Você recebe muitos e-mails que exigem resposta ou ação posterior. Sem um sistema, essas tarefas podem ser esquecidas na sua caixa de entrada lotada. O Outlook oferece um recurso de sinalização integrado para marcar e acompanhar visualmente esses itens. Este artigo explica como usar sinalizações, definir lembretes personalizados e gerenciar sua lista de acompanhamento.
Principais conclusões: usar sinalizações do Outlook
- Sinalização rápida: Sinaliza instantaneamente um e-mail para acompanhamento hoje ao clicar na coluna de sinalização na lista de mensagens.
- Clique com o botão direito > Acompanhamento: Abre um menu para definir uma data de vencimento específica, como Amanhã, Próxima Semana ou uma data e hora personalizadas.
- Barra de Tarefas e Lista de Tarefas: Exibe todos os e-mails sinalizados e tarefas em uma visualização consolidada para fácil acompanhamento.
Entendendo o sistema de sinalização do Outlook
Sinalizar um e-mail no Outlook faz mais do que apenas adicionar um indicador visual. Ele cria uma tarefa vinculada diretamente à mensagem original. Essa tarefa aparece em vários locais importantes: na Barra de Tarefas, no módulo Tarefas e na Lista de Tarefas Diárias no calendário. O sistema foi projetado para mover itens acionáveis da sua caixa de entrada passiva para uma lista de gerenciamento ativa.
Você precisa de uma caixa de correio do Outlook configurada no aplicativo. O recurso funciona com Microsoft 365, Outlook 2021, 2019 e versões web, embora algumas opções avançadas possam variar. As sinalizações podem ser aplicadas a e-mails recebidos ou a e-mails que você está enviando, o que é útil para acompanhar quando você espera uma resposta.
Estados e cores das sinalizações
Uma sinalização tem diferentes estados. Uma sinalização vermelha significa que um item está atrasado. Uma marca de seleção cinza significa que um item sinalizado foi concluído. Uma sinalização cinza simples indica um acompanhamento ativo com uma data de vencimento futura. Você também pode atribuir sinalizações coloridas, que não têm um significado de data padrão, mas ajudam na categorização visual.
Passos para sinalizar e-mails para acompanhamento
Você pode sinalizar mensagens usando vários métodos, dependendo de quão específico você precisa que o lembrete seja.
Método 1: Sinalização rápida para hoje
- Localize a coluna de sinalização
Na visualização da pasta de e-mail, encontre a coluna fina no lado direito da lista de mensagens. Ela tem um ícone de sinalização no topo. - Clique ao lado de uma mensagem
Clique diretamente no ícone de sinalização ao lado de qualquer e-mail. Isso sinaliza instantaneamente para acompanhamento hoje com um horário de lembrete padrão. - Limpar ou marcar como concluído
Clique na sinalização novamente para removê-la. Clique mais uma vez depois de sinalizada para marcar como concluída, o que a transforma em uma marca de seleção.
Método 2: Definir uma data de vencimento e lembrete específicos
- Clique com o botão direito no e-mail alvo
Selecione o e-mail na lista e clique com o botão direito sobre ele para abrir o menu de contexto. - Escolha Acompanhamento
Passe o mouse sobre a opção Acompanhamento no menu. Um submenu aparecerá com predefinições de data. - Selecione uma data ou Personalizado
Escolha uma predefinição como Amanhã ou Próxima Semana. Para controle total, clique em Personalizado. - Defina data, hora e lembrete
Na caixa de diálogo Personalizado, defina a Data de início e a Data de vencimento. Marque a caixa Lembrete e defina uma data e hora específicas para o alerta. Clique em OK.
Método 3: Sinalizar um e-mail que você está enviando
- Componha uma nova mensagem
Abra uma nova janela de e-mail e preencha o destinatário normalmente. - Clique no botão Acompanhamento
Na guia Mensagem da faixa de opções, no grupo Marcas, clique no botão Acompanhamento. - Escolha Sinalizar para Destinatários
Selecione Sinalizar para Destinatários. Isso adiciona uma nota no e-mail pedindo uma resposta até uma determinada data e sinaliza a mensagem enviada na sua própria pasta Itens Enviados para acompanhamento.
Erros comuns e limitações
Sinalizações desaparecem após mover mensagens
Se você sinalizar um e-mail e depois movê-lo para uma pasta diferente usando arrastar e soltar, a sinalização pode ser removida. Para evitar isso, sempre use o menu Acompanhamento para definir a sinalização depois que a mensagem estiver em sua pasta final, ou use o comando Mover na faixa de opções em vez de arrastar.
Lembretes não aparecem
Se os lembretes de sinalização não aparecerem, verifique as configurações de lembrete do Outlook. Vá para Arquivo > Opções > Avançado. Em Lembretes, certifique-se de que Mostrar lembretes esteja marcado. Além disso, verifique se o processo do Outlook está em execução e não minimizado na bandeja do sistema, onde os lembretes podem ficar ocultos.
Barra de Tarefas não mostra itens sinalizados
A Barra de Tarefas deve estar configurada para mostrar tarefas. Vá para Exibir > Barra de Tarefas e certifique-se de que Lista de Tarefas esteja selecionada. Se os itens ainda estiverem faltando, verifique o filtro de visualização no próprio módulo Tarefas para garantir que esteja configurado para mostrar Todas as Tarefas e não apenas as ativas.
Tipos de sinalização e seus usos
| Item | Sinalização com data padrão | Sinalização por categoria de cor |
|---|---|---|
| Uso principal | Acompanhar prazos com data de vencimento específica | Categorizar visualmente itens por projeto ou tipo |
| Lembrete | Gera um alerta pop-up no horário definido | Sem lembrete automático, usado apenas para classificação |
| Visualização de gerenciamento | Aparece na Barra de Tarefas ordenada por data de vencimento | Aparece na lista com barra de cor, classificável por categoria |
| Melhor para | Itens de ação urgentes e respostas | Agrupar e-mails relacionados sem prazo definido |
Agora você pode acompanhar tarefas baseadas em e-mail de forma confiável usando sinalizações e lembretes. Defina uma sinalização personalizada para seu item pendente mais importante usando o método de clique com o botão direito. Para gerenciar muitas sinalizações, experimente a visualização da lista de tarefas ordenada por data de vencimento. Use o atalho de teclado Ctrl+Shift+G para abrir instantaneamente a caixa de diálogo Acompanhamento para um e-mail selecionado.