Talvez você precise alterar o formato padrão de email no Outlook para consistência ou compatibilidade. O Outlook pode enviar mensagens nos formatos HTML, Texto Simples ou Rich Text, cada um com capacidades diferentes. Este artigo explica as diferenças entre esses formatos e fornece as etapas para definir o preferido como padrão para todas as novas mensagens.
Principais conclusões: Definindo o formato padrão de email
- Arquivo > Opções > Email > Escrever mensagens: Define o formato padrão para todos os novos emails, respostas e encaminhamentos.
- Guia Formatar Texto > HTML, Texto Simples ou Rich Text: Altera o formato de uma mensagem específica que você está escrevendo.
- Formato HTML: Suporta fontes, cores, imagens e hiperlinks, sendo o padrão para a maioria das comunicações empresariais.
Entendendo os três formatos de email do Outlook
Antes de alterar o padrão, você deve saber o que cada formato oferece. Sua escolha afeta a aparência do email para os destinatários e quais recursos você pode usar.
Formato HTML
HTML é o formato padrão e mais comum no Outlook. Ele permite formatação rica, incluindo várias fontes, tamanhos de fonte, cores, listas com marcadores, imagens incorporadas e hiperlinks clicáveis. A maioria dos clientes de email modernos exibe mensagens HTML corretamente, proporcionando uma experiência profissional e visualmente atraente.
Formato Texto Simples
O formato Texto Simples contém apenas texto sem formatação. Ele não suporta fontes diferentes, cores, imagens ou hiperlinks. Todo o texto aparece em uma única fonte, geralmente a fonte de email padrão do destinatário. Esse formato é universalmente compatível com todos os sistemas de email e é frequentemente usado para comunicação formal ou ao enviar para listas de discussão onde o HTML pode ser removido.
Formato Rich Text
Rich Text Format é um formato específico da Microsoft que suporta formatação básica como negrito, itálico e sublinhado. Também suporta alguns recursos específicos do Outlook, como Solicitações de Tarefa e Botões de Votação. No entanto, o RTF não é amplamente suportado fora de ambientes de email da Microsoft, como Exchange Server. Destinatários que usam outros serviços de email podem receber uma versão em Texto Simples ou um anexo.
Etapas para definir o formato padrão de email
Você pode definir um padrão global que se aplica a todas as novas mensagens, respostas e encaminhamentos. A configuração está localizada nas principais opções do Outlook.
- Abrir Opções do Outlook
Clique na guia Arquivo no canto superior esquerdo da janela do Outlook. Em seguida, selecione Opções no menu à esquerda. - Navegar para Configurações de Email
Na janela Opções do Outlook, clique na categoria Email na barra lateral esquerda. - Encontrar a seção Escrever mensagens
Role para baixo nas opções de Email até ver a seção intitulada “Escrever mensagens”. - Selecionar o formato padrão
Clique no menu suspenso ao lado de “Escrever mensagens neste formato:”. Escolha HTML, Texto Simples ou Rich Text na lista. - Salvar a alteração
Clique no botão OK na parte inferior da janela Opções do Outlook para salvar a nova configuração padrão e fechar a janela.
Alterando o formato de uma única mensagem
Você pode substituir o formato padrão de um email individual enquanto o compõe. Isso é útil para enviar uma mensagem em Texto Simples por questões de compatibilidade.
- Iniciar um novo email
Clique em Novo Email na guia Início para abrir uma nova janela de mensagem. - Acessar a guia Formatar Texto
Na nova janela de mensagem, clique na guia Formatar Texto na faixa de opções. Esta guia contém controles de formatação. - Escolher um formato
No grupo Formatar, no extremo esquerdo, você verá três botões: HTML, Texto Simples e Rich Text. Clique no botão do formato desejado. A janela de mensagem será atualizada imediatamente.
Erros comuns e problemas de formatação
Alterar formatos pode, às vezes, levar a resultados inesperados. Esteja ciente dessas situações comuns.
Colar texto formatado perde a formatação
Se você copiar texto de um site ou documento do Word e colá-lo em um email em Texto Simples, toda a formatação será removida. Para manter a formatação, certifique-se de que sua mensagem esteja no formato HTML ou Rich Text antes de colar. Use o comando Colar Especial na guia Mensagem para ter mais controle.
Destinatários veem um anexo winmail.dat
Isso ocorre quando você envia uma mensagem no formato Rich Text para um sistema de email que não o suporta, como Gmail ou Yahoo Mail. O destinatário recebe um arquivo ilegível chamado winmail.dat. Para evitar isso, não use o formato Rich Text ao enviar emails para fora da sua organização, a menos que tenha certeza de que o destinatário usa Outlook ou Exchange.
Hiperlinks não são clicáveis
No formato Texto Simples, endereços da web e endereços de email são apenas texto. Os destinatários não podem clicar neles para abrir um navegador. Se sua mensagem exigir links clicáveis, você deve usar o formato HTML ou Rich Text.
HTML vs Texto Simples vs Rich Text: Principais diferenças
| Item | Formato HTML | Formato Texto Simples | Formato Rich Text (RTF) |
|---|---|---|---|
| Melhor para | Emails empresariais padrão, newsletters, marketing | Listas de discussão, alta compatibilidade, comunicação formal apenas com texto | Comunicação interna Exchange/Outlook usando recursos como botões de votação |
| Suporte a formatação | Suporte completo: fontes, cores, imagens, hiperlinks, tabelas | Nenhum suporte a formatação | Formatação básica de texto e alguns recursos específicos do Outlook |
| Compatibilidade externa | Alta, suportada por todos os principais clientes web e desktop | Universal, suportada por todos os sistemas de email | Muito baixa, frequentemente causa anexo winmail.dat para usuários que não usam Outlook |
| Tamanho do arquivo | Maior devido ao código de formatação | Menor | Moderado |
| Padrão no Outlook | Sim | Não | Não |
Agora você pode controlar como seus emails são formatados por padrão e para mensagens individuais. Para a maioria dos usuários, o HTML continua sendo a melhor escolha para uso diário. Se você alterna frequentemente entre formatos, adicione o botão Formatar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para alterações com um clique. Use o atalho de teclado Ctrl+Shift+S ao compor uma mensagem para alternar rapidamente entre os formatos disponíveis.