Cuando programa una reunión de Teams e invita a un invitado externo, a veces la invitación por correo electrónico llega sin el vínculo Unirse a la reunión ni los números de marcado. Esto deja al invitado sin poder unirse a la llamada y le obliga a reenviar manualmente los detalles. La causa suele ser una política de reunión que oculta la información de acceso a las personas ajenas a su organización. Este artículo explica por qué la invitación omite esos detalles y le muestra cómo solucionarlo en el centro de administración de Teams.
Puntos clave: Restaurar los detalles de acceso para invitados externos en Teams
- Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Unirse a la reunión habilitado: Cuando se establece en Desactivado, los invitados externos reciben invitaciones sin el vínculo de acceso ni los números de marcado.
- Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Los usuarios anónimos pueden unirse a una reunión: Cuando se establece en Desactivado, los invitados no pueden usar el vínculo de acceso aunque la invitación lo incluya.
- Centro de administración de Teams > Usuarios > Administrar usuarios > Políticas: Muestra la política de reunión efectiva para cada organizador, que puede anular la política global.
Por qué Teams elimina los detalles de acceso de las invitaciones enviadas a invitados externos
Teams genera la invitación a la reunión con el vínculo de acceso y los números de marcado según la política de reunión asignada al organizador. Cuando esa política tiene la configuración Unirse a la reunión habilitado establecida en Desactivado, Teams elimina la dirección URL de acceso y los números de teléfono del cuerpo de la invitación. Esta configuración está diseñada para controlar si los usuarios pueden crear reuniones que incluyan información de acceso. Si un administrador la deshabilitó, todas las invitaciones nuevas carecen de esos detalles y los invitados externos reciben un correo electrónico con solo el título y la hora de la reunión.
Una segunda política, Los usuarios anónimos pueden unirse a una reunión, también es importante. Aunque la invitación incluya el vínculo de acceso, un invitado que no haya iniciado sesión en Teams no podrá usarlo cuando esta configuración esté Desactivada. Ambas políticas deben configurarse correctamente para que los invitados externos vean y usen los detalles de acceso.
La política predeterminada global se aplica a todos los usuarios a menos que haya creado políticas personalizadas y las haya asignado a usuarios o grupos específicos. Una política personalizada con la configuración de acceso deshabilitada solo afectará a esos usuarios, por lo que algunos organizadores ven el problema y otros no.
Pasos para habilitar los detalles de acceso para invitados externos
Siga estos pasos para asegurarse de que cada invitación a la reunión incluya el vínculo de acceso y los números de marcado para invitados externos. Debe tener permisos de administrador de Teams para cambiar las políticas.
- Inicie sesión en el centro de administración de Teams
Vaya a admin.teams.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de Teams o Administrador global. - Abra la página de políticas de reunión
En la navegación izquierda, expanda Reuniones y seleccione Políticas de reunión. Esta página enumera todas las políticas de reunión de su inquilino. - Seleccione la política que se aplica al organizador afectado
Si usa la política global, haga clic en Global (predeterminada para toda la organización). Si creó políticas personalizadas, haga clic en la asignada al usuario que programa las reuniones. - Compruebe la configuración Unirse a la reunión habilitado
Desplácese hasta la sección Acceso a la reunión y sala de espera. Busque Unirse a la reunión habilitado y establézcala en Activado. Esto restaura el vínculo de acceso en la invitación. - Habilite que los usuarios anónimos se unan
En la misma sección, establezca Los usuarios anónimos pueden unirse a una reunión en Activado. Esto permite que los invitados externos hagan clic en el vínculo de acceso sin iniciar sesión. - Guarde la política
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. Los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, pero pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por completo. - Verifique la política efectiva para el organizador
Vaya a Usuarios > Administrar usuarios, seleccione el organizador y haga clic en Políticas. Confirme que la política de reunión asignada coincide con la que editó. - Cree una nueva reunión de prueba
Programe una nueva reunión e invite a una dirección de correo electrónico externa. Abra la invitación y confirme que aparecen el vínculo Unirse a la reunión y los números de marcado.
Si Teams sigue omitiendo los detalles de acceso en la invitación
Incluso después de habilitar las políticas, algunas situaciones aún pueden provocar que falten los detalles de acceso. Estas son las causas restantes más comunes y sus soluciones.
Teams muestra un vínculo de acceso en blanco cuando el invitado usa una cuenta personal
Si el invitado tiene una cuenta de Microsoft que no forma parte de su organización, Teams puede generar una invitación que incluya un vínculo de acceso pero no números de marcado. Esto ocurre cuando el organizador no agregó un proveedor de conferencias. Para solucionarlo, pida al organizador que incluya los números de marcado manualmente o habilite la conferencia de audio en el centro de administración.
El invitado externo recibe una invitación sin el vínculo de acceso después de un cambio de política
Si cambió la política pero las invitaciones existentes aún carecen de los detalles de acceso, el organizador debe reprogramar la reunión. Teams no actualiza retroactivamente las invitaciones que ya se enviaron. Cree una nueva reunión y envíe una invitación nueva.
Los detalles de acceso a la reunión están ocultos para todos los usuarios, no solo para los invitados externos
Cuando la política global tiene Unirse a la reunión habilitado establecida en Desactivado, incluso los usuarios internos reciben invitaciones sin vínculos de acceso. Esto indica que la política se deshabilitó intencionalmente. Vuelva a habilitarla como se describe en los pasos anteriores y verifique que ninguna otra política personalizada anule la global.
Nuevo Teams para escritorio vs Teams en la web: comparación del comportamiento de las invitaciones
| Elemento | Nuevo Teams para escritorio | Teams en la web |
|---|---|---|
| Generación de invitaciones | Usa la política de reunión del organizador | Usa la política de reunión del organizador |
| Visibilidad del vínculo de acceso | Controlada por Unirse a la reunión habilitado | Controlada por Unirse a la reunión habilitado |
| Compatibilidad con acceso anónimo | Requiere Los usuarios anónimos pueden unirse | Requiere Los usuarios anónimos pueden unirse |
| Números de marcado | Se muestran si la conferencia de audio está habilitada | Se muestran si la conferencia de audio está habilitada |
Tanto la aplicación de escritorio como el cliente web generan el mismo contenido de invitación porque la política se aplica en el servidor. La diferencia solo está en cómo programa la reunión, no en la invitación final.
Ahora puede verificar que las configuraciones Unirse a la reunión habilitado y Los usuarios anónimos pueden unirse a una reunión estén Activadas en la política del organizador. Pruebe con una nueva reunión para confirmar que aparecen el vínculo de acceso y los números de marcado. Si el problema persiste, compruebe si el organizador tiene una política personalizada que anule la global. Como paso avanzado, use PowerShell para exportar todas las políticas de reunión y confirmar la configuración en su inquilino.