Bancos de dados do Notion usam propriedades para organizar e rastrear informações. Uma propriedade Status permite marcar onde cada item está em um fluxo de trabalho, como A Fazer, Em Andamento ou Concluído. Por padrão, o Notion oferece um status simples de três estados, mas você pode criar grupos personalizados para corresponder exatamente ao seu processo. Este artigo explica como configurar uma propriedade Status com grupos personalizados, renomear opções e escolher cores para cada etapa.
Grupos personalizados permitem dividir um único status em subestados que compartilham a mesma categoria geral. Por exemplo, um grupo chamado Em Andamento pode conter Em Desenvolvimento, Em Revisão e Aguardando Feedback. Isso mantém seu banco de dados organizado sem poluir a barra de status de nível superior. Você aprenderá as etapas para criar esses grupos e aplicá-los às visualizações do seu banco de dados.
Após a leitura, você será capaz de construir uma propriedade Status que reflita o fluxo de trabalho da sua equipe. Você também entenderá como grupos personalizados afetam visualizações filtradas e quadros kanban. O processo funciona em qualquer banco de dados do Notion, incluindo planos gratuitos.
Principais Conclusões: Configurando Grupos de Status Personalizados no Notion
- Adicione uma propriedade Status a qualquer banco de dados: Clique no ícone + no cabeçalho da tabela e selecione Status na lista de propriedades.
- Renomeie os status padrão clicando no rótulo: Altere A Fazer, Em Andamento ou Concluído para corresponder ao seu fluxo de trabalho.
- Crie grupos personalizados usando o menu de três pontos em um status: Adicione um novo status e agrupe-o com um existente usando a opção Agrupar com.
- Reordene e colore cada status dentro de um grupo: Arraste os status no painel de configurações da propriedade e escolha uma cor na paleta.
O que uma Propriedade Status com Grupos Personalizados Faz
Uma propriedade Status no Notion é um tipo especial de propriedade projetado para rastreamento de tarefas. Ela exibe uma barra de progresso horizontal em visualizações de tabela e uma faixa em visualizações de quadro kanban. Cada item de status pode pertencer a um grupo, que é uma coleção de status que compartilham o mesmo estágio de alto nível. Por exemplo, você pode ter um grupo chamado Revisão que inclui Precisa de Edições, Em Revisão e Aprovado.
Grupos personalizados ajudam a evitar dezenas de status não relacionados. Em vez de listar cada pequena etapa como um status de nível superior, você as aninha sob um grupo pai. Isso torna a propriedade mais limpa e os filtros mais previsíveis. Ao filtrar uma visualização de banco de dados por um grupo, todos os status dentro desse grupo são incluídos.
Antes de começar, certifique-se de que seu banco de dados tenha pelo menos uma linha. Você pode adicionar a propriedade Status a qualquer banco de dados existente ou criar um novo. Nenhuma permissão especial ou plano pago é necessário.
Etapas para Criar uma Propriedade Status com Grupos Personalizados
Siga estas etapas para adicionar uma propriedade Status, renomear as opções padrão e construir grupos personalizados. As instruções pressupõem que você está usando uma visualização de tabela, mas a mesma propriedade se aplica a visualizações de quadro, lista e calendário.
- Adicione uma propriedade Status ao seu banco de dados
Abra seu banco de dados do Notion. Clique no ícone + no último cabeçalho de coluna da tabela. Digite Status na barra de pesquisa e selecione Status na lista de tipos de propriedade. Uma nova coluna aparece com três status padrão: Não iniciado, Em andamento e Concluído. - Renomeie os status padrão
Clique no nome de qualquer status na área do cabeçalho da coluna. Por exemplo, clique em Não iniciado e digite Backlog. Pressione Enter. Repita para Em andamento e Concluído para corresponder ao seu fluxo de trabalho, como Ativo e Completo. - Adicione um novo status a um grupo existente
Passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna Status. Clique no ícone de três pontos que aparece. Selecione Editar propriedade. No painel de configurações da propriedade, role até a seção Status. Clique em Adicionar um status. Digite um nome, como Em Revisão. Pressione Enter. O novo status aparece na parte inferior da lista. - Mova o novo status para um grupo personalizado
No mesmo painel de configurações da propriedade, localize o status que você acabou de adicionar. Clique no ícone de três pontos ao lado do nome. Selecione Agrupar com. Escolha o grupo ao qual deseja juntá-lo, como Ativo. O status agora aparece recuado sob esse grupo na lista. O rótulo do grupo aparece acima dele na coluna da tabela. - Reordene os status dentro de um grupo
No painel de configurações da propriedade, clique e arraste o ícone de seis pontos ao lado de qualquer status para reordená-lo. A ordem determina a sequência mostrada na coluna e na barra de progresso. Coloque o estágio inicial no topo e o estágio final na parte inferior. - Altere a cor de um status ou grupo
Clique no nome de um status no painel de configurações da propriedade. Uma paleta de cores é aberta. Escolha uma cor. Para alterar a cor do rótulo do grupo, clique no nome do grupo na lista e escolha uma cor. A cor do grupo se aplica à barra de progresso quando qualquer status desse grupo é selecionado. - Remova um status de um grupo
No painel de configurações da propriedade, clique no ícone de três pontos ao lado de um status que já está agrupado. Selecione Desagrupar. O status se move para o nível superior da lista de Status. Ele mantém seu nome e cor, mas não pertence mais a nenhum grupo.
