Como acessar o histórico de versões do Word no OneDrive além dos 90 dias padrão

Ao editar um documento do Word salvo no OneDrive, o Word salva automaticamente versões do seu trabalho. Por padrão, o OneDrive mantém o histórico de versões por 90 dias. Após esse período, as versões mais antigas são excluídas e se tornam irrecuperáveis pela interface padrão Arquivo > Informações > Histórico de Versões. Este artigo explica como estender o período de retenção de versões para suas bibliotecas de documentos do OneDrive for Business ou SharePoint para que você possa acessar versões do Word mais antigas que 90 dias. Você aprenderá as etapas para alterar a política de retenção e quais limitações se aplicam a contas pessoais do OneDrive.

Como funciona o histórico de versões do OneDrive para documentos do Word

Documentos do Word salvos no OneDrive ou SharePoint Online geram automaticamente uma nova versão a cada salvamento. O Word para Microsoft 365 salva automaticamente a cada poucos segundos por padrão, o que significa que uma única sessão de edição pode produzir dezenas de versões. O OneDrive retém essas versões por 90 dias a partir da data em que cada versão foi criada. Após 90 dias, a versão é removida permanentemente do servidor e não pode ser recuperada.

O padrão de 90 dias se aplica a todas as contas pessoais do OneDrive e a todos os OneDrive for Business e bibliotecas de documentos do SharePoint, a menos que um administrador altere a política de retenção. A configuração que controla a retenção de versões está localizada nas configurações de versão no nível do locatário ou do site, não dentro do Word. Isso significa que acessar versões mais antigas requer alterar uma política do lado do servidor, não uma opção do Word.

Quem pode alterar a política de retenção de versões

Apenas um administrador do SharePoint Online ou um administrador de coleção de sites pode modificar a retenção de versões de uma biblioteca de documentos. Para o OneDrive for Business, o usuário que possui o OneDrive pode alterar a configuração de retenção de sua própria biblioteca se tiver as permissões adequadas. Para contas pessoais do OneDrive (onedrive.live.com), não há opção de estender a retenção de versões além de 90 dias. As etapas abaixo se aplicam apenas ao OneDrive for Business e SharePoint Online.

Etapas para alterar a retenção de versões de uma biblioteca de documentos do OneDrive for Business

Estas etapas pressupõem que você tenha acesso de proprietário ou administrador ao site do OneDrive for Business ou SharePoint onde o documento do Word está armazenado.

1. Abra as configurações da biblioteca de documentos
   Navegue até o site do OneDrive for Business ou SharePoint no seu navegador. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione “Configurações da biblioteca”. Se você não vir “Configurações da biblioteca”, clique primeiro em “Conteúdo do site”, encontre a biblioteca de documentos, passe o mouse sobre ela, clique nos três pontos (reticências) e escolha “Configurações”.
2. Localize a página de configurações de versão
   Na página de Configurações, na seção “Configurações gerais”, clique em “Configurações de versão”.
3. Altere o valor de retenção de versões
   Na página de Configurações de Versão, encontre a seção “Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?” — deixe como “Não”, a menos que precise de fluxos de trabalho de aprovação. Role para baixo até “Histórico de versões do documento”. Em “Manter o seguinte número de versões principais”, insira um número que reflita quantas versões você deseja manter. Em “Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais”, insira um valor para versões secundárias, se as usar. Abaixo disso, você verá “Manter versões pelo seguinte número de dias:” Altere o padrão de 90 para um valor maior, como 365 para um ano ou 730 para dois anos. O valor máximo permitido é 99.999 dias. Alternativamente, selecione “Nunca excluir versões” para reter todas as versões indefinidamente. Clique em “OK” para salvar.
4. Verifique a alteração
   Volte à biblioteca de documentos e abra um documento do Word. Vá para Arquivo > Informações > Histórico de Versões. Versões mais antigas que o limite anterior de 90 dias não aparecerão retroativamente, a menos que tenham sido criadas após a aplicação da nova política. Apenas versões criadas a partir do momento em que a mudança de política entra em vigor serão retidas pela nova duração.

Usando PowerShell para definir a retenção de versões em bibliotecas de documentos do SharePoint

Para administradores que gerenciam vários sites, o SharePoint Online Management Shell com o módulo PnP PowerShell permite definir a retenção de versões programaticamente. Este método é útil quando a interface web não expõe a duração exata de retenção necessária ou quando você precisa aplicar a configuração a centenas de bibliotecas.

