualmente de registros de CRM, anotações de reuniões e arquivos financeiros pode levar horas. O Copilot no Microsoft 365 pode automatizar esse processo gerando planos de contas estruturados a partir de prompts em linguagem natural. Este artigo explica os principais prompts a usar, como estruturá-los para obter resultados precisos e como refinar a saída do Copilot para o seu processo de vendas.

O que os Prompts do Copilot Fazem para a Geração de Planos de Contas

O Copilot usa IA generativa para ler seus dados do Microsoft Graph, incluindo e-mails, eventos de calendário, documentos e registros de CRM armazenados no Microsoft 365. Quando você escreve um prompt para um plano de contas, o Copilot recupera informações relevantes dessas fontes e as monta em uma resposta estruturada. A qualidade da saída depende de quão específico e detalhado é o seu prompt. Um prompt vago como “crie um plano de contas para a Contoso” retorna conteúdo genérico. Um prompt que especifica o nome do cliente, o período para os dados e as seções necessárias gera um plano que requer edição mínima. Antes de começar, verifique se seu locatário do Microsoft 365 tem licenças do Copilot para Microsoft 365 atribuídas à equipe de vendas e se os dados de CRM que você deseja que o Copilot leia estão sincronizados com o Microsoft Graph (por exemplo, via Dynamics 365 ou um conector de terceiros compatível).

Etapas para Gerar um Plano de Contas de Vendas com o Copilot

Siga estas etapas para criar um plano de contas completo. Você usará o Copilot no Word para o documento principal, o Copilot no Outlook para contexto de e-mail e o Copilot no Teams para anotações de reuniões.

Método 1: Criar o Documento do Plano de Contas no Word

1. Abra um novo documento do Word
   Inicie o Word e crie um documento em branco. Clique no ícone do Copilot na faixa de opções ou pressione Alt+I para abrir o painel do Copilot.
2. Escreva o prompt do plano de contas
   Na caixa de composição do Copilot, digite: “Crie um plano de contas de vendas para a Contoso. Inclua seções para resumo executivo, visão geral do negócio do cliente, principais partes interessadas, desafios atuais, nossa solução proposta, cenário competitivo, estratégia de vendas e próximos passos. Use dados dos últimos seis meses de e-mails e reuniões.” Substitua Contoso pelo nome real do cliente. Pressione Enter.
3. Revise e refine o plano gerado
   O Copilot insere um rascunho com espaços reservados. Verifique cada seção. Se uma seção estiver muito curta, clique no ícone do Copilot na margem do documento e digite “Expanda a seção de visão geral do negócio do cliente com mais detalhes das anotações de reuniões recentes.” Se uma seção estiver faltando, digite “Adicione uma seção sobre orçamento e cronograma de decisão.”
4. Insira dados de CRM manualmente, se necessário
   Se seu CRM não estiver conectado ao Microsoft Graph, copie os campos principais do seu sistema de CRM (nome da conta, receita anual, setor, nomes de contatos) e cole-os nas seções relevantes. Em seguida, peça ao Copilot: “Atualize o perfil do cliente com os dados que acabei de colar.”

Método 2: Coletar Contexto de Threads de E-mail Usando o Copilot no Outlook

1. Abra a thread de e-mail mais recente do cliente
   No Outlook, selecione a thread de e-mail mais longa ou mais recente com o cliente. Essa thread deve conter as discussões mais recentes sobre as necessidades deles e sua proposta.
2. Use o Copilot para resumir a thread
   Clique no ícone do Copilot na faixa de opções do Outlook e selecione “Resumir esta thread.” Alternativamente, no painel do Copilot, digite “Resuma esta thread de e-mail e liste as principais decisões, itens de ação em aberto e os principais pontos problemáticos do cliente.”
3. Copie o resumo para seu plano de contas
   Selecione a saída do Copilot, copie-a e cole-a na seção “Desafios atuais” ou “Principais partes interessadas” do seu documento do Word. Em seguida, peça ao Copilot no Word: “Incorpore este conteúdo colado na seção existente e reformule-o para corresponder ao tom do plano de contas.”

