Você quer controlar quem pode compartilhar uma página do Notion com convidados externos ou outros membros do espaço de trabalho. Sem um processo de aprovação, qualquer editor pode compartilhar páginas livremente, o que cria riscos de segurança e conformidade. O Notion não tem um fluxo de aprovação embutido para compartilhamento, mas você pode construir um usando bancos de dados, relações, fórmulas e automações. Este artigo explica como criar uma cadeia de aprovação de páginas que exige que um gerente ou administrador aprove as solicitações de compartilhamento antes que a página seja compartilhada.
Principais conclusões: Como criar uma cadeia de aprovação de páginas no Notion
- Banco de dados com propriedades de Status, Solicitante e Aprovador: Rastreia cada solicitação de compartilhamento por meio de um fluxo de trabalho estruturado.
- Relação com a página de destino: Vincula a solicitação de aprovação à página real que será compartilhada.
- Fórmula para calcular o status da aprovação: Mostra automaticamente se a solicitação está pendente, aprovada ou rejeitada.
- Automação para notificar o aprovador: Envia uma notificação quando uma nova solicitação é criada ou muda de status.
- Ação manual de compartilhamento após aprovação: O aprovador compartilha a página somente depois que a solicitação é aprovada.
Visão geral do recurso de cadeia de aprovação de páginas do Notion
Uma cadeia de aprovação é um fluxo de trabalho onde uma solicitação passa de uma pessoa para outra para revisão e aprovação. No Notion, isso é construído usando um banco de dados dedicado que rastreia cada solicitação. O banco de dados contém propriedades que capturam quem enviou a solicitação, qual página compartilhar, o público-alvo e o status atual. O fluxo de trabalho depende de ações manuais do aprovador porque o Notion não altera automaticamente as permissões da página com base nas propriedades do banco de dados. Você precisa de pelo menos um plano Notion Plus para usar automações e recursos de compartilhamento com convidados.
Passos para construir a cadeia de aprovação
- Crie o banco de dados de solicitações de aprovação
Crie um novo banco de dados em seu espaço de trabalho. Nomeie-o como “Solicitações de Aprovação de Compartilhamento”. Adicione uma propriedade Título para o nome da solicitação, por exemplo “Solicitação: Relatório Q4”. Adicione uma propriedade Status com opções: Pendente, Aprovado, Rejeitado. Defina o padrão como Pendente. - Adicione uma relação com a página de destino
Adicione uma propriedade Relação que vincule ao banco de dados que contém as páginas que podem ser compartilhadas. Se você não tiver um banco de dados central de páginas, crie um primeiro. Nomeie a relação como “Página a Compartilhar”. Ative “Mostrar no outro banco de dados” para ver o relacionamento a partir da página de destino. - Adicione propriedades de Pessoa para Solicitante e Aprovador
Adicione duas propriedades Pessoa: “Solicitado por” e “Aprovador”. A propriedade Solicitado por assume como padrão a pessoa que cria a entrada no banco de dados. A propriedade Aprovador é definida manualmente pelo solicitante ou por um administrador para a pessoa que aprovará a solicitação. - Adicione uma fórmula para exibir o status da aprovação
Adicione uma propriedade Fórmula. Use esta fórmula para mostrar um status legível:if(prop("Status") == "Pendente", "Aguardando Aprovação", if(prop("Status") == "Aprovado", "Aprovado - Pronto para Compartilhar", "Rejeitado - Não Compartilhar")). Esta fórmula converte a propriedade Status em uma mensagem clara. - Crie um formulário para novas solicitações
Crie um formulário do Notion vinculado ao banco de dados de Solicitações de Aprovação. No formulário, inclua campos para o nome da solicitação, a relação Página a Compartilhar e a propriedade de pessoa Aprovador. Não inclua os campos Status ou Solicitado por; eles serão definidos automaticamente. Compartilhe o link do formulário com os membros da equipe que precisam solicitar compartilhamento. - Configure uma automação para notificar o aprovador
Vá para o banco de dados e clique no menu de três pontos. Selecione Automações. Crie uma nova automação. Gatilho: Quando um novo item do banco de dados é criado. Condição: Status é Pendente. Ação: Enviar notificação para o Aprovador. A mensagem de notificação deve incluir o nome da solicitação e um link para a página da solicitação. Crie uma segunda automação: Gatilho: Quando o Status muda. Condição: Status é Aprovado ou Rejeitado. Ação: Enviar notificação para Solicitado por com o novo status. - Aprove ou rejeite a solicitação
O aprovador abre a página da solicitação a partir da notificação. Ele revisa a propriedade Página a Compartilhar e os detalhes da solicitação. Se a solicitação for aceitável, ele altera o Status para Aprovado. Caso contrário, altera para Rejeitado e pode adicionar um comentário no corpo da página explicando o motivo. - Compartilhe a página após a aprovação
Somente depois que o Status for Aprovado, o aprovador deve compartilhar a página. O aprovador clica no botão Compartilhar na página de destino. Ele adiciona o e-mail do convidado ou ajusta as configurações de compartilhamento do espaço de trabalho. Esta etapa é manual porque o Notion não permite que automações alterem as permissões da página.
Erros comuns e limitações
Solicitante não consegue ver a página de destino
Se o solicitante não tiver acesso à página de destino, ele não poderá vinculá-la na propriedade Relação. Para resolver isso, dê ao solicitante pelo menos acesso de Visualização à página antes de enviar a solicitação. Alternativamente, peça ao solicitante para digitar o nome da página em um campo de texto e deixe o aprovador vinculá-lo manualmente.
Automação não dispara para itens existentes
As automações do Notion só disparam para novos itens ou alterações feitas após a criação da automação. Se você adicionar a automação depois que os itens já existirem, esses itens não dispararão notificações. Para corrigir isso, notifique manualmente o aprovador para solicitações pendentes existentes ou recrie essas solicitações.
Aprovador não consegue alterar o status
Se o aprovador não tiver acesso de edição ao banco de dados de Solicitações de Aprovação, ele não poderá alterar a propriedade Status. Certifique-se de que o aprovador tenha pelo menos acesso de Edição ao banco de dados. Não restrinja as permissões de edição no próprio banco de dados se você quiser que o aprovador altere o status.
Nenhum registro de auditoria para ações de compartilhamento
A cadeia de aprovação não registra automaticamente quem compartilhou a página ou quando. Para criar um registro de auditoria, adicione uma propriedade Data do Último Compartilhamento e uma propriedade de pessoa Compartilhado por ao banco de dados de aprovação. O aprovador atualiza essas informações manualmente após compartilhar a página. Esta etapa é opcional, mas recomendada para conformidade.
Comparação das propriedades do banco de dados da cadeia de aprovação
| Propriedade | Tipo | Finalidade |
|---|---|---|
| Nome da Solicitação | Título | Identifica a solicitação |
| Status | Status | Controla o estado do fluxo de trabalho: Pendente, Aprovado, Rejeitado |
| Página a Compartilhar | Relação | Vincula à página que será compartilhada |
| Solicitado por | Pessoa | Captura quem enviou a solicitação |
| Aprovador | Pessoa | Identifica a pessoa que deve aprovar |
| Mensagem de Aprovação | Fórmula | Exibe o texto de status legível |
Agora você tem uma cadeia de aprovação funcional para solicitações de compartilhamento no Notion. O solicitante envia um formulário, o aprovador recebe uma notificação e o aprovador compartilha manualmente a página após alterar o status para Aprovado. Para estender este fluxo de trabalho, adicione uma propriedade Comentários ou um Resumo para mostrar a data do último compartilhamento da página de destino.