Após concluir essas etapas, sua coluna Status exibirá os grupos personalizados. Cada linha mostra o rótulo do grupo e o status específico. Em uma visualização de quadro, cada grupo se torna uma faixa, e os status dentro desse grupo aparecem como cartões nessa faixa.
Erros Comuns e Limitações com Grupos de Status Personalizados
Status aparecem no grupo errado após adicionar
Se um novo status aparecer fora de qualquer grupo, você deve agrupá-lo manualmente. Abra o painel de configurações da propriedade, clique no ícone de três pontos no status e selecione Agrupar com. Escolha o grupo correto. O Notion não atribui automaticamente novos status a um grupo.
Status agrupados não aparecem corretamente em visualizações filtradas
Ao filtrar uma visualização de banco de dados por um grupo, todos os status dentro desse grupo são incluídos. Se você filtrar por um status específico em vez do grupo, apenas as linhas com esse status exato aparecem. Use a opção de filtro por grupo para incluir todos os sub-status. Para filtrar por grupo, selecione a coluna Status no filtro, escolha É e, em seguida, selecione o nome do grupo na lista suspensa.
Não é possível excluir um grupo depois de criado
O Notion não permite excluir um grupo diretamente. Para remover um grupo, desagrupe todos os status dentro dele. Após o último status ser desagrupado, o rótulo do grupo desaparece do painel de configurações da propriedade. Se você adicionar um novo status e agrupá-lo com um nome de grupo anteriormente excluído, o Notion recria o grupo com o mesmo nome.
As faixas da visualização de quadro não correspondem aos grupos esperados
Se sua visualização de quadro mostrar faixas para cada status individual em vez de grupos, provavelmente você selecionou a propriedade de agrupamento errada. Clique no nome da visualização de quadro e depois em Layout. Em Agrupar por, selecione a propriedade Status. O quadro então agrupa os cartões pelo rótulo do grupo de nível superior, não por cada status individual.
A barra de progresso do status mostra cores incompletas
A barra de progresso na visualização de tabela usa a cor do grupo. Se um status não tiver grupo, a barra usa a cor do status. Para garantir uma coloração consistente, atribua todos os status a um grupo e defina a cor do grupo. As cores individuais dos status são ignoradas na barra de progresso quando o status pertence a um grupo.
Propriedade Status do Notion: Padrão vs Grupos Personalizados
| Item | Status Padrão (Sem Grupos Personalizados) | Status com Grupos Personalizados |
|---|---|---|
| Número de status | 3 fixos (Não iniciado, Em andamento, Concluído) | Ilimitado, agrupados sob rótulos personalizados |
| Capacidade de agrupamento | Nenhuma | Agrupar vários status sob um rótulo |
| Faixas da visualização de quadro | Uma faixa por status padrão | Uma faixa por grupo, não por status |
| Opções de filtro | Filtrar por status individual | Filtrar por grupo ou por status individual |
| Exibição da barra de progresso | Mostra a cor do status selecionado | Mostra a cor do grupo para qualquer status nesse grupo |
| Esforço de personalização | Nenhum necessário | Requer renomear, adicionar e agrupar etapas |
Agora você pode criar uma propriedade Status com grupos personalizados que corresponda ao fluxo de trabalho da sua equipe. Comece adicionando a propriedade a um banco de dados, renomeie os padrões e construa grupos para cada etapa. Use o painel de configurações da propriedade para reordenar status e atribuir cores. Para processos complexos, agrupe status relacionados para manter seu banco de dados limpo e seus filtros consistentes. Como dica avançada, use a propriedade Status junto com uma propriedade Fórmula que calcula o número de itens em cada grupo, fornecendo uma contagem ao vivo de tarefas por etapa.