1. Instale o módulo PnP PowerShell
   Abra o PowerShell como administrador e execute: Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Se solicitado, confirme a instalação.
2. Conecte-se ao seu locatário do SharePoint
   Execute: Connect-PnPOnline -Url https://seutenant.sharepoint.com/sites/seustie -Interactive. Substitua a URL pelo endereço real do seu site. Faça login com uma conta de administrador.
3. Defina a política de retenção de versões
   Execute: Set-PnPListVersionPolicy -List "Documentos" -EnableVersionExpiration $true -ExpireVersionsAfterDays 730. Este exemplo define a retenção para 730 dias. Substitua “Documentos” pelo nome da sua biblioteca de documentos. Defina $false para desabilitar a expiração e manter todas as versões para sempre.
4. Confirme a política
   Execute: Get-PnPListVersionPolicy -List "Documentos" para verificar se o valor de retenção foi aplicado.

Se o histórico de versões do Word ainda não mostrar versões antigas

Versões criadas antes da mudança de política ainda são excluídas

Alterar a política de retenção não restaura versões que já foram excluídas. Se uma versão foi criada há 100 dias e a política padrão de 90 dias estava em vigor naquele momento, essa versão foi excluída no dia 91, independentemente de quando você alterar a política. A nova duração de retenção se aplica apenas a versões criadas após a mudança de política. Para preservar versões do passado, você deve alterar a política antes que a janela de 90 dias expire.

Contas pessoais do OneDrive não podem estender o histórico de versões

Se você usa uma conta pessoal do OneDrive (onedrive.live.com) com uma assinatura gratuita ou Microsoft 365 Personal, não é possível alterar o período de retenção de versões. O limite de 90 dias é imposto pela Microsoft e não pode ser ajustado por nenhuma configuração visível ao usuário. A única maneira de manter uma versão específica além de 90 dias é baixar manualmente uma cópia ou usar Arquivo > Salvar como para criar um arquivo separado antes que a versão expire.

O histórico de versões mostra menos versões do que o esperado

Mesmo com um período de retenção estendido, o OneDrive limita o número total de versões armazenadas por arquivo. O máximo é de 500 versões principais. Se seu documento gerar mais de 500 versões dentro do período de retenção, as versões mais antigas são excluídas para permanecer abaixo do limite de 500 versões. Para reduzir a contagem de versões, aumente o intervalo de salvamento automático em Opções do Word > Salvar > Salvar informações de AutoRecuperação a cada N minutos, ou salve manualmente com menos frequência durante sessões de edição intensas.

OneDrive for Business vs SharePoint: Capacidades de retenção de versões

Item	OneDrive for Business	SharePoint Online
Período de retenção padrão	90 dias	90 dias
Retenção máxima via interface web	99.999 dias ou nunca excluir	99.999 dias ou nunca excluir
Aplicação retroativa	Não — apenas novas versões após a alteração	Não — apenas novas versões após a alteração
Máximo de versões por arquivo	500 versões principais	500 versões principais
Usuário pode alterar a retenção	Sim, se for proprietário do site	Apenas administrador da coleção de sites
Opção para OneDrive pessoal	Não disponível	Não aplicável

A tabela mostra que tanto o OneDrive for Business quanto o SharePoint Online oferecem capacidades de retenção de versões idênticas. A principal diferença é quem pode alterar a configuração: o proprietário do OneDrive no OneDrive for Business versus um administrador da coleção de sites no SharePoint. Contas pessoais do OneDrive não podem estender a retenção de forma alguma.

Agora você pode acessar o histórico de versões do Word além dos 90 dias padrão alterando a política de retenção nas configurações da sua biblioteca de documentos do OneDrive for Business ou SharePoint. Se você gerencia uma organização, use o método PowerShell para aplicar a política em vários sites de uma só vez. Para usuários do OneDrive pessoal, a única alternativa é salvar manualmente versões críticas como arquivos separados antes que a janela de 90 dias se feche. Como dica avançada, combine a política de retenção estendida com o limite de 500 versões definindo uma duração de retenção razoável, como 365 dias, e aumente o intervalo de salvamento automático para 10 minutos para evitar atingir o limite de versões durante edições intensas.