Sua caixa de entrada do Outlook pode ficar lenta e difícil de gerenciar quando cheia de e-mails antigos. O AutoArquivamento é um recurso integrado que move ou exclui automaticamente itens antigos com base em regras definidas por você. Este artigo explica como configurar o AutoArquivamento para toda a sua caixa de correio e para pastas individuais. Você aprenderá a definir limites de idade, escolher locais de arquivamento e executar o processo manualmente.
Principais Pontos: Configurando o AutoArquivamento do Outlook
- Arquivo > Informações > Ferramentas de Limpeza > Arquivar: Execute manualmente uma operação de arquivamento em pastas selecionadas com configurações personalizadas.
- Arquivo > Opções > Avançado > Configurações de AutoArquivamento: Configure regras globais de arquivamento automático para todas as pastas.
- Clique com o botão direito em uma pasta > Propriedades > guia AutoArquivamento: Defina regras de arquivamento exclusivas que substituem as configurações globais para uma pasta específica.
Entendendo o Recurso de AutoArquivamento do Outlook
O AutoArquivamento ajuda a gerenciar o tamanho da caixa de correio processando itens mais antigos que um número especificado de dias, semanas ou meses. Ele pode mover esses itens para um arquivo de dados do Outlook separado com extensão .pst ou excluí-los permanentemente. O recurso funciona em e-mails, entradas de calendário, tarefas e anotações. Você precisa de um local para armazenar o arquivo de arquivamento, como o disco rígido do seu computador ou um local de rede.
O Outlook aplica dois níveis de configurações. As configurações globais de AutoArquivamento fornecem uma regra padrão para todas as pastas. As configurações individuais de pasta podem substituir a regra global, dando a você controle preciso. Por exemplo, você pode manter e-mails de projeto por um ano, mas definir sua pasta Itens Enviados para arquivar após três meses. O AutoArquivamento pode ser executado automaticamente em um cronograma ou acionado manualmente.
O que é Arquivado
O AutoArquivamento avalia a data de modificação do item, não a data de recebimento. Para e-mails, geralmente é a data em que chegaram. Para itens de calendário, é a data do compromisso. O recurso processa todas as pastas padrão do Outlook, como Caixa de Entrada, Itens Enviados e Calendário. Também funciona em pastas personalizadas que você criar.
Passos para Configurar e Executar o AutoArquivamento
Comece configurando as opções globais de AutoArquivamento. Isso estabelece o comportamento padrão para sua caixa de correio.
- Abrir as Configurações de AutoArquivamento do Outlook
Vá em Arquivo > Opções. Selecione a categoria Avançado no painel esquerdo. Na seção AutoArquivamento, clique no botão Configurações de AutoArquivamento. - Definir Regras Globais de Arquivamento
Na caixa de diálogo AutoArquivamento, marque a caixa Executar AutoArquivamento a cada [X] dias. Defina o número de dias, como 14. Escolha se deseja ser notificado antes da execução do processo. Em Configurações de pasta padrão, selecione Arquivar ou excluir itens antigos. Defina o limite de idade, como 6 meses. Escolha Mover itens antigos para e clique em Procurar para selecionar um local e nome para seu arquivo .pst de arquivamento, por exemplo, C:\Usuários\[SeuNome]\Documentos\Arquivos do Outlook\arquivo.pst. Opcionalmente, marque Excluir permanentemente itens antigos. - Aplicar e Salvar Configurações
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo AutoArquivamento. Clique em OK novamente para fechar a janela Opções do Outlook. Suas configurações globais estão salvas.
Configurando o AutoArquivamento para uma Única Pasta
Para dar a uma pasta específica regras diferentes, configure suas propriedades.
- Abrir Propriedades da Pasta
No painel de pastas do Outlook, clique com o botão direito na pasta que deseja configurar, como Itens Enviados. Selecione Propriedades no menu de contexto. - Navegar até a Guia AutoArquivamento
Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia AutoArquivamento. Selecione Arquivar esta pasta usando estas configurações. - Configurar Regras Específicas da Pasta
Defina o limite de idade para itens nesta pasta. Escolha Mover itens antigos para e especifique um arquivo .pst de destino. Você pode usar o arquivo de arquivamento padrão ou um diferente. Clique em OK para salvar as configurações desta pasta.
