Você quer resumir dados de um banco de dados relacionado no Notion sem copiar valores manualmente. As propriedades Rollup permitem extrair um único valor de um banco relacionado e aplicar uma função de agregação como Earliest, Latest ou Count. Este artigo explica como configurar uma propriedade Rollup e usar esses três modos de agregação. Ao final, você será capaz de criar campos de resumo que são atualizados automaticamente quando os dados de origem mudam.
Principais Conclusões: Usando Agregação Rollup no Notion
- Propriedade Rollup via Relação: Requer uma Relação existente entre dois bancos de dados antes de adicionar uma coluna Rollup.
- Earliest: Retorna o primeiro valor dos registros relacionados com base na propriedade escolhida, ordenada em ordem crescente.
- Latest: Retorna o último valor dos registros relacionados, ordenada em ordem crescente.
- Count: Mostra o número de registros relacionados, ignorando o valor da propriedade selecionada, mas contando cada linha vinculada.
O que uma Propriedade Rollup Faz e o que Você Precisa Antes de Usá-la
Uma propriedade Rollup no Notion lê uma propriedade de um banco de dados relacionado e aplica uma função de agregação para produzir um único resultado. A agregação pode ser uma contagem simples, um resumo de data ou número, ou uma extração de texto. As três funções de agregação mais usadas são Earliest, Latest e Count.
Antes de criar uma propriedade Rollup, você precisa ter uma propriedade Relação vinculando o banco de dados atual a um banco de dados de destino. A Relação pode ser unidirecional ou bidirecional, mas deve existir na tabela onde você pretende colocar o Rollup. Cada registro no banco de origem pode ser vinculado a um ou mais registros no banco de destino. A propriedade Rollup então lê dados de todos os registros vinculados no banco de destino e os agrega.
As propriedades Rollup não armazenam dados estáticos. Elas são atualizadas automaticamente sempre que os dados de origem no banco relacionado mudam ou quando os links da Relação são modificados. Isso as torna adequadas para painéis, rastreadores de projetos e planilhas de inventário onde você precisa de um resumo ao vivo.
Como Funciona a Agregação Earliest
Earliest ordena todos os registros relacionados pela propriedade selecionada em ordem crescente e retorna o primeiro valor. Para propriedades de data, Earliest retorna a data mais antiga. Para propriedades de texto, retorna o primeiro valor alfabeticamente. Para propriedades numéricas, retorna o menor número.
Como Funciona a Agregação Latest
Latest funciona de forma oposta. Ele ordena os registros relacionados pela propriedade selecionada em ordem crescente e retorna o último valor. Para datas, Latest retorna a data mais recente. Para texto, retorna o último valor alfabeticamente. Para números, retorna o maior número.
Como Funciona a Agregação Count
Count ignora o valor real da propriedade selecionada. Ele simplesmente conta o número de registros relacionados vinculados através da propriedade Relação. Se um registro relacionado existe mas a propriedade selecionada está vazia, esse registro ainda é contado. Count é útil para rastrear quantos itens estão vinculados, como o número de tarefas em um projeto.
Passos para Adicionar uma Propriedade Rollup e Configurar Earliest, Latest ou Count
Estas instruções assumem que você já tem dois bancos de dados com uma propriedade Relação conectando-os. Se você ainda não tem uma Relação, adicione uma primeiro clicando no sinal de mais no banco de dados atual, selecionando Relação e escolhendo o banco de destino.
- Adicione uma coluna Rollup
Abra seu banco de dados de origem. Clique no sinal de mais no cabeçalho da última coluna. Na lista de tipos de propriedade, selecione Rollup. - Escolha a Relação
No painel de configuração do Rollup, clique no campo Relação e selecione a propriedade Relação que vincula ao seu banco de destino. Apenas propriedades Relação existentes aparecem aqui. - Selecione uma propriedade do banco de destino
Clique no campo Propriedade e escolha a coluna cujos valores você deseja agregar. Pode ser uma propriedade de texto, número, data ou seleção. A função de agregação operará sobre esta propriedade. - Defina a função de agregação
Clique no campo Calcular. No menu suspenso, selecione Earliest, Latest ou Count. A coluna Rollup exibe imediatamente o valor agregado para cada linha. - Teste com dados de exemplo
Adicione alguns registros relacionados no banco de destino. Observe como o valor do Rollup muda quando você modifica a propriedade selecionada nesses registros relacionados ou quando altera os links da Relação.
A propriedade Rollup é atualizada em tempo real. Nenhuma atualização manual é necessária. Você também pode usar o valor do Rollup em outras fórmulas, filtros e classificações dentro do mesmo banco de dados.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Rollup Mostra Vazio ou Sem Valor
Se a coluna Rollup aparecer vazia, verifique se a propriedade Relação tem pelo menos um registro vinculado para a linha. Um Rollup sem registros relacionados não retorna valor. Verifique também se a propriedade selecionada no banco de destino contém dados. Count ainda mostrará um número mesmo se a propriedade estiver vazia, mas Earliest e Latest exigem um valor não vazio para exibir algo.
Earliest ou Latest Retorna o Registro Errado
Earliest e Latest ordenam apenas pela propriedade selecionada. Se vários registros relacionados tiverem o mesmo valor para essa propriedade, o resultado pode parecer aleatório. Para obter uma ordem determinística, adicione uma classificação secundária usando uma propriedade fórmula no banco de destino que combine a chave de classificação desejada com um identificador único. O Rollup do Notion não suporta classificação multinível nativamente.
Count Não Filtra por Valor da Propriedade
Count sempre conta todos os registros relacionados, independentemente dos valores de suas propriedades. Se você precisa contar apenas registros que atendem a uma condição, como tarefas com status Concluído, você deve filtrar a visualização do banco de destino antes de vincular registros, ou usar uma fórmula que combine Rollup Count com uma condicional. O Notion não oferece um Count condicional dentro da própria propriedade Rollup.
Rollup Não Pode Agregar em Múltiplas Relações
Uma propriedade Rollup lê de apenas uma Relação. Se você precisa agregar dados de dois bancos relacionados diferentes, deve criar duas colunas Rollup separadas. Você pode então combinar seus resultados em uma propriedade fórmula.
Funções de Agregação Rollup: Earliest vs Latest vs Count
| Item | Earliest | Latest | Count |
|---|---|---|---|
| Propósito | Retornar o primeiro valor quando ordenado em ordem crescente | Retornar o último valor quando ordenado em ordem crescente | Contar o número de registros relacionados |
| Direção da ordenação | Crescente | Crescente | Não se aplica |
| Resultado para texto | Primeiro alfabeticamente | Último alfabeticamente | Número de registros vinculados |
| Resultado para números | Menor número | Maior número | Número de registros vinculados |
| Resultado para datas | Data mais antiga | Data mais recente | Número de registros vinculados |
| Comportamento com propriedade vazia | Não retorna nada se todos os valores estiverem vazios | Não retorna nada se todos os valores estiverem vazios | Conta o registro mesmo se a propriedade estiver vazia |
Agora você sabe como configurar uma propriedade Rollup no Notion e usar as agregações Earliest, Latest e Count. Comece vinculando seus bancos de dados com uma Relação, depois adicione a coluna Rollup e escolha a função que atende à sua necessidade de resumo. Para painéis avançados, combine várias colunas Rollup em uma fórmula para criar resumos condicionais ou totais acumulados.