Você quer aplicar uma marca de política de retenção a uma pasta específica do Outlook para que os e-mails nela sejam automaticamente excluídos ou arquivados após um período definido. As políticas de retenção são definidas pelo administrador do Microsoft 365, mas você pode aplicar uma marca a uma pasta sem esperar que a política padrão entre em vigor. Este artigo mostra como usar o menu de contexto do clique direito para atribuir uma marca de política de retenção a qualquer pasta da sua caixa de correio do Outlook.
As marcas de política de retenção fazem parte do Gerenciamento de Registros de Mensagens no Exchange Online. Elas permitem controlar por quanto tempo os itens permanecem em uma pasta antes de serem movidos para o arquivo morto ou removidos permanentemente. Ao aplicar uma marca diretamente a uma pasta, você substitui qualquer política herdada ou padrão para aquela pasta.
Você aprenderá as etapas exatas para clicar com o botão direito em uma pasta, acessar a caixa de diálogo Propriedades e selecionar a marca de política correta. Este método funciona no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook para Windows 10 e 11.
Principais Conclusões: Aplicar uma Marca de Política de Retenção com Clique Direito
- Clique direito na pasta > Propriedades > guia Política: Abre a caixa de diálogo Propriedades da pasta, onde você seleciona a marca de política de retenção em uma lista suspensa.
- Guia Marcas de Política de Retenção em Propriedades da Pasta: Exibe as marcas disponíveis atribuídas à sua caixa de correio pelo administrador — você não pode criar novas marcas aqui.
- Botão Assistente da Pasta na guia Política: Abre regras avançadas para processamento automático, separadas das marcas de retenção.
Visão Geral das Marcas de Política de Retenção em Pastas do Outlook
As marcas de política de retenção são regras que gerenciam por quanto tempo os itens de e-mail permanecem em uma pasta. Quando você aplica uma marca a uma pasta, o Outlook verifica a idade de cada item em relação ao período de retenção da marca. Itens mais antigos que o período são movidos para a pasta de arquivo morto ou excluídos permanentemente.
As marcas são criadas pelo administrador do Exchange e publicadas na sua caixa de correio. Você não pode criar ou modificar marcas. As marcas disponíveis para você aparecem na guia Política da caixa de diálogo Propriedades de uma pasta. Cada marca tem um nome, uma ação de retenção (Excluir ou Arquivar) e um período de retenção em dias.
Por padrão, as pastas herdam a marca de política da pasta pai ou da política padrão no nível da caixa de correio. Aplicar uma marca diretamente a uma pasta substitui essa herança. Isso é útil quando você deseja um comportamento de retenção diferente para uma pasta específica, como manter faturas por sete anos enquanto exclui newsletters após 30 dias.
O Que Você Precisa Antes de Começar
Seu Outlook deve estar conectado a uma caixa de correio do Microsoft 365 ou Exchange Online que tenha o Gerenciamento de Registros de Mensagens habilitado. Seu administrador deve atribuir pelo menos uma política de retenção à sua caixa de correio. A guia Política nas Propriedades da pasta aparece somente quando uma política de retenção é aplicada à sua caixa de correio. Se você não vir a guia Política, entre em contato com o administrador.
Etapas para Aplicar uma Marca de Política de Retenção com Clique Direito no Outlook
Siga estas etapas para atribuir uma marca de política de retenção a qualquer pasta da sua caixa de correio do Outlook. As etapas são idênticas no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook para Windows 10 e 11.
- Clique com o botão direito na pasta de destino
No painel de pastas do Outlook, no lado esquerdo da janela, localize a pasta que você deseja marcar. Clique com o botão direito no nome da pasta. Um menu de contexto aparece. Selecione Propriedades no menu. - Abra a guia Política
Na caixa de diálogo Propriedades que é aberta, clique na guia Política. Esta guia fica visível somente se uma política de retenção estiver atribuída à sua caixa de correio. Se a guia estiver ausente, sua caixa de correio não possui política de retenção habilitada. - Selecione uma marca de política de retenção
Na guia Política, localize a seção chamada Marcas de Política de Retenção. Clique na lista suspensa abaixo desta seção. Uma lista de marcas disponíveis aparece. Cada marca mostra seu nome e uma breve descrição da ação e do período de retenção. Clique em uma marca para selecioná-la. Por exemplo, selecione “Excluir após 30 dias” para remover automaticamente itens com mais de 30 dias desta pasta. - Aplique a marca e confirme
Após selecionar a marca, clique em OK na parte inferior da caixa de diálogo Propriedades. A marca agora está aplicada à pasta. O Outlook executa a política de retenção com base na programação da marca. Na próxima vez que o Assistente de Gerenciamento de Pastas processar sua caixa de correio, os itens nesta pasta serão avaliados em relação à nova marca.