Método 3: Extrair Anotações de Reuniões com o Copilot no Teams

1. Navegue até o chat da reunião do Teams
   Abra o Microsoft Teams e vá para o chat ou canal onde a equipe da conta discutiu o cliente. Localize o resumo da reunião ou a transcrição da chamada mais recente.
2. Peça ao Copilot os itens de ação
   No painel do Copilot dentro do Teams, digite “Mostre-me os itens de ação da reunião intitulada ‘Revisão Q3 da Contoso’ realizada em [data].” Se você não tiver a data exata, digite “Mostre-me todos os itens de ação de reuniões com a Contoso nos últimos 30 dias.”
3. Adicione os itens de ação ao seu plano
   Copie a lista de itens de ação, incluindo quem é responsável e a data de vencimento. Cole-os na seção “Próximos passos” do seu plano de contas do Word. Em seguida, peça ao Copilot no Word: “Formate esta lista colada como uma tabela com colunas para Ação, Responsável e Prazo.”

Erros Comuns e Como Evitá-los

O Copilot retorna conteúdo genérico que não menciona o cliente

Isso acontece quando o prompt não inclui um nome de cliente específico ou quando o Copilot não encontra dados sobre esse cliente em seu locatário do Microsoft 365. Sempre inclua o nome completo do cliente e, se possível, o domínio do cliente no prompt. Por exemplo, “Use dados de todos os e-mails e reuniões onde contoso.com aparece.” Se o Copilot ainda retornar texto genérico, forneça um parágrafo de exemplo de um plano de contas anterior e peça ao Copilot para corresponder a esse estilo e nível de detalhe.

O Copilot não consegue acessar dados de CRM

O Copilot lê apenas dados armazenados em serviços do Microsoft 365, como Exchange Online, SharePoint, OneDrive e Teams. Se seus dados de CRM estiverem no Salesforce, HubSpot ou outro sistema externo, o Copilot não poderá lê-los a menos que você tenha sincronizado esses dados com o Microsoft Graph usando um conector como o Microsoft Data Connector for Salesforce. Para verificar, vá para o centro de administração do Microsoft 365, selecione Configurações, depois Configurações da organização e procure a guia Conectores de dados. Se o conector não estiver configurado, você deve copiar manualmente os campos relevantes do CRM para o documento do plano de contas.

O plano gerado é muito longo ou muito curto

O Copilot não tem uma meta de contagem de palavras. Para controlar o comprimento, especifique a saída desejada em seu prompt. Por exemplo, “Crie um resumo executivo de uma página do plano de contas para a Contoso. Use marcadores para cada seção e mantenha cada marcador em uma frase.” Se a saída for muito curta, peça ao Copilot para expandir seções específicas. Se for muito longa, peça ao Copilot para condensá-la em um resumo.

Estrutura do Prompt do Copilot para Planos de Contas: Básico vs Avançado

Item	Prompt Básico	Prompt Avançado
Escopo	Cria um plano a partir de todos os dados disponíveis sem filtragem	Filtra dados por nome do cliente, intervalo de tempo e fontes de documentos específicas
Estrutura da saída	Seções padrão escolhidas pelo Copilot	Seções definidas pelo usuário com cabeçalhos e ordem explícitos
Fontes de dados	Apenas e-mails e reuniões	E-mails, reuniões, arquivos do SharePoint, blocos de anotações do OneNote e chat do Teams
Exemplo	“Crie um plano de contas para a Contoso”	“Crie um plano de contas de vendas para a Contoso usando dados dos últimos 90 dias. Inclua seções para resumo executivo, visão geral do negócio do cliente, principais partes interessadas, desafios atuais, nossa solução proposta, cenário competitivo, estratégia de vendas e próximos passos. Use marcadores para a seção de desafios e uma tabela para o cenário competitivo. Extraia nomes das partes interessadas de e-mails recentes e transcrições de reuniões”

O Copilot no Microsoft 365 pode reduzir o tempo para criar um plano de contas de vendas de horas para minutos. Comece com um prompt específico que nomeie o cliente, o período e as seções necessárias. Use o Copilot no Outlook e no Teams para coletar contexto de apoio de e-mails e reuniões. Revise cada saída quanto à precisão e edite quaisquer espaços reservados ou conteúdo genérico antes de compartilhar o plano com sua equipe. Para seu próximo plano de contas, tente adicionar um prompt para uma seção de avaliação de riscos para identificar possíveis bloqueadores de negócios antecipadamente.