Solução de links de compartilhamento externo do OneDrive for Business para encerramento de projetos: redirecionar usuários para solicitar acesso

Quando um projeto termina, você precisa interromper o acesso a arquivos para colaboradores externos. Mas usuários externos que ainda têm um link de compartilhamento verão uma mensagem de erro ao tentar abrir o arquivo. Em vez de um beco sem saída, você quer que esses usuários vejam uma opção “Solicitar Acesso” para que possam pedir permissão se necessário. Este artigo explica por que os links de compartilhamento falham após o encerramento de um projeto e como configurar o OneDrive para que usuários externos sejam redirecionados para solicitar acesso.

Por que os links de compartilhamento externo falham após o encerramento do projeto

Quando um projeto termina, o proprietário do arquivo ou o administrador de TI geralmente remove os usuários externos da lista de compartilhamento, exclui o link de compartilhamento ou altera as permissões do link. Após essa alteração, qualquer pessoa que clicar no link antigo verá uma página de erro. O erro exato depende do tipo de link e do status de login do usuário. Para links definidos como “Qualquer pessoa com o link”, o usuário vê uma página que diz “Este item pode não existir ou não está mais disponível.” Para links definidos como “Pessoas na sua organização” ou “Pessoas específicas”, o usuário vê uma solicitação de login. Se o usuário não for um convidado no locatário, o login falha e ele vê uma mensagem de acesso negado. Em ambos os casos, o usuário não tem como solicitar acesso a menos que você configure as configurações de compartilhamento para mostrar o botão “Solicitar Acesso”.

Tipos de link e seu comportamento após o encerramento

O OneDrive oferece três tipos de link externo. Cada um se comporta de maneira diferente depois que você revoga o acesso.

• Links “Qualquer pessoa”: Esses links não exigem login. Depois que você exclui o link ou altera as permissões do arquivo, o link para de funcionar completamente. O usuário vê uma página de erro genérica sem opção de solicitação.
• Links “Pessoas na sua organização”: Esses links exigem uma conta Microsoft 365 do seu locatário. Após o encerramento, usuários externos não conseguem fazer login e veem uma página de acesso negado. A página não inclui um link de solicitação de acesso por padrão.
• Links “Pessoas específicas”: Esses links funcionam apenas para usuários nomeados. Depois que você remove o usuário da lista de compartilhamento, o link mostra uma página de acesso negado. Novamente, nenhum link de solicitação aparece por padrão.

O botão “Solicitar Acesso” aparece apenas quando o arquivo ainda está compartilhado com o usuário, mas ele não tem acesso direto. Isso acontece quando você usa links de compartilhamento com permissões restritas em vez de remover o usuário completamente.

Etapas para configurar o OneDrive para que usuários externos vejam Solicitar Acesso

Para mostrar o botão “Solicitar Acesso” em vez de uma página de erro, você deve alterar o tipo de link e as permissões antes do encerramento. Não exclua o link nem remova o usuário. Em vez disso, altere o link para exigir login e depois desmarque o nome do usuário da lista compartilhada. Isso mantém o link ativo, mas o usuário bloqueado, o que aciona o fluxo de solicitação de acesso.

1. Abra o arquivo ou pasta do OneDrive em um navegador da web
   Acesse onedrive.com e faça login com sua conta corporativa ou de estudante. Navegue até o arquivo ou pasta que foi compartilhado externamente durante o projeto.
2. Abra o painel de detalhes de compartilhamento
   Selecione o arquivo ou pasta e clique no botão “Compartilhar” na barra de ferramentas. O painel de compartilhamento é aberto no lado direito da tela.
3. Altere o tipo de link para “Pessoas específicas”
   No painel de compartilhamento, clique no menu suspenso de configurações do link. Selecione “Pessoas específicas” na lista. Isso altera o link para que apenas usuários nomeados possam acessar o arquivo. Clique em “Aplicar”.
4. Remova usuários externos da lista compartilhada
   No painel de compartilhamento, você vê uma lista de pessoas que têm acesso. Encontre os colaboradores externos. Clique no “X” ao lado de cada usuário para removê-los da lista. Não exclua o link em si. O link permanece ativo, mas aponta para um arquivo que o usuário não pode acessar.
5. Notifique os usuários externos sobre a alteração do link
   Envie um e-mail para os colaboradores externos explicando que o projeto terminou e que eles podem solicitar acesso clicando no link original. Não envie um novo link. O link antigo agora mostrará uma página de login com um botão “Solicitar Acesso”.
6. Teste o link de uma conta externa
   Abra uma janela de navegador privada ou use uma conta fora da sua organização. Cole o link de compartilhamento original. Faça login com uma conta Microsoft ou uma conta corporativa de outra organização. A página deve mostrar um botão “Solicitar Acesso”. Clique nele para verificar se você recebe o e-mail de solicitação.