Executando um Arquivamento Manual
Você não precisa esperar pelo cronograma automático. Pode arquivar itens imediatamente.
- Abrir a Caixa de Diálogo de Arquivamento Manual
Vá em Arquivo > Informações. Clique no botão Ferramentas de Limpeza. Selecione Arquivar no menu suspenso. - Selecionar Pastas e Definir Regras
Na caixa de diálogo Arquivar, escolha Arquivar todas as pastas de acordo com suas configurações de AutoArquivamento para usar suas regras configuradas. Para arquivar pastas específicas com uma regra personalizada, selecione Arquivar esta pasta e todas as subpastas. Clique em uma pasta como Caixa de Entrada. Defina a data Arquivar itens mais antigos que. Especifique o arquivo de arquivamento de destino clicando em Procurar. - Executar o Arquivamento
Clique em OK. O Outlook processará as pastas selecionadas e moverá os itens que atendem aos critérios de idade para o arquivo .pst de arquivamento. Uma caixa de diálogo de status mostrará o progresso.
Erros e Limitações Comuns do AutoArquivamento
O AutoArquivamento Não Executa Automaticamente
Se o AutoArquivamento agendado não for acionado, verifique as configurações globais. Certifique-se de que Executar AutoArquivamento a cada [X] dias esteja marcado e que o número não esteja muito alto, como 60. Verifique se a data no campo Arquivar itens mais antigos que não está no futuro. Além disso, confirme se o Outlook está em execução no horário agendado, pois o recurso exige que o aplicativo esteja aberto.
Itens Desaparecem Após o Arquivamento
Itens arquivados não são excluídos, mas movidos. Para encontrá-los, você deve abrir o arquivo .pst de arquivamento. No Outlook, vá em Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook. Navegue até e selecione seu arquivo archive.pst. Ele aparecerá na sua lista de pastas como um conjunto separado de pastas, geralmente chamado Arquivamento ou Pastas Pessoais. Expanda-o para navegar pelos seus e-mails arquivados.
O Arquivo de Arquivamento Fica Muito Grande ou Corrompido
Os arquivos .pst do Outlook têm limites de tamanho, especialmente para formatos mais antigos. Um arquivo de arquivamento muito grande pode ficar lento ou corromper. Para gerenciar isso, crie vários arquivos de arquivamento para diferentes anos ou projetos. Use o botão Procurar durante a configuração para criar um novo arquivo com um nome distinto, como Archive_2023.pst. Faça backup regularmente de seus arquivos .pst em um local seguro.
AutoArquivamento vs. Limpeza Manual: Principais Diferenças
| Item | AutoArquivamento | Limpeza Manual (Esvaziar Itens Excluídos) |
|---|---|---|
| Função Principal | Move ou exclui automaticamente itens antigos com base na idade | Remove permanentemente itens já na pasta Itens Excluídos |
| Nível de Controle | Baseado em regras, definido por pasta ou globalmente | Manual, ação única sem filtro de idade |
| Preservação de Dados | Move dados para um arquivo .pst separado por padrão | Apaga dados a menos que recuperados do servidor ou backup |
| Melhor Para | Gerenciamento de caixa de correio a longo prazo e redução de tamanho | Liberar espaço rapidamente esvaziando a lixeira |
| Configuração Necessária | Sim, requer configuração de idade e destino | Não, basta clicar com o botão direito em Itens Excluídos e selecionar Esvaziar Pasta |
Agora você pode usar o AutoArquivamento para manter sua caixa de correio principal enxuta e organizada. Configure as configurações globais para uma política consistente e defina exceções para pastas de projetos críticos. Para limpeza imediata, execute um arquivamento manual em suas pastas Itens Enviados e Caixa de Entrada. Uma dica avançada é criar um arquivo .pst de arquivamento dedicado para cada ano civil, facilitando a localização de itens antigos durante auditorias ou revisões legais.