Para verificar se a marca foi aplicada, clique com o botão direito na pasta novamente, selecione Propriedades e vá para a guia Política. A marca selecionada deve aparecer na lista suspensa. Se você quiser remover a marca e reverter para a política da pasta pai, selecione Usar política da pasta pai na lista suspensa e clique em OK.
Usando o Assistente da Pasta para Regras Adicionais
A guia Política também contém um botão Assistente da Pasta. Isso abre uma caixa de diálogo separada onde você pode criar regras personalizadas para aquela pasta, como mover ou excluir automaticamente mensagens com base no remetente ou assunto. Essas regras são executadas independentemente da marca de política de retenção. O Assistente da Pasta não está relacionado às marcas de retenção e não afeta o comportamento da marca.
Problemas Comuns ao Aplicar Marcas de Política de Retenção
A Guia Política Não Aparece nas Propriedades da Pasta
Se você clicar com o botão direito em uma pasta, selecionar Propriedades e não vir a guia Política, sua caixa de correio não possui uma política de retenção atribuída. Entre em contato com o administrador do Microsoft 365. Peça para ele atribuir uma política de retenção à sua caixa de correio. Após a política ser atribuída, reinicie o Outlook. A guia Política aparecerá para todas as pastas.
Nenhuma Marca Aparece na Lista Suspensa
Se a guia Política estiver visível, mas a lista suspensa em Marcas de Política de Retenção estiver vazia, a política de retenção atribuída à sua caixa de correio não contém marcas de política. O administrador deve criar e publicar pelo menos uma marca de política de retenção. As marcas são criadas no centro de administração do Exchange, em Gerenciamento de conformidade > Políticas de retenção. Após a publicação das marcas, feche e reabra o Outlook para vê-las.
A Marca Que Selecionei Não Entra em Efeito
As marcas de política de retenção não são executadas imediatamente. O Assistente de Gerenciamento de Pastas processa as caixas de correio em uma programação definida pelo administrador, geralmente a cada sete dias. Você pode forçar o processamento pedindo ao administrador para executar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant do PowerShell na sua caixa de correio. Alternativamente, aguarde a próxima execução programada. Itens já mais antigos que o período de retenção da marca serão processados na próxima execução.
Não Consigo Remover uma Marca de uma Pasta
Para remover uma marca, abra a caixa de diálogo Propriedades da pasta, vá para a guia Política e selecione Usar política da pasta pai na lista suspensa. Clique em OK. A pasta agora herda a marca da pasta pai. Se a pasta pai não tiver marca, a política padrão da caixa de correio será aplicada.
Diferenças Principais: Marca de Política de Retenção vs Política Padrão vs Política de Pasta
| Item | Marca de Política de Retenção | Política Padrão | Política de Pasta |
|---|---|---|---|
| Descrição | Uma regra nomeada que define período e ação de retenção para itens em uma pasta específica | A política de toda a caixa de correio que se aplica a pastas sem uma marca específica | A política herdada da pasta pai se nenhuma marca for definida explicitamente |
| Escopo | Pasta única | Caixa de correio inteira | Pasta herda da pasta pai |
| Comportamento de substituição | Substitui políticas padrão e herdadas | Aplicada quando não existe marca na pasta | Substituída por uma marca explícita |
| Como definir | Clique direito na pasta > Propriedades > guia Política | Definida pelo administrador no centro de administração do Exchange | Herdada automaticamente |
Todos os itens em uma pasta estão sujeitos à política mais específica aplicada a essa pasta. Uma marca explícita sempre tem precedência sobre políticas herdadas ou padrão. Se você precisar de retenção diferente para subpastas, defina uma marca em cada subpasta individualmente.
Agora você pode aplicar uma marca de política de retenção a qualquer pasta do Outlook usando o menu de contexto do clique direito e a caixa de diálogo Propriedades. Verifique a guia Política para confirmar que a marca está ativa. Se você gerencia várias pastas, considere definir marcas primeiro nas pastas de alto volume, como Itens Enviados ou Itens Excluídos. Para controle avançado, peça ao administrador para criar marcas personalizadas com períodos de retenção que atendam aos requisitos de governança de dados da sua empresa. Lembre-se de que o Assistente de Gerenciamento de Pastas é executado em uma programação, portanto, as alterações podem levar até sete dias para serem totalmente aplicadas.