Método alternativo: usar expiração do link em vez de remover usuários

Se você definir uma data de expiração para o link antes do encerramento do projeto, o link para de funcionar automaticamente nessa data. Usuários que clicam no link expirado veem uma mensagem informando que o link expirou. Essa página também inclui um botão “Solicitar Acesso” se o arquivo ainda estiver compartilhado com o usuário. Para usar este método, defina a data de expiração ao criar o link. Vá até o painel de compartilhamento, clique em configurações do link e, em “Definir data de expiração”, escolha a data de término do projeto. Após a data de expiração, o usuário vê a opção de solicitar acesso sem que você precise removê-lo manualmente.

Se usuários externos ainda veem um erro em vez de Solicitar Acesso

Depois de alterar as configurações do link, alguns usuários ainda podem ver uma página de erro genérica em vez do botão de solicitação de acesso. Isso acontece quando o tipo de link está definido como “Qualquer pessoa” e você exclui o link completamente. O link “Qualquer pessoa” não rastreia usuários individuais, então o OneDrive não pode mostrar um botão de solicitação. Para corrigir isso, você deve criar um novo link definido como “Pessoas específicas” e compartilhá-lo com o usuário. Em seguida, siga as etapas acima para remover o usuário da lista compartilhada. O novo link acionará o fluxo de solicitação de acesso.

OneDrive mostra “Você precisa de permissão” mas nenhum botão Solicitar Acesso

Se o usuário vir “Você precisa de permissão para acessar este item” mas nenhum botão para solicitar acesso, verifique as configurações de compartilhamento no nível do locatário. Um administrador pode ter desabilitado o recurso de solicitação de acesso. Vá até o centro de administração do Microsoft 365, depois Configurações > Configurações da organização > Compartilhamento. Em “Compartilhamento externo”, certifique-se de que “Permitir que pessoas fora da sua organização solicitem acesso” esteja ativado. Essa configuração controla se o botão de solicitação de acesso aparece nos arquivos do OneDrive. Se estiver desativado, os usuários nunca verão o botão, independentemente das configurações do link.

E-mails de solicitação de acesso vão para spam

Quando um usuário clica em “Solicitar Acesso”, o OneDrive envia um e-mail ao proprietário do arquivo. Esse e-mail pode cair na pasta de Lixo Eletrônico. Para evitar perder solicitações, adicione o endereço do remetente Microsoft SharePoint à sua lista de remetentes seguros. Verifique também a pasta de Lixo Eletrônico diariamente durante o período de encerramento do projeto.

Solicitar Acesso vs Expiração do Link: Principais diferenças para encerramento de projetos

Item	Solicitar Acesso via Alteração do Link	Solicitar Acesso via Expiração do Link
Quando usar	Você esqueceu de definir uma data de expiração e precisa revogar o acesso agora	Você planejou a data de encerramento com antecedência
Experiência do usuário	Usuário clica no link antigo, faz login, vê o botão “Solicitar Acesso”	Usuário clica no link antigo, vê a mensagem “Este link expirou” com o botão “Solicitar Acesso”
Esforço do administrador	Precisa alterar manualmente o tipo de link e remover cada usuário	Definir a data de expiração uma vez ao criar o link
Risco de links quebrados	Baixo se você mantiver o link ativo	Baixo porque o link ainda existe, mas expirou
Melhor para	Encerramento ad-hoc ou quando você precisa agir imediatamente	Projetos com uma data de término conhecida

Após o encerramento do projeto, você pode redirecionar usuários externos para solicitar acesso em vez de mostrar uma página de erro. Use o método de alteração do link se precisar de ação imediata. Use a expiração do link se planejou com antecedência. Para um processo mais suave, teste o fluxo de solicitação de acesso com uma conta externa de teste antes do dia real de encerramento. Uma dica avançada: crie um site do SharePoint para o projeto e use políticas de compartilhamento no nível do site para que todos os arquivos herdem as mesmas configurações de expiração e solicitação de acesso automaticamente.